Barang Sudah Datang Tapi Tidak Sesuai Spesifikasi, Apa Langkahnya?

Pendahuluan

Dalam berbagai aktivitas pembelian barang-baik di tingkat individu, usaha kecil, maupun organisasi besar-kita kerap mengandalkan spesifikasi teknis atau kualitas tertentu. Spesifikasi ini menjadi patokan agar barang yang diterima sesuai dengan kebutuhan. Namun, kenyataannya terkadang barang yang sudah tiba tidak sesuai dengan spesifikasi yang dijanjikan: mulai dari warna yang berbeda, ukuran menyimpang, bahan yang tidak sesuai, hingga fitur teknis yang tidak bekerja sebagaimana mestinya.

Ketidaksesuaian spesifikasi bukan sekadar masalah “selera” atau “keinginan”, melainkan bisa memengaruhi kelancaran proses produksi, operasional harian, hingga anggaran yang sudah dialokasikan. Oleh karena itu, ketika menghadapi situasi tersebut, penting bagi pembeli-baik perseorangan maupun organisasi-untuk mengetahui langkah-langkah yang sistematis agar masalah dapat diselesaikan dengan cepat, adil, dan meminimalkan kerugian. Artikel ini akan menguraikan panduan praktis berstruktur dan mudah dipahami untuk menyikapi barang yang sudah datang tetapi tidak sesuai spesifikasi.

1. Memahami Kontrak dan Dokumen Pembelian

Sebelum mengambil langkah apa pun, hal pertama yang harus diperiksa adalah dokumen pembelian, meliputi:

  1. Surat Pemesanan (Purchase Order/PO)
    • Jelaskan secara singkat apa saja yang seharusnya diterima (jenis, jumlah, warna, ukuran, bahan, atau fitur teknis).
    • Perhatikan juga klausul terkait garansi, syarat retur, atau penalti jika barang tidak sesuai.
  2. Invoice atau Faktur Penjualan
    • Pastikan bahwa harga dan jumlah barang yang tercantum sesuai dengan kesepakatan.
    • Bandingkan kembali dengan PO untuk mengonfirmasi tidak ada perbedaan.
  3. Spesifikasi Teknis (jika ada lampiran terpisah)
    • Banyak pembelian, terutama di sektor usaha atau pemerintahan, dilengkapi dengan dokumen spesifikasi terpisah (misalnya “Spesifikasi Teknis Barang Elektronik” atau “Bill of Materials”).
    • Pahami poin-poin kritis yang menjadi standar minimal (misalnya, resolusi layar minimal 1920×1080, bahan metal bebas karat, sertifikat SNI, dan sebagainya).

Mengapa ini penting?
Mengetahui secara detail apa yang sudah dijanjikan oleh penjual/supplier akan menjadi dasar klaim Anda. Semakin rinci dan terdokumentasi, semakin kuat posisi Anda bila terjadi sengketa.

2. Melakukan Pemeriksaan Awal Saat Barang Tiba

Pada saat barang tiba di lokasi (gudang, kantor, workshop, atau alamat tujuan), lakukan langkah-langkah berikut secepat mungkin:

  1. Pemeriksaan Fisik Sekilas (Visual Check)
    • Cek kemasan:
      • Apakah kemasan dalam kondisi baik, terjaga, tidak penyok atau bocor?
      • Apakah terdapat tanda-tanda kerusakan akibat pengiriman (misal terbentur, basah, tergores)?
    • Cek label dan identitas barang:
      • Cocokkan nomor batch atau kode produksi pada kemasan dengan dokumen pengiriman.
      • Pastikan label (jenis, ukuran, warna, nomor seri) sesuai dengan yang dipesan.
  2. Pemeriksaan Kuantitas
    • Hitung jumlah unit yang diterima.
    • Cek apakah jumlahnya sesuai dengan yang tertera pada dokumen pengiriman dan PO.
    • Catat selisih (jika ada kekurangan atau kelebihan) dan dokumentasikan.
  3. Pemeriksaan Fungsi Sederhana (Quick Functional Test)
    • Jika barang bersifat elektronik atau mekanis, lakukan tes sederhana bila memungkinkan (misalnya: nyalakan, periksa apakah tombol/tampilan berfungsi, cek apakah komponen mekanis bergerak dengan lancar).
    • Jika barang berupa suku cadang atau bahan mentah, lihat apakah bentuk, ukuran, atau kebulatan terlihat sesuai (misalnya: suku cadang mobil, lembaran plastik, kawat logam).

Catatan Penting:
– Bila Anda tidak dapat langsung membuka semua barang (karena kerap disegel), lakukan pemeriksaan setidaknya pada beberapa sampel acak yang mewakili keseluruhan.
– Segera catat hal-hal yang tidak sesuai. Bila perlu, ambil foto/foto close-up (jangan dihapus sebelum kesepakatan akhir tercapai).

3. Mendokumentasikan Ketidaksesuaian Secara Rinci

Dokumentasi adalah kunci ketika Anda ingin mengajukan klaim atau meminta retur/penggantian. Semakin lengkap bukti, semakin mudah proses negosiasi dan penyelesaian. Berikut beberapa langkah dokumentasi yang dapat diikuti:

  1. Foto dan Video
    • Ambil foto kemasan dari berbagai sisi untuk memperlihatkan kondisi fisik saat barang tiba (jika rusak).
    • Foto close-up spesifikasi yang tidak sesuai (misalnya, papan kayu yang tadinya diminta merah, ternyata cokelat).
    • Video singkat yang menunjukkan fungsi tidak berjalan (misalnya: mesin yang dipasang tetapi tidak menyala).
    • Pastikan foto/video tampak jelas, fokus, dan jika perlu sertakan objek pembanding (misalnya penggaris, koin) untuk menunjukkan skala.
  2. Laporan Tertulis
    • Buat laporan singkat, mencantumkan:
      1. Tanggal dan waktu kedatangan barang
      2. Nama kurir atau ekspedisi yang mengantarkan
      3. Jumlah unit yang diterima
      4. Poin-poin ketidaksesuaian (warna, ukuran, fitur, fungsi, jumlah, kondisi fisik)
      5. Lampiran foto/video (bisa disebut dalam laporan: “Dokumentasi foto terlampir”).
    • Beri tanda tangan pihak yang melakukan penerimaan barang (jika organisasi), atau minimal nama terang.
  3. Konfirmasi Internal (Opsional)
    • Jika Anda mewakili perusahaan atau organisasi, laporkan kepada atasan atau tim pengadaan.
    • Dapat pula mendistribusikan laporan tersebut ke bagian keuangan (jika ada pembayaran cicilan), bagian operasional (jika akan dipakai), dan bagian legal (jika diperlukan tindakan hukum di kemudian hari).

4. Menghubungi Pihak Penjual/Supplier

Setelah dokumentasi lengkap, langkah berikutnya adalah segera menghubungi supplier. Semakin cepat Anda memberi tahu, semakin tinggi kemungkinan masalah dapat diselesaikan tanpa berlarut-larut. Prosedur umumnya sebagai berikut:

  1. Metode Komunikasi
    • Email Resmi
      – Kelebihan: ada bukti tertulis.
      – Dalam email, lampirkan:

      1. Salinan PO dan invoice.
      2. Foto/video bukti ketidaksesuaian.
      3. Laporan tertulis singkat (ringkasan: apa yang tidak sesuai, jumlah, tanggal kedatangan).
      4. Permintaan Anda:
        • “Mohon konfirmasi dan solusi sesegera mungkin: misalnya penggantian barang sesuai spesifikasi dalam waktu 7 hari kerja, atau pengembalian dana penuh.”
    • Telepon atau Chat (Whatsapp, Telegram)
      – Bisa digunakan untuk komunikasi awal (cepat).
      – Namun, segeralah menindaklanjuti dengan email resmi: “Seperti yang telah kami bicarakan via telepon/WA pada tanggal X, kami lampirkan bukti ketidaksesuaian untuk ditindaklanjuti.”
  2. Isi Komunikasi
    • Pendahuluan Singkat
      – Contoh: “Kami mengucapkan terima kasih atas pengiriman barang pesanan No. PO-123 pada tanggal 10 Mei 2025.”
    • Paparan Masalah
      – Rincian ketidaksesuaian (satu per satu).
      – Cantumkan lampiran bukti (foto/video).
    • Permintaan Solusi
      – Jelaskan opsi yang diharapkan:

      1. Penggantian barang sesuai spesifikasi tanpa biaya tambahan.
      2. Pengembalian uang (refund) penuh.
      3. Pemberian diskon/pro rata jika masih bisa dipakai meski tidak sesuai sepenuhnya (opsional, tergantung kebijakan).
      4. Perbaikan atau upgrade dari penjual, jika relevan.
    • Batas Waktu Tanggapan
      – Misalnya: “Mohon tanggapan dalam waktu 3 hari kerja sejak email ini.”
      – Tujuannya untuk menghindari penundaan.
  3. Catat Semua Riwayat Komunikasi
    • Simpan salinan email masuk dan keluar.
    • Bila berbicara lewat telepon, catat ringkasan pembicaraan (tanggal, nama orang yang dihubungi, intisari pembicaraan).
    • Jika menggunakan chat, hindari menghapus pesan penting sebelum masalah diselesaikan.

5. Negosiasi dan Penyelesaian

Setelah supplier menerima keluhan Anda, tahap berikutnya adalah negosiasi. Setiap situasi bisa berbeda, tetapi beberapa prinsip umumnya:

  1. Tinjau Kontrak/Perjanjian Layanan (SLA)
    • Banyak supplier memiliki Service Level Agreement (misalnya garansi 1 tahun, syarat retur dalam 14 hari, dsb.).
    • Pahami apakah Anda berhak sepenuhnya penggantian, retur tanpa potongan, atau mungkin ada biaya admin.
  2. Pilihan Solusi
    • Penggantian Barang
      – Supplier mengirim barang pengganti sesuai spesifikasi.
      – Anda perlu memastikan prosedur retur barang lama (apakah supplier menanggung biaya retur, kurir, dsb.).
    • Pengembalian Dana (Refund)
      – Jika Anda tidak memerlukan pengganti, maka refund penuh atau sebagian sesuai kondisi.
      – Pastikan mekanisme pengembalian dana (rekening, waktu proses, dsb.).
    • Perbaikan/Fixing
      – Jika ketidaksesuaian sifatnya minor dan masih bisa diperbaiki (misalnya salah cat pada satu bagian, tetapi sisanya masih layak), supplier mungkin bersedia memperbaiki.
      – Pastikan detail perbaikan: “Apakah bagian yang rusak akan diganti? Berapa lama prosesnya? Apakah ada jaminan setelah perbaikan?”
    • Potongan Harga atau Diskon Pro Rata
      – Kadang-kadang barang masih dapat digunakan meski tidak 100% sesuai (misalnya ukuran sedikit berbeda, tetapi masih bisa dipakai).
      – Diskusikan potongan harga yang adil jika Anda memutuskan tetap menerima.
  3. Mencari Titik Temu
    • Usahakan sikap kooperatif namun tegas. Jelaskan kerugian yang muncul-baik materi maupun waktu-jika barang tak kunjung diperbaiki atau diganti.
    • Jika perlu, ajukan pertemuan (offline/online) untuk mempercepat kesepakatan.
  4. Surat Pernyataan Kesepakatan
    • Setelah ada kesepakatan (misalnya: “Supplier akan mengirim barang pengganti dalam 7 hari”), mintalah konfirmasi tertulis:
      • Contoh: “Berdasarkan kesepakatan pada tanggal X, Anda akan mengirim barang pengganti dengan spesifikasi A, B, C pada tanggal Y. Kami setuju untuk mengembalikan barang lama dalam kondisi X ke alamat Anda.”
    • Dengan demikian, keduanya memiliki acuan yang jelas jika muncul kegagalan dalam pemenuhan kesepakatan.

6. Proses Retur dan Pengiriman Barang Pengganti

Jika pilihan solusi yang disetujui melibatkan retur barang lama dan pengiriman barang baru, perhatikan langkah-langkah berikut:

  1. Pengemasan Kembali Barang Lama
    • Pastikan barang lama dikemas sesuai standar yang disepakati agar tidak rusak dalam perjalanan balik.
    • Gunakan kemasan asli (jika masih layak) atau kemasan kuat lain, tambahkan bubble wrap/pelindung tambahan jika diperlukan.
    • Cantumkan label “Retur Barang Sesuai PO-xxx” pada kemasan, beserta identitas pengirim dan alamat lengkap supplier.
  2. Pengiriman Kita ke Supplier
    • Pilih jasa kurir/pengiriman yang bisa memastikan keamanan barang. Jika nilai barang cukup tinggi, pertimbangkan asuransi pengiriman.
    • Simpan bukti resi pengiriman (nomor AWB) untuk dilampirkan saat klaim jika barang retur hilang atau rusak.
    • Beri tahu supplier segera setelah barang lama dikirim, sertakan nomor resi.
  3. Pengecekan dan Konfirmasi Barang Baru dari Supplier
    • Saat barang pengganti tiba, ikuti kembali langkah pemeriksaan awal (bagian 2).
    • Jika barang benar-benar sesuai, buat berita acara penerimaan barang baru dengan menyatakan barang telah sesuai spesifikasi.
    • Lampirkan berita acara ini ke supplier sebagai bukti bahwa proses retur/penggantian telah selesai dengan baik.
  4. Pembayaran atau Pelunasan (Jika Ada Cicilan/Terahirkan Barang Baru Sebelum Pembayaran)
    • Jika metode pembayaran awal menggunakan termin (misalnya 50% DP, 50% setelah penerimaan barang), pastikan semua ketentuan telah terpenuhi.
    • Jika barang lama sudah diklaim untuk refund, maka jumlah refund dapat dikompensasi dengan termin yang tersisa. Pastikan ada dokumen resmi agar tidak ada kekeliruan di bagian keuangan.

7. Jika Supplier Tidak Responsif atau Tidak Bersedia Memenuhi Tuntutan

Pada situasi yang tak diinginkan, ada kemungkinan supplier diam-diam mengabaikan keluhan, berusaha menunda-nunda, atau menolak klaim meski bukti sudah kuat. Jika menghadapi kondisi ini, langkah-langkah berikut bisa ditempuh:

  1. Kirim Surat Peringatan Resmi (Surat Hak dan Kewajiban)
    • Buat surat peringatan tertulis (secara resmi/bersurat) dengan kop surat organisasi/perusahaan.
    • Isinya:
      1. Ringkasan kronologi: PO, tanggal penerimaan, ketidaksesuaian, dokumentasi.
      2. Kesepakatan awal (jika sempat ada) atau permintaan awal yang diabaikan.
      3. Peringatan untuk memberi tanggapan dalam waktu tertentu (misalnya 7 hari kerja setelah surat ini).
      4. Peringatan bahwa jika tidak ada tanggapan, Anda berhak melakukan langkah hukum (retur secara sepihak, klaim ganti rugi, atau melapor ke lembaga terkait).
    • Kirim surat ini melalui pos tercatat (registered mail) atau kurir dengan bukti tanda terima.
  2. Melapor ke Lembaga Perlindungan Konsumen (jika Pembelian Bukan Untuk Kebutuhan Bisnis Besar)
    • Contoh lembaga: Badan Perlindungan Konsumen Nasional (BPKN) di Indonesia; di tingkat daerah bisa ada yayasan/loka konsumen.
    • Persiapkan:
      • Salinan PO, invoice, dokumen komunikasi, dan surat peringatan.
      • Bukti laporan foto/video yang merinci ketidaksesuaian.
    • Lembaga ini dapat memediasi hingga mediasi informal sebelum ke banding hukum.
  3. Jalankan Proses Hukum (Jika Nilai Kerugian Signifikan)
    • Konsultasikan dengan bagian hukum internal (jika ada) atau pengacara.
    • Jika barang dibeli dengan nilai tinggi (misalnya puluhan juta rupiah), atau jika kegagalan supplier merugikan bisnis secara serius, pertimbangkan gugatan wanprestasi.
    • Siapkan:
      1. Bukti kontrak/perjanjian atau tawaran harga (bila ada).
      2. Bukti pembayaran (kwitansi, transfer).
      3. Bukti ketidaksesuaian (foto, video, laporan tertulis).
      4. Rekam jejak komunikasi (email, chat, surat resmi).
    • Tuntutan hukum bisa berupa:
      • Penggantian barang,
      • Ganti rugi atas kerusakan yang timbul (jika barang ikut merusak aset lain),
      • Pengembalian seluruh biaya,
      • Biaya-biaya lain (misalnya biaya transportasi retur, biaya karyawan, biaya downtime).
  4. Publikasi (Pilihan Ekstrem)
    • Jika supplier terus menghindar dan kerugian serta reputasi Anda ikut terdampak, sebagian konsumen/pengelola usaha bisa mempertimbangkan mengunggah keluhan di media sosial, situs review (misalnya Google Review, Tokopedia jika marketplace, dsb.).
    • Namun, hati-hati dengan potensi sengketa hukum balik (defamation) bila isi keluhan tidak dibuktikan dengan jelas. Pastikan segala bukti dimiliki.

8. Mengarsipkan Seluruh Dokumen dan Pelajaran yang Dipetik

Apa pun hasil akhirnya-bicara baik-baik, ganti barang, refund, atau bahkan jalur hukum-penting untuk:

  1. Mengarsipkan Dokumen Secara Lengkap
    • PO, invoice, email, surat peringatan, berita acara penerimaan barang baru, bukti retur, dokumen hukum (jika ada).
    • Dokumen ini bisa menjadi referensi jika ada masalah serupa di masa mendatang, atau digunakan audit internal.
  2. Melakukan Evaluasi Internal
    • Apa penyebab awal terjadinya ketidaksesuaian?
      • Misalnya:
        1. Spesifikasi di PO kurang detail.
        2. Komunikasi dengan supplier tidak memadai (misal: warna “biru muda” bisa diinterpretasikan berbeda).
        3. Supplier yang selama ini kurang kredibel.
    • Catat rekomendasi perbaikan, misalnya:
      • Menambahkan lampiran gambar (contoh foto produk) saat membuat PO.
      • Melibatkan tim teknis untuk memeriksa spesifikasi sebelum dikirim ke supplier.
      • Memilih supplier dengan track record lebih baik berdasarkan pengalaman sebelumnya atau referensi pihak ketiga.
  3. Meningkatkan Proses Pengadaan di Masa Depan
    • Buat checklist standar:
      1. Spesifikasi teknis terlampir dengan gambar atau contoh.
      2. Jadwal penerimaan dan timeline toleransi (apa yang dianggap seadanya dan apa yang harus pas 100%).
      3. Klausul penalti atau kompensasi yang lebih tegas (misalnya potongan harga 5% per hari keterlambatan, atau penggantian cepat maksimal 3 hari).
    • Sosialisasikan kepada tim terkait (bagian logistik, keuangan, operasional) agar mereka lebih proaktif memeriksa dan melaporkan saat terjadi ketidaksesuaian.

9. Tips untuk Meminimalkan Risiko di Masa Depan

Agar kejadian barang datang tidak sesuai spesifikasi dapat diminimalkan, berikut beberapa tip praktis:

  1. Pilih Supplier Terpercaya
    • Cari testimoni atau review dari pelanggan lain.
    • Periksa legalitas (SIUP, TDP, NPWP, atau sertifikasi resmi bila perlu, misalnya SNI untuk produk tertentu).
    • Jika memungkinkan, kunjungi pabrik atau showroom untuk melihat kualitas produk secara langsung.
  2. Gunakan Spesifikasi yang Jelas dan Visual
    • Selain uraian tertulis, lampirkan gambar referensi (contoh foto, diagram ukuran dengan angka pasti).
    • Jika membeli barang warna tertentu, lampirkan kode warna (misalnya Pantone, RAL).
    • Untuk barang teknis, lampirkan datasheet atau drawing CAD bila perlu.
  3. Buat Kontrak/Pesan tertulis yang Mencakup Semua Skenario
    • Lengkapi klausul terkait toleransi (misalnya: “Perbedaan ukuran +/- 2 mm masih dapat diterima” atau “Warna boleh menyimpang maksimal 5% dibandingkan referensi visual”).
    • Sertakan klausul tentang “barang ditolak” bila tidak sesuai sama sekali, dengan konsekuensi penggantian dalam waktu tertentu.
  4. Lakukan Uji Coba (Sampling) Sebelum Pesanan Massal
    • Jika memesan dalam jumlah besar, minta sampel terlebih dahulu.
    • Pastikan sampel sesuai, baru lanjutkan pesanan massal.
  5. Jalin Komunikasi yang Teratur dengan Supplier
    • Buat grup chat atau kontak langsung dengan sales representative/akuntan supplier.
    • Setidaknya, lakukan konfirmasi standar saat barang sedang diproduksi: “Apakah warna sudah sesuai? Apakah ukuran sudah dicek ulang?”
    • Cek timeline produksi untuk menghindari kesalahpahaman tentang batas waktu.

10. Kesimpulan

Barang yang sudah tiba tetapi tidak sesuai spesifikasi bisa menimbulkan berbagai dampak negatif, mulai dari kerugian finansial, gangguan operasional, hingga ketidakpuasan pelanggan (jika barang tersebut nantinya diteruskan ke konsumen akhir). Oleh karena itu, menghadapi situasi ini wajib dilakukan dengan langkah-langkah yang sistematis dan terukur:

  1. Periksa dokumen pembelian (PO, invoice, spesifikasi) untuk memahami kesepakatan awal.
  2. Lakukan pemeriksaan fisik dan fungsional segera setelah barang tiba, dokumentasikan ketidaksesuaian dengan foto/video serta laporan tertulis.
  3. Hubungi supplier secara resmi (email/lisan, kemudian ditindaklanjuti dengan dokumentasi tertulis), sertakan bukti yang lengkap, dan ajukan permintaan solusi (penggantian, refund, perbaikan, atau diskon).
  4. Lakukan negosiasi berdasarkan kontrak/SLA; cari titik temu dengan supplier agar masalah terselesaikan.
  5. Proses retur dan pengiriman barang baru harus dilakukan sesuai prosedur pengemasan, pengiriman, dan konfirmasi penerimaan.
  6. Jika supplier tidak responsif, kirim surat peringatan resmi, laporkan ke lembaga perlindungan konsumen, dan jika perlu, ambil jalur hukum.
  7. Arsipkan seluruh dokumen dan lakukan evaluasi internal untuk memperbaiki proses pengadaan agar kejadian serupa tidak terulang.
  8. Terapkan langkah-langkah preventif: pilih supplier terpercaya, gunakan spesifikasi yang jelas (termasuk visual), sertakan klausul kontrak yang memadai, lakukan sampling, dan jaga komunikasi rutin.

Dengan menjalankan proses di atas, pembeli dapat menekan risiko ketidaksesuaian barang, menjaga hubungan baik dengan supplier yang profesional, serta memastikan kebutuhan operasional atau pribadi tetap terpenuhi tanpa kendala yang berarti. Semoga panduan ini membantu Anda menghadapi situasi “Barang Sudah Datang Tapi Tidak Sesuai Spesifikasi” dengan lebih terarah, efisien, dan meminimalkan potensi kerugian.

Bagikan tulisan ini jika bermanfaat

Tulisan Lainnya