Dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah, ada dua dokumen yang memegang peranan sangat penting: Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Keduanya selalu digunakan dalam setiap pengadaan, namun tidak sedikit pelaku PBJ yang menyusunnya secara terpisah tanpa benar-benar memahami hubungan erat di antara keduanya. Padahal, kualitas HPS sangat bergantung pada kualitas KAK. Jika KAK tidak jelas, tidak lengkap, atau tidak terukur, maka HPS hampir pasti tidak akurat.
KAK adalah dokumen yang menjelaskan apa yang akan dilakukan, bagaimana pekerjaannya, standar apa yang dipakai, volume apa saja yang dibutuhkan, lingkup kerja, hingga tujuan pengadaan. Sementara HPS adalah perkiraan biaya yang dihitung berdasarkan kebutuhan nyata yang tercantum dalam KAK. Dengan kata lain, KAK adalah “pondasi teknis”, dan HPS adalah “perhitungan biaya” dari pondasi tersebut.
Sering kali tim pengadaan menyusun KAK hanya sebagai formalitas administratif. Akibatnya, HPS tidak dapat mencerminkan kebutuhan nyata, perhitungan menjadi tidak wajar, dan akhirnya memicu perdebatan saat audit. Untuk menghindari hal tersebut, pemahaman mengenai hubungan KAK dan HPS harus kuat. Artikel ini membahas bagaimana kedua dokumen ini terhubung secara logis, teknis, dan praktis.
KAK sebagai Sumber Informasi Teknis Utama untuk Penyusunan HPS
KAK berisi penjelasan lengkap mengenai kebutuhan pekerjaan atau barang yang akan diadakan. Semua informasi teknis dalam KAK menjadi bahan dasar bagi penyusun HPS untuk mengidentifikasi komponen biaya. Jika KAK lengkap, penyusun HPS akan memiliki gambaran jelas mengenai barang atau pekerjaan yang harus dihitung. Namun jika KAK masih kabur, maka HPS tidak akan akurat.
Di dalam KAK terdapat informasi penting seperti:
- Spesifikasi barang atau jasa
- Volume pekerjaan
- Lokasi pekerjaan
- Durasi pekerjaan
- Standar kualitas dan mutu
- Kebutuhan tenaga ahli atau peralatan
- Standar keluaran (output) dan hasil akhir (deliverable)
Semua elemen ini berpengaruh langsung terhadap nilai HPS. Tanpa memahami isi KAK, tidak mungkin HPS bisa disusun secara benar. Oleh karena itu, hubungan antara KAK dan HPS bersifat fundamental: KAK adalah petunjuk teknis, sedangkan HPS adalah hasil evaluasi biaya berdasarkan petunjuk tersebut.
Spesifikasi Teknis dalam KAK Menentukan Harga dalam HPS
Salah satu komponen paling penting dalam KAK adalah spesifikasi teknis. Spesifikasi adalah faktor utama yang menggambarkan kualitas barang atau jasa yang akan diterima. Pemilihan kualitas langsung memengaruhi harga. Semakin tinggi kualitas barang atau jasa, semakin tinggi pula biaya yang harus dihitung dalam HPS.
Misalnya, KAK yang meminta laptop dengan prosesor generasi terbaru tentu menghasilkan HPS lebih tinggi daripada laptop dengan spesifikasi standar. Begitu juga dalam pekerjaan konstruksi, perbedaan spesifikasi material seperti mutu beton, tipe baja, atau jenis finishing akan membuat perbedaan besar dalam HPS.
Jika KAK tidak jelas atau tidak lengkap dalam menjelaskan spesifikasi, penyusun HPS akan menebak-nebak harga berdasarkan perkiraan. Hasilnya, harga bisa terlalu rendah atau terlalu tinggi. Auditor biasanya menilai bahwa HPS tidak wajar karena tidak mengikuti standar spesifikasi dalam KAK.
Dengan demikian, spesifikasi yang rinci dalam KAK merupakan kunci agar HPS dapat disusun dengan akurat.
Volume dan Lingkup Kerja dalam KAK adalah Dasar Perhitungan Kuantitas HPS
HPS tidak hanya menghitung harga per unit, tetapi juga menghitung kuantitas pekerjaan. Kuantitas ini ditentukan sepenuhnya oleh KAK. Jika KAK menyebutkan volume pekerjaan secara rinci, penyusun HPS dapat mengalikan harga satuan dengan volume tersebut untuk mendapatkan nilai total.
Namun dalam banyak kasus, KAK disusun sangat minimalis sehingga tidak mencantumkan volume pekerjaan secara detail. Akibatnya, penyusun HPS kesulitan menentukan kuantitas yang benar. Mereka sering menaksir volume berdasarkan pengalaman atau asumsi, bukan berdasarkan dokumen resmi. Hal ini membuat HPS rawan menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan nyata.
Volume pekerjaan yang rinci dalam KAK membantu memastikan bahwa setiap komponen biaya dihitung secara tepat dan tidak berlebihan. Auditor selalu melihat apakah volume dalam HPS konsisten dengan KAK. Jika tidak sesuai, maka HPS dinilai tidak dapat dipertanggungjawabkan.
Oleh karena itu, volume pekerjaan adalah salah satu titik hubungan paling kritis antara KAK dan HPS.
Lokasi dan Kondisi Lapangan dalam KAK Mempengaruhi Biaya Distribusi dan Tenaga Kerja
KAK tidak hanya berisi spesifikasi barang atau jasa, tetapi juga menjelaskan lokasi pekerjaan dan kondisi lapangan. Dua faktor ini sangat berpengaruh terhadap biaya dan menjadi salah satu penentu kewajaran harga dalam HPS.
Lokasi pekerjaan memengaruhi biaya:
- Transportasi dan logistik
- Mobilisasi dan demobilisasi peralatan
- Biaya tenaga kerja
- Biaya risiko tambahan
Jika lokasi jauh dari pusat distribusi, harga barang bisa menjadi lebih mahal. Jika lokasi memiliki akses sulit, biaya mobilisasi peralatan bisa meningkat. KAK yang tidak mencantumkan kondisi lapangan membuat penyusun HPS kehilangan informasi penting untuk menghitung biaya secara akurat.
Dengan mencantumkan kondisi lapangan secara detail, KAK membantu penyusun HPS melakukan penyesuaian harga yang masuk akal. Auditor sangat memperhatikan konsistensi antara lokasi pekerjaan dalam KAK dan biaya pendukung dalam HPS.
Inilah salah satu hubungan kuat yang menunjukkan bahwa KAK bukan sekadar dokumen administratif, tetapi dokumen teknis yang memengaruhi biaya secara langsung.
Output dan Deliverable dalam KAK Menentukan Kualitas dan Biaya Jasa
Dalam pengadaan jasa, KAK menjadi dokumen utama yang menjelaskan output dan deliverable yang harus dihasilkan penyedia. Semakin kompleks output yang diminta dalam KAK, semakin besar biaya yang harus dihitung dalam HPS. Hal ini sangat penting dalam pengadaan jasa konsultansi, pelatihan, penelitian, atau pengembangan sistem.
KAK biasanya mencantumkan:
- Jenis output
- Standar kualitas laporan
- Jumlah pertemuan atau workshop
- Durasi kegiatan
- Kebutuhan tenaga ahli
Detail ini menentukan struktur biaya dalam HPS, terutama biaya tenaga ahli, biaya operasional, dan biaya administrasi. Jika deliverable tidak jelas dalam KAK, penyusun HPS tidak akan tahu berapa jumlah tenaga ahli yang diperlukan atau durasi kegiatan yang seharusnya. Dampaknya, HPS bisa terlalu rendah atau terlalu tinggi dan dinilai tidak wajar oleh auditor.
Dengan demikian, KAK yang jelas mengenai output dan deliverable sangat mempengaruhi komponen biaya dalam HPS.
KAK sebagai Pedoman Validasi Harga Saat Penawaran Masuk
Ketika penyedia memberikan penawaran, PPK harus menilai apakah harga tersebut wajar dan sesuai dengan HPS. Namun proses ini hanya dapat dilakukan jika KAK jelas. KAK membantu memeriksa apakah penyedia memahami kebutuhan pekerjaan, spesifikasi barang, atau lingkup jasa yang dimaksud.
Jika penyedia menawarkan harga terlalu rendah, PPK dapat melihat KAK untuk menentukan apakah penawaran tersebut masuk akal. Jika KAK menyebutkan spesifikasi tinggi dan penyedia menawarkan harga terlalu murah, PPK dapat mencurigai bahwa penyedia tidak memahami pekerjaan atau berpotensi memberikan barang berkualitas rendah.
Dalam proses audit, auditor sering mencocokkan antara penawaran, HPS, dan KAK. Jika KAK jelas dan konsisten dengan HPS, auditor biasanya menerima perhitungan harga sebagai wajar.
Karena itu, KAK adalah dokumen pembanding yang membantu memastikan bahwa HPS dan penawaran penyedia berada dalam garis yang sama.
KAK dan HPS yang Tidak Sinkron Berisiko Menimbulkan Temuan Audit
Salah satu risiko terbesar dalam pengadaan adalah ketika KAK dan HPS tidak konsisten. Auditor sering menemukan:
- Spesifikasi dalam KAK tidak sama dengan komponen harga di HPS.
- Volume dalam HPS lebih besar dari yang tercantum dalam KAK.
- Biaya dalam HPS terlalu tinggi karena KAK terlalu umum.
- Biaya dalam HPS terlalu rendah karena KAK tidak lengkap.
Ketidaksesuaian ini membuat auditor menilai bahwa penyusunan HPS tidak berdasarkan KAK, sehingga harga dianggap tidak wajar atau tidak dapat dipertanggungjawabkan. Temuan seperti ini dapat berujung pada rekomendasi perbaikan, koreksi anggaran, bahkan potensi kerugian negara.
Untuk menghindari risiko tersebut, penyusun HPS harus memastikan bahwa semua komponen biaya berasal dari KAK yang lengkap dan akurat.
Kesimpulan: KAK adalah Pondasi, HPS adalah Bangunan
Hubungan antara KAK dan HPS sangat erat dan tidak dapat dipisahkan. KAK adalah dokumen teknis yang menjelaskan kebutuhan, spesifikasi, volume, lokasi, dan output pekerjaan. HPS adalah perhitungan biaya yang menggambarkan berapa biaya wajar untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Jika KAK tidak lengkap, HPS tidak akan akurat. Jika HPS tidak mengikuti KAK, harga tidak akan wajar.
Dengan memastikan bahwa KAK disusun secara rinci, jelas, dan terukur, penyusun HPS dapat menghasilkan perhitungan biaya yang valid, objektif, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada auditor. KAK yang baik menghasilkan HPS yang baik, dan HPS yang baik menghasilkan pengadaan yang efisien dan akuntabel.
