10 Istilah Wajib Diketahui dalam Dunia Pengadaan

Pendahuluan

Dunia pengadaan barang dan jasa memiliki bahasa dan istilahnya sendiri. Bagi orang yang sudah lama berkecimpung di bidang ini, istilah-istilah tersebut mungkin sudah menjadi hal yang biasa. Namun, bagi orang yang baru terjun, baik sebagai pelaku usaha, aparatur pemerintah, atau bahkan masyarakat umum yang ingin memahami prosesnya, istilah ini bisa membingungkan. Padahal, memahami istilah dalam pengadaan sangat penting karena setiap kata memiliki makna dan konsekuensi hukum maupun teknis yang berbeda.Misalnya, banyak orang mengira “lelang” hanya soal harga terendah, padahal dalam pengadaan pemerintah, ada aspek kualitas, administrasi, dan teknis yang sama pentingnya. Begitu juga istilah seperti Tender, Rencana Umum Pengadaan (RUP), atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang sering terdengar dalam rapat-rapat atau dokumen resmi, tapi tidak semua orang benar-benar memahaminya.Dengan memahami istilah-istilah ini, kita bisa lebih percaya diri saat membaca dokumen pengadaan, mengikuti prosesnya, atau bahkan saat berpartisipasi dalam proyek pemerintah maupun swasta. Artikel ini akan membahas 10 istilah paling penting dalam pengadaan secara lengkap, menggunakan bahasa yang sederhana agar mudah dipahami oleh semua kalangan.

1. HPS – Harga Perkiraan Sendiri

Apa itu: HPS adalah angka estimasi biaya yang dibuat oleh pihak pembeli (instansi/organisasi) sebagai acuan nilai paket pengadaan sebelum tender. HPS berfungsi sebagai patokan internal untuk menentukan apakah penawaran wajar dan untuk merencanakan anggaran.

Kenapa penting: HPS membantu mencegah praktik mark-up yang berlebihan dan memastikan proses pengadaan berlangsung kompetitif. Di sisi lain, bila HPS disusun terlalu rendah, tender bisa gagal karena penawar menilai nilai tidak realistis; bila terlalu tinggi, berpotensi jadi indikasi pemborosan.

Cara menyusun HPS yang baik (praktis):

Lakukan market sounding singkat: hubungi beberapa pemasok, cek katalog, dan tinjau riwayat pengadaan sejenis.
Rinci komponen biaya: barang, instalasi, pelatihan, transport, pajak, dan biaya purna-jual.
Tambahkan buffer realistis untuk fluktuasi harga (mis. 5-10%) tergantung kondisi pasar.
Catat asumsi dan sumber data untuk audit trail.

Tanda bahaya (red flags):

Tidak ada dokumentasi atau referensi pasar saat menyusun HPS.
HPS sangat jauh di bawah harga pasar sehingga menarik penawaran tidak realistis.
HPS terlalu tinggi tanpa justifikasi (risiko audit/temuan).

Tips cepat: Simpan minimal 3 referensi harga sebagai bukti HPS. Jika pengadaan darurat, catat siapa disurvei dan tanggalnya agar ada jejak pembenaran.

2. TOR / RKS – Term of Reference & Rencana Kerja dan Syarat-syarat

Apa itu: TOR (Term of Reference) dan RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat) adalah dokumen teknis yang menjelaskan lingkup pekerjaan, tujuan, deliverable, spesifikasi teknis, dan syarat-syarat yang harus dipenuhi vendor. TOR biasa dipakai untuk jasa/konsultan; RKS lazim di paket barang/jasa teknis.

Kenapa penting: Dokumen ini adalah panduan utama bagi vendor untuk membuat penawaran dan bagi pembeli untuk mengevaluasi apakah penawaran sesuai kebutuhan. TOR/RKS yang jelas mencegah miskomunikasi, perubahan scope, dan klaim di kemudian hari.

Komponen wajib dalam TOR/RKS:

Latar belakang & tujuan proyek.
Lingkup pekerjaan dan deliverable terukur.
Spesifikasi teknis/fungsional atau hasil yang diharapkan.
Jadwal penyelesaian dan milestone.
Kriteria evaluasi dan syarat administrasi.
Ketentuan garansi, SLA, dan metode serah terima.

Kesalahan umum & cara memperbaiki:

Bahasa ambigu: ganti frasa samar (“mutu tinggi”) dengan parameter ukur (mis. “ketahanan 5 tahun”).
Menyebut merek tanpa alasan: gunakan “atau setara” + kriteria pembanding.
Tidak melibatkan pengguna teknis: ajak pengguna akhir dan tim teknis saat menyusun.

Tips cepat: Lampirkan contoh deliverable (contoh laporan, format data) dan acceptance criteria. Itu membuat evaluasi lebih objektif dan mempercepat uji terima.

3. RUP – Rencana Umum Pengadaan

Apa itu: RUP adalah daftar rencana pengadaan yang disusun oleh instansi untuk periode tertentu (biasanya tahunan). RUP memuat paket pengadaan, perkiraan nilai, metode, dan jadwal sehingga pengadaan bisa terencana.

Kenapa penting: RUP memberikan gambaran kesiapan anggaran dan membantu menghindari pengadaan darurat yang sering mahal dan rawan kesalahan. RUP juga menjadi alat tata kelola: publik, terkontrol, dan memudahkan koordinasi antarunit.

Manfaat praktis RUP:

Memungkinkan pengadaan dikonsolidasikan (menggabung kebutuhan unit) untuk mendapatkan efisiensi.
Membantu tim pengadaan menyiapkan TOR dan HPS lebih awal.
Menjadi rujukan saat audit karena menunjukkan perencanaan yang sistematis.

Hal yang harus ada di RUP:

Kode paket, nama paket, metode pengadaan, perkiraan nilai, dan perkiraan waktu pelaksanaan.
Indikasi sumber dana dan prioritas.

Tanda RUP lemah:

Di-update hanya saat mendesak; banyak paket muncul tiba-tiba tanpa perencanaan.
Tidak ada konsolidasi kebutuhan antar-unit sehingga muncul banyak paket kecil.

Tips cepat: Pastikan RUP dipublikasikan atau minimal dapat diakses internal-transparansi RUP membantu mengurangi peluang collusion dan membuat pasar lebih siap.

4. Pokja – Kelompok Kerja Pengadaan

Apa itu: Pokja (panitia/kelompok kerja) adalah tim yang bertugas menyiapkan, melaksanakan, dan mengevaluasi proses pengadaan. Anggota biasanya terdiri dari perwakilan pengadaan, teknis, keuangan, dan pengguna.

Kenapa penting: Pokja yang kompeten memastikan proses fair, teknis sesuai kebutuhan, dan kontrak terlindungi. Mereka mengambil keputusan operasional sehari-hari selama tender berlangsung.

Peran kunci Pokja:

Menyusun dokumen pengadaan (TOR/RKS, RFP).
Menetapkan kriteria evaluasi dan mengelola proses evaluasi.
Melakukan klarifikasi teknis dengan vendor.
Menyiapkan rekomendasi pemenang dan berkoordinasi dengan pihak penandatangan kontrak.

Praktik terbaik:

Susun RACI (siapa bertanggung jawab, who approves) agar wewenang jelas.
Libatkan pengguna akhir dan ahli teknis sejak awal.
Catat semua keputusan dalam risalah rapat; dokumentasi ini penting jika ada sengketa.

Risiko jika Pokja lemah:

Kriteria teknis bias atau multitafsir.
Proses evaluasi tidak transparan.
Keputusan sulit dipertanggungjawabkan saat audit.

Tips cepat: Pastikan tidak ada konflik kepentingan: anggota Pokja tidak boleh memiliki hubungan bisnis dengan peserta tender. Lakukan deklarasi konflik kepentingan di awal.

5. PPK – Pejabat Pembuat Komitmen

Apa itu: PPK adalah pejabat yang mewakili organisasi untuk membuat komitmen anggaran dan menandatangani dokumen pengadaan pada level administratif. PPK memiliki wewenang untuk memutuskan pencairan anggaran terkait kontrak.

Kenapa penting: PPK memegang otoritas final untuk mengikat organisasi secara finansial. Keputusan PPK berimplikasi pada pengeluaran anggaran dan akuntabilitas.

Tanggung jawab PPK:

Menetapkan kebutuhan dan menyetujui dokumen pengadaan akhir.
Menyetujui rekomendasi pemenang dan menandatangani kontrak.
Menjamin ketaatan terhadap aturan keuangan dan tata kelola.

Hal yang wajib diperhatikan PPK:

Memvalidasi HPS dan ketersediaan anggaran.
Memastikan proses sudah melalui tahapan evaluasi yang benar.
Memerintahkan audit internal bila ada indikasi masalah.

Risiko bila PPK abai:

Penandatanganan kontrak tanpa cek kelengkapan dokumen.
Pembayaran tanpa uji terima yang memadai.
Temuan audit dan sanksi administratif/disciplinary.

Tips cepat untuk PPK: Mintalah ringkasan eksekutif dari Pokja sebelum menandatangani-isi ringkasan: alasan pemilihan vendor, risiko utama, mitigasi, dan status dokumen administrasi.

6. E-Procurement / LPSE – Pengadaan Elektronik

Apa itu: E-Procurement adalah proses pengadaan yang dilakukan melalui platform elektronik (misal LPSE di pemerintahan Indonesia). Sistem ini mengelola publikasi tender, pendaftaran peserta, penyerahan dokumen, evaluasi, dan pengumuman pemenang secara digital.

Kenapa penting: Sistem elektronik meningkatkan transparansi, mengurangi kontak fisik (menghindari kecurangan), dan mempercepat alur administrasi. Bagi vendor, LPSE memudahkan akses tender dari mana pun.

Manfaat praktis:

Arsip digital menaikkan jejak audit.
Deadline otomatis dan pembukaan dokumen elektronik yang terkontrol.
Fitur klarifikasi publik meminimalkan pertanyaan individual.

Perhatian teknis:

Pastikan semua dokumen diunggah sesuai format yang diminta (PDF, ukuran file).
Periksa persyaratan tanda tangan digital atau tanda tangan basah bila masih diperlukan.
Siapkan backup: screenshot bukti pengunggahan dan log sistem.

Risiko & solusi:

Gangguan sistem: punya prosedur darurat (mis. perpanjangan waktu bila terjadi outage).
Kendala akses bagi vendor kecil: berikan sosialisasi lokal atau helpdesk.

Tips cepat bagi vendor: Daftarkan akun dan lakukan test upload jauh hari sebelum deadline; jangan tunggu menit terakhir.

7. Jaminan Pelaksanaan / Performance Bond

Apa itu: Jaminan pelaksanaan adalah jaminan finansial (biasanya bank guarantee atau surety bond) yang diserahkan vendor untuk menjamin penyelesaian pekerjaan sesuai kontrak. Jika vendor wanprestasi, jaminan ini dapat dicairkan untuk menutup kerugian.

Kenapa penting: Jaminan memberi proteksi pembeli terhadap risiko kegagalan vendor. Ini juga menyaring vendor yang tidak punya kapasitas finansial serius.

Bentuk & besaran:

Umumnya dinyatakan dalam persen dari nilai kontrak (mis. 5-10%).
Bisa berupa bank guarantee, retensi pembayaran, atau asuransi.

Pertimbangan praktis:

Besaran harus proporsional: terlalu tinggi menutup partisipasi vendor kecil; terlalu rendah tidak efektif.
Pastikan syarat pemanggilan jaminan jelas dalam kontrak (kondisi wanprestasi, proses bukti).

Risiko jika jaminan tidak ada:

Pembeli sulit mendapat kompensasi cepat bila vendor gagal.
Sulit menutup biaya transisi ke vendor pengganti.

Tips cepat: Verifikasi keaslian jaminan di bank penerbit; catat tanggal berakhir dan pastikan berlaku sampai masa retensi atau masa garansi selesai.

8. SLA – Service Level Agreement

Apa itu: SLA adalah bagian kontrak yang menyatakan standar layanan yang harus dipenuhi vendor, termasuk metrik performa (uptime, waktu respon, waktu perbaikan), dan sanksi jika target tidak terpenuhi.

Kenapa penting: Untuk jasa dan layanan TI, SLA memastikan ada pengukuran objektif atas kualitas layanan dan konsekuensi bila vendor gagal memenuhi janji.

Komponen SLA umum:

Definisi layanan dan kategori insiden (P1, P2, P3).
Target response & resolution time untuk tiap kategori.
Metode pengukuran dan reporting (dashboard, laporan bulanan).
Credit/penalty mechanism (service credit atau denda).

Contoh praktis: “Availability 99.5% per bulan; P1 response < 1 jam; P1 resolution < 24 jam; jika gagal, vendor memberikan service credit 5% dari biaya bulanan per hari downtime.”

Risiko SLA buruk:

KPI ambigu => sulit menegakkan penalti.
Target tidak realistis atau tidak ada mekanisme verifikasi independen.

Tips cepat: Minta definisi teknis (how measured) dan akses ke monitoring logs. Jangan hanya mengandalkan laporan vendor.

9. Metode Evaluasi – Teknis vs Komersial (Bobot dan Ambang)

Apa itu: Metode evaluasi adalah cara Pokja menilai penawaran – biasanya membagi antara aspek teknis dan aspek harga. Bobot teknis-komersial menentukan pemenang; ambang teknis memastikan kualitas minimal terpenuhi.

Kenapa penting: Bobot yang tepat memastikan pemenang bukan sekadar penawar termurah tapi yang memberikan value for money. Ambang teknis mencegah pemenang tidak kompeten lolos hanya karena harga rendah.

Contoh metode:

Pass/Fail teknis + lowest bid: vendor wajib lulus teknis, lalu pemenang adalah penawaran terendah.
Skor 70:30 (teknis:harga): penilaian menggabungkan skor teknis dan skor harga.
Lowest Evaluated Bid: setiap komponen dinilai lalu dihitung total biaya ter-evaluasi.

Praktik baik:

Tetapkan ambang teknis minimal (mis. 60/100) sehingga hanya vendor kompeten masuk perhitungan harga.
Jelaskan rumus perhitungan harga di dokumen tender agar transparan.
Dokumentasikan alasan pemberian skor teknis (bukti referensi, CV tenaga ahli, dll).

Risiko salah menggunakan metode:

Bobot terlalu rendah untuk teknis => produk/jasa buruk tapi murah yang menang.
Tidak ada ambang teknis => risiko pemenang gagal deliver.

Tips cepat: Pilih metode sesuai kompleksitas paket. Untuk paket teknis tinggi, berikan bobot teknis besar (≥60%).

10. Sanggahan, Administrative Review, dan Penyelesaian Sengketa

Apa itu: Sanggahan (protest) adalah mekanisme peserta tender mengajukan keberatan terhadap proses/tetapan pengadaan (mis. hasil evaluasi). Administrative review atau penyelesaian sengketa adalah proses formal untuk meninjau dan menyelesaikan keberatan tersebut.

Kenapa penting: Mekanisme ini melindungi hak peserta dan memastikan proses pengadaan adil. Bagi pembeli, penanganan sanggahan yang tepat mencegah pembatalan kontrak atau temuan audit.

Prosedur umum:

Peserta mengajukan sanggahan dalam jangka waktu tertentu setelah pengumuman (mis. 5 hari).
Pokja atau unit pengadaan meninjau dan memberikan jawaban atau perbaikan (addendum, pembatalan paket).
Jika tidak puas, peserta dapat naik ke forum resmi (banding administratif, pengadilan, atau lembaga pengadaan).

Praktik penanganan sanggahan yang baik:

Tanggap cepat: catat sanggahan dan beri respons awal.
Transparan: publikkan alasan keputusan dan bukti pendukung.
Dokumentasikan proses review: notulen, bukti verifikasi, dan hasil akhir.

Risiko jika diabaikan:

Sengketa yang berlarut bisa menunda proyek, menambah biaya, dan merusak reputasi.
Bisa berujung gugatan hukum dan pembatalan pengadaan.

Tips cepat: Siapkan template prosedur sanggahan dan tim kecil untuk menanganinya; libatkan legal saat isu potensial besar.

Kesimpulan

Pengadaan barang dan jasa bukan hanya soal membeli sesuatu atau memilih penyedia. Di balik prosesnya, ada aturan, dokumen, dan mekanisme yang diatur secara detail untuk memastikan hasilnya tepat guna, tepat mutu, tepat waktu, dan tentu saja tepat anggaran. Memahami istilah-istilah kunci seperti RUP, KAK, e-Tendering, hingga SPK bukan hanya membantu kita mengikuti proses, tapi juga menghindarkan kita dari kesalahpahaman yang bisa berujung pada masalah hukum maupun kerugian finansial.Jika kita diibaratkan sedang bermain dalam sebuah pertandingan, maka istilah-istilah pengadaan ini adalah “bahasa permainan” yang wajib kita kuasai. Tanpa memahaminya, kita akan kesulitan mengikuti jalannya permainan, apalagi memenangkannya. Sebaliknya, dengan penguasaan istilah yang baik, kita bisa lebih strategis, efisien, dan profesional dalam setiap langkah pengadaan.

Pada akhirnya, pengadaan yang baik selalu dimulai dari pemahaman yang benar. Jadi, menguasai 10 istilah ini adalah langkah awal untuk menjadi bagian dari proses pengadaan yang transparan, akuntabel, dan memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi masyarakat.