Apa Itu Pengadaan Langsung Barang/Jasa dan Bagaimana Prosesnya?

Pendahuluan

Pengadaan langsung adalah salah satu metode pemilihan penyedia dalam rangka pengadaan barang/jasa pemerintah yang dirancang untuk situasi di mana pengadaan dapat dilaksanakan cepat, sederhana, dan tanpa melalui proses tender kompetitif penuh. Metode ini sering dipakai untuk paket dengan nilai relatif kecil, kebutuhan mendesak, atau ketika hanya sedikit penyedia yang mampu memenuhi spesifikasi. Meskipun tujuannya percepatan, pengadaan langsung tetap harus mengikuti kerangka hukum, prinsip akuntabilitas, dan persyaratan dokumentasi agar tidak menimbulkan risiko penyalahgunaan anggaran publik.

Artikel ini menjelaskan secara terperinci: definisi dan dasar hukum pengadaan langsung, kriteria kapan metode ini diperbolehkan (termasuk ambang nilai yang relevan), langkah teknis proses dari perencanaan sampai penyerahan, dokumen administrasi yang wajib, cara penilaian dan pemilihan penyedia, mekanika kontrak dan pembayaran, hingga pengendalian risiko, transparansi, dan praktik terbaik bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) maupun penyedia. Setiap bagian disusun agar mudah dibaca, praktis, dan langsung dapat diaplikasikan-baik oleh unit pengadaan di instansi pemerintah, maupun penyedia yang ingin memahami mekanisme agar proposal dan pelaksanaan berjalan sesuai aturan.

1. Definisi dan Dasar Hukum Pengadaan Langsung

Pengadaan langsung, secara singkat, adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang dilakukan secara langsung kepada penyedia tanpa melalui proses tender terbuka panjang. Di dalam peraturan pengadaan nasional istilah dan pengaturannya muncul dalam Peraturan Presiden (Perpres) tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan pedoman teknis yang diterbitkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Perpres memberikan definisi formal dan batasan nilai yang menjadi rujukan. Dalam Perpres 16/2018 (dan amandemennya) pengadaan langsung untuk barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya disebutkan sebagai metode yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00-meskipun aturan ini telah mengalami penyesuaian dalam regulasi berikutnya.

Di samping Perpres, LKPP menerbitkan pedoman pelaksanaan yang memuat tata cara teknis, standar dokumen pemilihan, dan peran pihak yang melaksanakan pengadaan (mis. PPK, Pejabat Pengadaan, Pokja Pemilihan). Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan melalui Penyedia serta perubahan berikutnya (mis. Peraturan LKPP No.4 Tahun 2024) merinci cara pengadaan langsung dilaksanakan, termasuk mekanisme verifikasi, batasan mandat pejabat, dan kewajiban publikasi pasca-pengadaan. Keputusan Deputi dan standar dokumen juga memberi format standar untuk Surat Perintah Kerja (SPK), surat penunjukan, dan formulir evaluasi yang biasa dipakai.

Penting untuk menekankan bahwa pengadaan langsung bukan “zona bebas aturan” – ia adalah pengecualian prosedural yang tetap harus memenuhi prinsip pengadaan: efisiensi, efektivitas, transparansi, persaingan sehat, dan akuntabilitas. Penggunaan pengadaan langsung wajib didasarkan pada alasan yang kuat (mis. nilai paket di bawah ambang, kebutuhan mendesak, atau ketersediaan penyedia sedikit) dan harus didokumentasikan secara lengkap agar dapat dibuktikan pada saat audit. Karena regulasi berubah dari waktu ke waktu-termasuk penyesuaian ambang nilai atau tata cara-unit pengadaan wajib merujuk pada sumber hukum terbaru (Perpres dan Peraturan LKPP) saat mengambil keputusan.

2. Kapan Pengadaan Langsung Diperbolehkan – Kriteria dan Ambang Nilai

Salah satu aspek paling praktis tentang pengadaan langsung adalah mengetahui kapan metode ini boleh dipakai. Kriteria umum meliputi: nilai paket yang memenuhi ambang batas, adanya kebutuhan mendesak yang tidak memungkinkan prosedur tender, hanya sedikit (atau satu) penyedia yang mampu memenuhi spesifikasi, atau kesepakatan bahwa paket bersifat berulang dan sesuai kontrak kerangka/e-catalog. Namun detail dan angka ambang nilai bersifat normatif dan dapat berubah mengikuti Perpres/LKPP terbaru. Menurut Perpres 16/2018 ambang nilai pengadaan langsung barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya tercantum Rp200.000.000,00, tetapi aturan pelaksana LKPP serta revisi Perpres lebih lanjut dapat mengubah nilai ini atau menambahkan pengecualian operasional. Oleh karena itu selalu cek peraturan terbaru sebelum menerapkan metode ini.

Selain ambang nilai, ada kriteria non-nilai yang sering dipakai:

Kebutuhan mendesak (emergency response/bencana, kebutuhan operasional yang tidak dapat ditunda).
Ketersediaan penyedia terbatas (hanya ada sedikit vendor yang memproduksi barang spesifik atau punya sertifikasi tertentu).
Keperluan sinkronisasi teknis (mis. spare part spesifik dari vendor tertentu yang kompatibel).

Regulasi LKPP menekankan bahwa argumen penggunaan pengadaan langsung harus didukung dokumen (surat keputusan penetapan metode, market survey singkat, bukti urgensi). Jika tidak terdokumentasi, penggunaan pengadaan langsung berisiko dianggap menyimpang oleh auditor.

Dalam praktik instansi, terdapat pembagian tugas: PPK biasanya berwenang menetapkan dan melaksanakan pengadaan langsung untuk paket di bawah ambang tertentu, sedangkan untuk nilai yang lebih besar pelaksanaannya mungkin melibatkan Pokja Pemilihan atau mekanisme e-purchasing. Perubahan regulasi belakangan juga mengarahkan penggunaan katalog elektronik (e-catalog/e-purchasing) untuk paket bernilai kecil agar proses lebih cepat dan terstandarisasi. Singkatnya: sebelum memilih pengadaan langsung, periksa nilai ambang terbaru, kebutuhan sifat urgensi, jumlah penyedia pasar, serta dokumentasikan alasan pemilihan untuk menjaga kepatuhan aturan.

3. Tahapan Operasional Pengadaan Langsung – Dari Perencanaan sampai SPK

Walaupun lebih sederhana daripada tender, pengadaan langsung tetap mengikuti rangkaian langkah operasional yang jelas: perencanaan, pemilihan penyedia, negosiasi harga, penetapan pemenang, dan pelaksanaan kontrak. Dalam praktik, tahapan ini seringdipadatkan, tetapi setiap langkah harus menghasilkan dokumen bukti.

Perencanaan & Penetapan Metode
- PPK merumuskan Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan memutuskan metode pengadaan. Untuk pengadaan langsung, catat dasar hukum (ambang nilai, urgensi) dan buat keputusan tertulis. Lakukan market survey singkat untuk mengetahui penyedia potensial dan rentang harga pasar.
Permintaan Penawaran Singkat (Request for Quotation / RFQ)
- Hubungi beberapa penyedia (sesuai pedoman jumlah minimal jika diatur), minta penawaran teknis dan harga dalam format singkat. Meski tidak ada tender formal, dokumentasikan semua komunikasi (email, surat). Jika ada e-catalog, gunakan mekanisme ini untuk pembelian langsung agar harga dan spesifikasi konsisten.
Evaluasi Penawaran
- Evaluasi cepat: periksa kesesuaian spesifikasi, ketersediaan stok, waktu pengiriman, dan harga. Jika ada kriteria teknis harus dipenuhi (sertifikat, garansi), mintalah bukti pendukung. Catat perbandingan penawaran dalam lembar evaluasi sederhana.
Negosiasi & Penetapan Penyedia
- Lakukan negosiasi bila perlu untuk mendapatkan harga wajar dan kondisi pembayaran yang aman. Setelah kesepakatan, keluarkan Surat Penunjukan/Surat Perintah Kerja (SPK) atau perjanjian sederhana yang memuat spesifikasi, harga, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran.
Pelaksanaan & Penerimaan Barang/Jasa
- Terima barang/jasa sesuai spesifikasi; lakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas (Berita Acara Serah Terima / BAST). Bila barang memerlukan uji mutu, lakukan sebelum pembayaran final.
Pembayaran & Penutupan
- Lakukan pencairan sesuai termin dalam SPK (mis. DP, termin akhir setelah serah terima). Simpan seluruh dokumen untuk arsip dan audit.

Setiap tahap perlu rekaman tertulis. LKPP menyediakan standar dokumen yang dapat dipakai agar format seragam (mis. formulir permintaan penawaran, lembar evaluasi, SPK). Meskipun proses ringkas, kehati-hatian teknis dan administratif tetap wajib agar output pengadaan memenuhi prinsip value-for-money dan dapat dipertanggungjawabkan di kemudian hari.

4. Dokumen Administratif dan Teknis yang Wajib Disiapkan

Pengadaan langsung menuntut dokumen yang lebih ringkas dibanding tender, tetapi bukan berarti dokumen bisa asal. Berikut daftar dokumen utama yang harus disiapkan oleh PPK dan penyedia.

Dokumen yang harus disiapkan PPK (pembeli):

Keputusan Penetapan Metode: surat tertulis yang menjelaskan alasan penggunaan pengadaan langsung (nilai paket, urgensi, ketersediaan penyedia).
Rencana Kebutuhan & Spesifikasi Teknis: dokumen yang memuat spesifikasi minimum, kuantitas, lokasi pengiriman, dan syarat layanan purna jual.
RFQ / Dokumen Permintaan Penawaran Ringkas: format permintaan penawaran yang dikirim ke beberapa penyedia.
Berita Acara Evaluasi: lembar perbandingan penawaran yang memuat alasan pemilihan penyedia tertentu.
Surat Penunjukan / SPK: dokumen kontraktual sederhana yang memuat hak dan kewajiban, harga, termin, serta ketentuan sanksi.
BAST (Berita Acara Serah Terima): bukti penerimaan barang/jasa dan dasar pembayaran akhir.

Dokumen yang harus disiapkan Penyedia (vendor):

Penawaran Harga & Spesifikasi: dokumen penawaran yang sesuai RFQ, menyertakan spesifikasi teknis dan garansi.
Surat Pernyataan & Dokumen Legal: NPWP, NIB/SIUP (jika relevan), surat pernyataan tidak blacklist, serta dokumen lain yang diminta.
Bukti Ketersediaan/Stok: jika relevan, bukti bahwa barang tersedia untuk pengiriman cepat.
Dokumen Jaminan Mutu: sertifikat produk, standar mutu, atau hasil uji sederhana bila diminta.

Dalam banyak kasus LKPP merekomendasikan atau mensyaratkan penggunaan format standar untuk SPK dan BAST agar memudahkan audit internal dan eksternal. Selain itu, bila pengadaan menggunakan e-purchasing/e-catalog, sebagian dokumen administratif dan data katalog sudah terekam dalam sistem sehingga proses verifikasi lebih cepat. Namun PPK tetap harus menyimpan bukti komunikasi dan evaluasi karena itu menjadi bukti tata kelola.

5. Penilaian Harga, Kewajaran, dan Penggunaan E-Catalog / E-Purchasing

Salah satu tugas krusial PPK pada pengadaan langsung adalah memastikan harga yang dibayar adalah wajar dan sesuai pasar. Meski proses cepat, prinsip value-for-money harus dijaga.

Market Survey & Benchmarking
Sebelum memilih penyedia, lakukan market survey singkat untuk mengetahui rentang harga pasar. Survey ini bisa melalui penawaran dari beberapa penyedia, daftar harga distributor, atau merujuk e-catalog yang dikelola LKPP (jika produk tersedia di katalog). Dokumentasikan hasil benchmarking sebagai bukti kewajaran harga.
E-Catalog dan E-Purchasing
Jika barang/jasa tersedia di e-catalog LKPP, PPK dianjurkan (atau diwajibkan menurut peraturan tertentu) menggunakan e-purchasing. Keuntungan e-catalog: spesifikasi dan harga sudah distandarkan, mempermudah verifikasi, dan mempercepat proses pembelian. Untuk produk yang tercantum, pembeli tinggal memilih penyedia dan menyelesaikan proses via sistem. Penggunaan e-catalog membantu memastikan harga yang masuk akal karena telah melalui proses seleksi dan penetapan harga oleh LKPP.
Negosiasi dan Justifikasi Harga
Bila menggunakan RFQ, lakukan negosiasi singkat untuk menurunkan harga atau memperbaiki syarat (garansi, pengiriman, instalasi). Buat justifikasi tertulis atas harga yang disepakati: hitungan cost build-up sederhana yang menjelaskan komponen biaya dan margin. Catatan ini akan berguna saat pemeriksaan atau audit.
Penilaian Kelangkaan & Harga Tinggi
Jika hanya ada satu penyedia (single source) dan harga relatif tinggi, PPK harus menyiapkan dokumentasi kenapa tidak ada alternatif (mis. hak paten, spesifikasi unik) dan upaya yang sudah dilakukan untuk mencari opsi lain. Permintaan persetujuan atasan atau organ audit internal mungkin diperlukan sebelum transaksi dilakukan.

Dengan langkah-langkah ini-market survey, penggunaan e-catalog bila tersedia, dokumentasi negosiasi, dan justifikasi harga-PPK dapat menunjukkan bahwa pengadaan langsung memberikan value-for-money meski prosesnya singkat.

6. Kontrak, Jaminan, Pembayaran, dan Pengelolaan Garansi

Setelah penyedia dipilih, tahap kontrak dan pengaturan pembayaran menjadi pusat perhatian agar risiko terpenuhi dan layanan/ barang sesuai.

Surat Perintah Kerja (SPK) atau Kontrak Ringkas
Pengadaan langsung biasanya dituangkan dalam SPK atau kontrak ringkas yang memuat minimal: identitas pihak, ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi barang/jasa, jumlah, harga total, termin pembayaran, jangka waktu pelaksanaan, serta ketentuan sanksi/denda. Pastikan adanya klausul penerimaan (acceptance criteria) dan peran PPK dalam verifikasi. Gunakan format standar apabila tersedia di instansi Anda.
Jaminan Pelaksanaan dan Pembayaran
Untuk paket bernilai rendah, peraturan sering memberi kelonggaran terkait kewajiban jaminan bank (bank guarantee). Namun bila diperlukan, atur jenis jaminan yang proporsional: jaminan pelaksanaan, jaminan uang muka (advance payment guarantee). Jika pembayaran DP diberi, pertimbangkan retensi atau penahanan sebagian hingga serah terima. Semua mekanisme ini harus jelas di SPK.
Prosedur Pembayaran
Pembayaran dilakukan setelah proses administrasi dan verifikasi mutu selesai sesuai ketentuan SPK dan SOP keuangan instansi. Dokumen pendukung pembayaran biasanya meliputi faktur, BAST, dan dokumen pendukung lain (surat jalan, sertifikat uji). Pastikan proses pembayaran mematuhi aturan keuangan negara agar tidak terjadi temuan administrasi.
Garansi & Layanan Purna Jual
Untuk barang tertentu (peralatan, perangkat elektronik), tetapkan masa garansi dan SLA layanan teknis. Cantumkan waktu respons teknisi, cakupan spare part, dan biaya yang ditanggung vendor selama masa garansi. Bukti pemenuhan layanan purna jual (laporan perbaikan, spare part yang diganti) perlu dicatat sebagai bahan evaluasi kinerja penyedia di masa depan.
Perubahan dan Penyelesaian Sengketa
SPK harus memuat prosedur perubahan (change order) bila ada penyesuaian kuantitas atau spesifikasi, serta mekanisme penyelesaian sengketa (negosiasi, mediasi, arbitrase jika relevan). Penyelesaian administrasi yang rapi membantu menutup kontrak tanpa masalah.

Dengan kontrak yang jelas, jaminan yang proporsional, serta mekanisme pembayaran dan garansi yang tertata, pengadaan langsung dapat dijalankan secara aman dan akuntabel.

7. Pengendalian Risiko, Transparansi, dan Kewajiban Pelaporan

Pengadaan langsung, karena kemudahannya, rawan disalahgunakan. Oleh sebab itu pengendalian risiko dan kewajiban pelaporan menjadi aspek penting agar proses tetap akuntabel.

Dokumentasi sebagai Guardrail
Setiap langkah-survei pasar, permintaan penawaran, evaluasi, SPK, BAST, dan pembayaran-harus didokumentasikan. Dokumentasi lengkap menjadi bukti bahwa proses berjalan sesuai prinsip dan mempermudah audit. LKPP dan unit pengawas internal menekankan arsip digital & fisik yang rapi.
Publikasi Retrospektif
Beberapa peraturan mengharuskan publikasi ringkasan pengadaan (penyedia, nilai kontrak, metode, alasan penggunaan pengadaan langsung) di portal pengadaan atau situs instansi sebagai bentuk transparansi. Publikasi ini membuka ruang pengawasan publik dan menurunkan risiko kolusi atau mark-up harga.
Audit Internal & Eksternal
Pengadaan langsung wajib siap diaudit; BPK, BPKP, inspektorat daerah atau auditor internal akan memeriksa dasar pemilihan metode, kewajaran harga, serta kepatuhan prosedural. Oleh karena itu PPK harus menyiapkan bukti-bukti yang mudah ditelusuri. Audit paska-pengadaan juga sering dimanfaatkan untuk perbaikan proses (lessons learned).
Whistleblowing & Mekanisme Pengaduan
Sediakan jalur aduan jika pegawai atau publik menemukan indikasi penyimpangan. Mekanisme whistleblowing melindungi pelapor dan membantu mendeteksi maladministrasi lebih awal. Respons cepat atas aduan dan tindakan korektif yang jelas memperbaiki kepercayaan publik.
Evaluasi Kinerja Penyedia
Nilai kinerja penyedia selama kontrak (on-time delivery, kualitas barang, kepatuhan garansi) dan rekam jejak ini penting untuk pengadaan selanjutnya-sebagai referensi di SIKaP atau database penyedia. Penilaian buruk dapat menjadi dasar pengelompokan risiko untuk kontrak masa depan.

Dengan pengendalian dokumentasi, publikasi hasil, kesiapan audit, dan mekanisme aduan, instansi menyeimbangkan kebutuhan percepatan pengadaan langsung dengan tanggung jawab akuntabilitas publik.

8. Praktik Terbaik bagi PPK dan Penyedia – Tips untuk Meminimalkan Risiko

Berikut rekomendasi praktis agar pengadaan langsung berjalan efisien dan minim risiko – disusun untuk dua aktor utama: PPK (pembeli) dan penyedia (vendor).

Untuk PPK (pemerintah / instansi):

Selalu cek regulasi terbaru – periksa Perpres dan peraturan LKPP sebelum menentukan metode; jangan pakai aturan lama.
Lakukan market survey minimal 3 penyedia – meski tidak wajib, meminta 3 penawaran singkat memberi basis perbandingan harga.
Gunakan e-catalog jika tersedia – lebih cepat dan harga sudah terverifikasi.
Dokumentasikan semua keputusan – termasuk alasan memilih satu penyedia, negosiasi harga, dan alasan penggunaan pengadaan langsung.
Tetapkan acceptance criteria jelas – buat checklist penerimaan agar tim lapangan tahu standar mutu yang diharapkan.

Untuk Penyedia (vendor):

Siapkan dokumen legal & teknis rapi – NIB, NPWP, katalog produk, surat garansi, dan bukti ketersediaan stock.
Respon cepat & jaga komunikasi – pengadaan langsung sering butuh jawaban cepat; respons proaktif meningkatkan peluang dipilih.
Tawarkan nilai tambah – mis. garansi lebih lama, gratis instalasi, atau training singkat, yang dapat membedakan Anda dari kompetitor.
Sediakan layanan purna jual – kesiapan teknisi dan suku cadang sering jadi kriteria pembeli.

Tips umum:

Audit internal rutin: Instansi buat review berkala atas penggunaan pengadaan langsung untuk mengetahui pola penyalahgunaan atau kebutuhan revisi proses.
Pelatihan PPK: tingkatkan kapasitas pegawai pengadaan untuk menilai kewajaran harga, menyusun SPK, dan melakukan evaluasi sederhana.
Template standar: gunakan template RFQ, SPK, dan BAST yang sudah disesuaikan regulasi untuk mempercepat proses dan menjaga konsistensi.

Dengan menerapkan praktik-praktik ini, proses pengadaan langsung menjadi alat yang efektif untuk memenuhi kebutuhan cepat tanpa mengorbankan tata kelola.

Kesimpulan

Pengadaan langsung barang/jasa adalah metode yang berguna untuk memenuhi kebutuhan pemerintah secara cepat dan sederhana, khususnya untuk paket bernilai relatif kecil, keperluan mendesak, atau ketika pasar penyedia terbatas. Meski lebih ringkas dibanding proses tender tradisional, pengadaan langsung tidak membebaskan pihak pelaksana dari kewajiban mematuhi peraturan, mencatat dasar hukum pemilihan, dan menjaga prinsip-prinsip pengadaan publik: efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas. Dokumen perencanaan yang matang, market survey yang memadai, penggunaan e-catalog bila tersedia, serta kontrak dan laporan yang rapi merupakan elemen kunci untuk memastikan proses berjalan baik dan bisa dipertanggungjawabkan.

Bagi PPK, kuncinya adalah keseimbangan: cepat tetapi terdokumentasi. Untuk penyedia, kesiapan administrasi dan kemampuan merespons cepat akan meningkatkan peluang mendapat kontrak. Di sisi pengawasan, publikasi ringkasan pengadaan dan kesiapan menghadapi audit membantu mencegah praktik tidak wajar. Karena regulasi bisa berubah, selalu rujuk peraturan terbaru dari Perpres dan Peraturan LKPP sebelum melaksanakan atau mengikuti pengadaan langsung-itu memastikan keputusan operasional sesuai ketentuan yang berlaku.