Proses pengadaan sering kali dianggap sebagai tahap yang memakan waktu, padahal kecepatan dalam pengadaan barang atau jasa sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan. Semakin cepat proses pengadaan dilakukan, semakin cepat pula perusahaan dapat memanfaatkan barang atau layanan yang dibutuhkan. Namun, percepatan proses pengadaan harus tetap dilakukan secara efisien tanpa mengorbankan kualitas atau kepatuhan terhadap kebijakan. Berikut ini beberapa tips sederhana yang bisa membantu mempercepat proses pengadaan di perusahaan Anda.
1. Gunakan Sistem E-Procurement
Menggunakan sistem e-procurement atau pengadaan elektronik dapat memotong waktu yang diperlukan untuk banyak tahapan dalam proses pengadaan, seperti permintaan penawaran, pemesanan, hingga persetujuan. E-procurement memungkinkan berbagai pihak yang terlibat dalam pengadaan untuk bekerja secara efisien dalam satu platform, mempercepat alur kerja, dan mengurangi risiko kesalahan.
Keuntungan:
- Otomatisasi proses manual seperti persetujuan dokumen dan penawaran.
- Akses yang lebih mudah dan cepat ke data pemasok serta penawaran harga.
- Transparansi yang lebih baik dalam setiap tahap pengadaan.
2. Buat Daftar Pemasok Terverifikasi
Memilih pemasok yang andal merupakan tantangan tersendiri dalam proses pengadaan. Untuk menghindari pemborosan waktu, sebaiknya perusahaan memiliki daftar pemasok terverifikasi yang sudah memenuhi kriteria kualitas, harga, dan keandalan. Dengan begitu, tim pengadaan tidak perlu mencari pemasok baru setiap kali ada kebutuhan, dan bisa langsung melakukan pemesanan pada pemasok terpercaya.
Keuntungan:
- Pengurangan waktu untuk menyeleksi pemasok.
- Penawaran yang lebih cepat dari pemasok yang sudah memiliki rekam jejak yang baik.
3. Konsolidasi Permintaan Pengadaan
Sering kali, pengadaan menjadi lambat karena permintaan yang datang terpisah-pisah dari berbagai divisi. Dengan mengkonsolidasikan permintaan pengadaan dari seluruh departemen secara periodik, Anda bisa memesan dalam jumlah besar sekaligus. Hal ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga memungkinkan Anda untuk mendapatkan diskon volume dari pemasok.
Keuntungan:
- Proses pemesanan lebih terorganisir.
- Hemat waktu dan biaya karena pengadaan dilakukan dalam jumlah besar.
4. Sederhanakan Proses Persetujuan
Proses persetujuan yang terlalu panjang dan melibatkan banyak pihak seringkali memperlambat pengadaan. Untuk mempercepat alurnya, perusahaan bisa membuat hierarki persetujuan yang lebih sederhana. Misalnya, menetapkan batas pengadaan yang lebih tinggi yang bisa disetujui oleh manajer divisi tanpa perlu melibatkan manajemen puncak, atau menggunakan sistem otomatis untuk persetujuan.
Keuntungan:
- Waktu tunggu persetujuan berkurang.
- Pengurangan birokrasi tanpa mengurangi kontrol terhadap pengeluaran.
5. Tetapkan SLA (Service Level Agreement) yang Jelas
Dengan menetapkan Service Level Agreement (SLA) yang jelas antara perusahaan dan pemasok, kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai ekspektasi waktu pengiriman, kualitas produk, dan layanan lainnya. SLA dapat digunakan sebagai alat kontrol untuk memastikan pemasok mematuhi jadwal yang telah disepakati, sehingga proses pengadaan dapat berjalan sesuai rencana.
Keuntungan:
- Pemasok lebih memahami waktu pengiriman yang diharapkan.
- Pemantauan yang lebih baik terhadap performa pemasok.
6. Latih Tim Pengadaan dalam Manajemen Waktu
Tim pengadaan yang efisien sangat bergantung pada kemampuan mereka dalam mengelola waktu dan prioritas. Latih tim Anda untuk dapat menentukan prioritas berdasarkan urgensi dan dampak terhadap operasional bisnis. Selain itu, pastikan mereka memiliki kemampuan untuk bekerja dengan teknologi yang memudahkan proses pengadaan.
Keuntungan:
- Pekerjaan tim pengadaan lebih terfokus dan terorganisir.
- Penggunaan teknologi pengadaan yang lebih optimal.
7. Lakukan Evaluasi Kinerja Pemasok Secara Berkala
Evaluasi rutin terhadap kinerja pemasok dapat membantu mempercepat proses pengadaan di masa depan. Dengan data yang konsisten mengenai kecepatan pengiriman dan kualitas produk dari pemasok, tim pengadaan dapat dengan cepat memilih pemasok yang paling andal dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Keuntungan:
- Identifikasi cepat terhadap pemasok yang paling andal.
- Pengurangan waktu untuk mencari pemasok baru.
8. Terapkan Pengadaan Berbasis Kebutuhan yang Diprediksi
Pengadaan yang reaktif, di mana barang atau jasa dibeli hanya ketika dibutuhkan secara mendesak, seringkali menyebabkan keterlambatan. Dengan menggunakan data historis dan tren permintaan, perusahaan dapat memprediksi kebutuhan pengadaan di masa depan. Hal ini memungkinkan tim pengadaan untuk merencanakan pembelian lebih awal, menghindari keterlambatan, dan bahkan mendapatkan harga yang lebih baik.
Keuntungan:
- Pengadaan dapat dilakukan lebih proaktif.
- Menghindari kelangkaan barang yang mendadak.
9. Libatkan Tim Pengadaan di Tahap Awal Proyek
Dalam proyek yang besar atau kompleks, melibatkan tim pengadaan sejak awal perencanaan dapat mempercepat proses secara keseluruhan. Mereka dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan pengadaan sejak awal dan mengurangi risiko keterlambatan karena pengadaan dilakukan secara terburu-buru di akhir proyek.
Keuntungan:
- Pengadaan dapat direncanakan dan dipersiapkan lebih matang.
- Risiko keterlambatan proyek akibat pengadaan minim.
Penutup
Percepatan proses pengadaan bukan hanya tentang bekerja lebih cepat, tetapi tentang bekerja lebih cerdas dan terorganisir. Dengan memanfaatkan teknologi, membangun hubungan yang kuat dengan pemasok, dan menyederhanakan alur kerja internal, perusahaan dapat mempercepat pengadaan tanpa mengorbankan kualitas atau efisiensi. Langkah-langkah sederhana ini akan membantu bisnis bergerak lebih cepat, meningkatkan produktivitas, dan menjaga daya saing di pasar.