Menyusun spesifikasi teknis yang ideal sering kali menjadi pekerjaan yang menguji kejelian dan ketelitian seorang pejabat pengadaan. Banyak orang menguasai prosedur pemilihan penyedia, tetapi tidak banyak yang benar-benar memahami bagaimana membuat spesifikasi teknis yang kuat, lengkap, jelas, dapat diuji, dan tidak membuka celah temuan audit. Spesifikasi teknis yang ideal bukan sekadar daftar komponen atau tulisan panjang penuh istilah teknis, melainkan dokumen yang benar-benar mencerminkan kebutuhan nyata, sesuai standar, dan dapat diukur secara obyektif. Karena itu, membuat contoh spesifikasi teknis untuk berbagai jenis barang sangat membantu untuk memberikan gambaran seperti apa kualitas dokumen yang harus dicapai.
Di lapangan, banyak spesifikasi teknis dibuat seadanya. Ada yang hanya satu paragraf, ada yang terlalu umum dan ambigu, ada yang terlalu mengarah, ada yang hanya copy-paste dari katalog satu merek tertentu, dan ada pula yang terlalu teknis tetapi tidak fungsional. Kelemahan ini membuat pengadaan menjadi tidak efisien dan rentan mendapat catatan dari auditor. Padahal spesifikasi teknis adalah alat utama untuk memastikan barang yang dibeli sesuai dengan ekspektasi pengguna. Ketika spesifikasi teknis dibuat dengan sangat baik, pengadaan akan berjalan mulus bahkan tanpa perdebatan dengan penyedia. Sebaliknya, jika spesifikasi teknis buruk, masalah akan muncul pada semua tahap: penawaran menjadi tidak relevan, evaluasi menjadi sulit, serah terima tidak akurat, dan pengguna kecewa dengan hasilnya.
Untuk membantu memahami bagaimana bentuk spesifikasi teknis yang ideal, artikel ini menyajikan contoh konsep untuk sepuluh jenis barang umum dalam pengadaan. Bukan berupa daftar teknis mentah, tetapi penjelasan naratif mengenai bagaimana spesifikasi tersebut seharusnya dibangun dan apa saja poin-poin yang wajib diperhatikan. Tujuannya agar pembaca tidak sekadar meniru, tetapi memahami cara berpikir di balik penyusunannya. Contoh-contoh ini bisa diadaptasi untuk kebutuhan nyata di berbagai instansi.
Barang pertama yang sering diadakan adalah laptop untuk kebutuhan kantor. Banyak instansi membuat spesifikasi laptop yang terlalu teknis atau terlalu mengarah pada satu merek tertentu. Padahal, spesifikasi yang ideal harus berbasis kebutuhan pengguna. Laptop untuk staf administrasi tentu berbeda dengan laptop untuk desainer grafis atau analis data. Spesifikasi laptop yang ideal harus memuat jenis prosesor minimal, kapasitas RAM, jenis penyimpanan, ukuran layar, dan standar efisiensi. Semuanya harus ditulis dengan parameter yang terukur, bukan istilah “laptop standar” atau “kualitas tinggi”. Dengan spesifikasi yang jelas, penyedia akan menawarkan barang yang tepat, evaluasi menjadi objektif, dan auditor dapat memeriksa kesesuaian barang dengan mudah.
Barang kedua yang sering diadakan adalah printer kantor. Printer tampak sederhana, tetapi sering menjadi sumber masalah karena spesifikasinya kurang jelas. Banyak instansi hanya menulis “printer laserjet” tanpa menjelaskan kecepatan cetak, resolusi, kemampuan duplex, kapasitas toner, atau standar energi. Padahal spesifikasi ideal harus memuat performa printer, bukan sekadar jenis teknologinya. Printer untuk unit kerja dengan intensitas tinggi tentu membutuhkan kecepatan cetak yang lebih besar dibanding unit yang jarang mencetak dokumen. Ketika spesifikasi teknis mencerminkan kebutuhan detail, penyedia tidak bisa lagi menawarkan printer murah berkualitas rendah.
Barang berikutnya adalah proyektor. Spesifikasi proyektor sering kali hanya mencantumkan lumens, padahal kualitas proyektor jauh lebih kompleks. Ada resolusi, kontras, teknologi panel, durasi lampu, hingga kemampuan proyeksi pada ruangan terang. Spesifikasi ideal harus menjelaskan performa gambar minimal agar ruang rapat atau kelas dapat melihat visual dengan baik. Tanpa spesifikasi ini, penyedia bisa menawarkan proyektor terang di atas kertas tetapi buruk performanya saat digunakan. Auditor akan memeriksa apakah barang yang diterima benar-benar sesuai kebutuhan ruangan, sehingga spesifikasi yang jelas akan menghindarkan instansi dari temuan.
Barang keempat yang sering diadakan adalah meja dan kursi kerja. Banyak instansi menganggap furniture hanyalah soal ukuran dan bahan, tetapi auditor sering menemukan temuan terkait rendahnya kualitas material atau tidak terpenuhinya standar ergonomi. Spesifikasi ideal harus mencantumkan jenis kayu atau material utama, ketebalan, finishing, rangka, kemampuan menahan beban, dan desain ergonomis. Dengan penjelasan naratif dalam spesifikasi teknis, penyedia tidak bisa lagi menggunakan material murah yang cepat rusak. Auditor dapat menilai kualitas barang dengan melihat kesesuaian material dan konstruksi dengan spesifikasi.
Barang kelima adalah AC. Banyak pengadaan AC bermasalah karena spesifikasinya hanya mencantumkan kapasitas PK. Padahal AC memiliki banyak aspek teknis seperti teknologi inverter, efisiensi energi, jenis refrigerant, tingkat kebisingan, dan ketahanan cuaca jika dipasang di luar ruangan. Spesifikasi yang ideal harus menggambarkan kebutuhan ruangan: ukuran ruangan, jumlah jendela, intensitas panas, dan durasi penggunaan. Auditor sering memberikan temuan ketika AC cepat rusak atau tidak dingin karena spesifikasi tidak disusun dengan kajian kebutuhan ruangan.
Barang keenam adalah perangkat jaringan seperti router atau access point. Spesifikasi perangkat jaringan sangat rawan mengarah pada merek tertentu karena banyak fiturnya bersifat proprietary. Karena itu, spesifikasi ideal harus menggunakan parameter umum yang dapat digunakan lintas merek. Misalnya kecepatan Wi-Fi, jumlah pengguna, jangkauan, frekuensi, dan spesifikasi keamanan. Auditor akan menilai apakah perangkat yang dibeli benar-benar memenuhi standar keamanan dan performa jaringan yang dibutuhkan. Jika spesifikasi terlalu teknis tanpa fungsi jelas, auditor dapat menilai bahwa pengadaan tidak efisien.
Barang ketujuh adalah kamera CCTV. Spesifikasi CCTV sangat sering menjadi temuan audit karena kualitas gambar tidak sesuai harapan. CCTV ideal bukan sekadar kamera dengan resolusi tertentu, tetapi harus memuat performa dalam kondisi rendah cahaya, kualitas rekaman malam, ketahanan cuaca, kemampuan zoom, dan kapasitas penyimpanan rekaman. Spesifikasi ideal juga harus menjelaskan kebutuhan lokasi pemasangan, sehingga penyedia tidak bisa menawarkan kamera indoor untuk area outdoor. Auditor akan menilai apakah CCTV yang dibeli mampu memenuhi standar keamanan yang dibutuhkan instansi.
Barang kedelapan adalah kendaraan operasional. Kendaraan sering menjadi sorotan auditor karena nilai belanjanya besar. Spesifikasi ideal harus mencantumkan kapasitas mesin, standar emisi, fitur keselamatan, konsumsi bahan bakar, kapasitas penumpang, dan fungsi kendaraan. Banyak temuan audit muncul karena spesifikasi terlalu mengarah pada merek tertentu atau tidak relevan dengan fungsi kendaraan. Spesifikasi ideal harus menekankan fungsi dan keselamatan, bukan kemewahan atau fitur tambahan yang tidak perlu.
Barang kesembilan adalah alat kebersihan seperti vacuum cleaner atau mesin poles lantai. Banyak pengadaan seperti ini dianggap kecil, tetapi sebenarnya mudah menimbulkan temuan jika spesifikasi teknis tidak jelas. Spesifikasi ideal harus menjelaskan daya hisap, kapasitas tabung, tingkat kebisingan, konsumsi energi, daya tahan material, dan fungsi permukaan lantai. Auditor sering menemukan bahwa alat yang dibeli tidak mampu bekerja sesuai fungsi karena spesifikasi dibuat asal-asalan.
Barang kesepuluh adalah bahan bangunan. Ini adalah kategori yang paling sering diperiksa auditor karena pekerjaan konstruksi sangat sensitif terhadap kualitas material. Spesifikasi bahan bangunan harus merujuk pada standar SNI atau ASTM, mencantumkan kekuatan material, ukuran, mutu, dan persyaratan teknis lainnya. Material yang tidak standar hampir selalu menjadi temuan karena berdampak langsung pada mutu bangunan. Auditor akan memeriksa apakah spesifikasi teknis benar-benar mencerminkan standar industri. Spesifikasi yang ideal meminimalkan potensi penyedia memberikan material berkualitas rendah.
Dari sepuluh contoh barang tersebut, sebenarnya ada satu benang merah yang sama: spesifikasi teknis yang ideal bukan hanya tentang menuliskan parameter, tetapi tentang menggambarkan kebutuhan dan fungsi barang secara jelas. Spesifikasi harus membantu penyedia memahami apa yang harus dipenuhi, membantu evaluator mengetahui apa yang harus diperiksa, membantu PPK mengetahui apa yang harus diterima, dan membantu auditor mengetahui apakah pengadaan sudah sesuai standar. Spesifikasi teknis yang ideal adalah dokumen yang memberikan arah bagi seluruh siklus pengadaan dari awal hingga akhir.
Ketika instansi memahami cara menyusun spesifikasi teknis yang kuat berdasarkan contoh-contoh seperti ini, pengadaan akan menjadi lebih akuntabel, efisien, dan bebas dari masalah hukum atau administrasi. Auditor pun akan menilai bahwa instansi telah melakukan perencanaan yang matang dan teliti, sehingga risiko temuan dapat diminimalkan secara signifikan.
