Mark-up harga yang tidak sah atau tidak wajar dalam proses tender dapat merugikan organisasi secara finansial dan mempengaruhi keputusan yang diambil. Untuk menghindari praktik mark-up harga yang tidak etis, berikut adalah beberapa langkah cerdas yang dapat diterapkan:
1. Penetapan Kriteria Harga yang Jelas
Langkah pertama yang penting adalah menetapkan kriteria harga yang jelas dan transparan dalam dokumen tender. Pastikan bahwa semua peserta tender memahami persyaratan harga yang diharapkan, termasuk batasan maksimum atau minimum yang dapat diajukan.
2. Analisis Pasar dan Benchmarking Harga
Sebelum mengumumkan tender, lakukan analisis pasar dan benchmarking harga untuk barang atau jasa yang akan dibeli. Memahami kisaran harga yang wajar dan umum di pasar dapat membantu dalam menetapkan ekspektasi yang realistis untuk harga yang diajukan oleh vendor.
3. Evaluasi Proporsi Harga terhadap Spesifikasi
Saat mengevaluasi proposal tender, perhatikan proporsi harga terhadap spesifikasi yang diajukan. Pastikan bahwa harga yang diajukan oleh vendor sebanding dengan kualitas dan spesifikasi yang diminta dalam dokumen tender. Harga yang terlalu rendah atau terlalu tinggi perlu diperiksa lebih lanjut untuk memastikan keadilan dalam penawaran.
4. Verifikasi Biaya dan Dokumen Pendukung
Minta semua vendor untuk menyediakan rincian biaya dan dokumen pendukung yang mendukung harga yang mereka ajukan. Lakukan verifikasi terhadap semua biaya yang tercantum dalam proposal tender untuk memastikan bahwa tidak ada mark-up yang tidak sah atau tidak diperlukan.
5. Lakukan Negosiasi yang Transparan
Jika diperlukan, lakukan negosiasi harga dengan vendor yang terpilih secara transparan dan berdasarkan pada analisis yang obyektif. Jelaskan dengan jelas argumen-argumen atau data yang mendukung penurunan harga atau penyesuaian yang lebih sesuai dengan anggaran dan kebutuhan organisasi.
6. Gunakan Sistem Evaluasi Independen
Menggunakan sistem evaluasi independen atau tim penilaian yang tidak memiliki kepentingan langsung dalam keputusan tender dapat membantu memastikan bahwa harga yang diajukan oleh vendor adalah fair dan berdasarkan pada nilai yang sebenarnya. Tim ini harus memiliki otoritas untuk meninjau dan menyetujui harga dengan berdasarkan pada kriteria yang jelas dan objektif.
7. Audit dan Monitoring Terus-menerus
Lakukan audit dan monitoring terus-menerus terhadap proses tender, termasuk evaluasi harga yang diajukan oleh vendor, untuk memastikan bahwa tidak ada mark-up harga yang tidak sah atau tidak wajar. Audit ini harus dilakukan secara rutin dan mendalam untuk meminimalkan risiko kecurangan atau praktik yang tidak etis.
Menghindari mark-up harga dalam proses tender memerlukan kesadaran yang tinggi, kebijakan yang jelas, dan pengawasan yang ketat. Dengan menerapkan langkah-langkah cerdas ini, organisasi dapat memastikan bahwa proses tender dilakukan dengan adil, transparan, dan menghasilkan nilai yang optimal bagi semua pihak yang terlibat.
