Dalam praktik pengadaan, menemukan produk yang tidak punya riwayat harga adalah situasi yang sering menimbulkan kebingungan. Ketika catatan transaksi sebelumnya tidak tersedia atau jejak harga di aplikasi katalog elektronik kosong, PPK/PP harus bersikap lebih teliti dan metodis agar proses negosiasi tetap akuntabel, efisien, dan menghasilkan harga yang wajar. Artikel ini menguraikan langkah demi langkah strategi negosiasi yang bisa diterapkan ketika riwayat harga tidak tersedia.
Memahami konteks dan tantangan ketika tidak ada riwayat harga
Ketiadaan riwayat harga berarti PPK/PP tidak dapat langsung meniru atau mengacu pada transaksi sebelumnya sebagai benchmark. Hal ini sering terjadi untuk produk baru, produk spesifik lokal, produk custom, atau ketika pemasok baru masuk ke katalog. Tantangan yang muncul bukan hanya soal angka; tanpa riwayat harga, risiko overpaying meningkat, validitas nilai anggaran menjadi lemah, dan waktu untuk verifikasi harga bisa bertambah. Selain itu, ketiadaan data mengurangi leverage negosiasi yang biasanya datang dari kemampuan menunjukkan harga pasar yang telah disepakati sebelumnya. Namun, ketiadaan riwayat harga juga membuka peluang. Negosiator yang siap dengan metode pengumpulan informasi dan strategi komunikasi dapat menempatkan diri untuk mendapatkan harga yang adil sambil tetap memenuhi spesifikasi teknis. Kunci utamanya adalah persiapan yang sistematis, penggunaan beberapa referensi harga alternatif, dan dokumentasi proses agar keputusan tetap transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Menentukan spesifikasi dan prioritas
Langkah pertama sebelum melakukan negosiasi adalah memastikan spesifikasi teknis produk ditetapkan dengan jelas. Spesifikasi yang kabur memudahkan penyedia menaikkan harga atas dasar interpretasi yang berbeda. PPK/PP harus menuliskan detail fungsi, kinerja, komposisi bahan, masa purna jual, layanan purna jual, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pemeliharaan apabila relevan. Spesifikasi yang lengkap bukan hanya memudahkan perbandingan penawaran tetapi juga memberi dasar meminta struktur biaya dari penyedia saat negosiasi. Selain spesifikasi, tetapkan prioritas penggunaan, misalnya apakah prioritas adalah produk dalam negeri (PDN), preferensi untuk usaha kecil/koperasi, atau faktor TKDN. Keputusan prioritas ini akan memengaruhi daftar penyedia yang akan dihubungi dan pendekatan negosiasi yang digunakan.
Mengumpulkan referensi harga alternatif
Ketika riwayat harga dalam aplikasi tidak ada, PPK/PP harus menggali sumber referensi lain. Pedoman E-Purchasing menunjukkan beberapa sumber yang dapat dipertimbangkan untuk menetapkan referensi harga atau HPS (Harga Perkiraan Sendiri), tergantung nilai paket. Sumber-sumber tersebut meliputi harga pasar setempat, daftar harga yang dipublikasikan oleh K/L/PD atau asosiasi, price list pabrik/distributor setelah diskon, inflasi tahun sebelumnya, harga kontrak sebelumnya untuk produk sejenis, informasi dari toko daring, dan engineer estimate. Menggabungkan beberapa sumber ini akan memberikan rentang harga yang realistis yang bisa digunakan sebagai acuan awal. Mengumpulkan referensi yang beragam juga mengurangi risiko bias dari satu sumber tunggal. Misalnya, harga pabrik mungkin memberi gambaran biaya dasar produksi, sementara informasi dari toko daring bisa merefleksikan harga ritel setelah biaya distribusi dan margin. Engineer estimate berguna untuk produk teknis yang memerlukan penilaian ahli terhadap bahan dan proses produksi.
Menetapkan HPS atau Referensi Harga
Setelah data referensi dikumpulkan, langkah berikutnya adalah menetapkan HPS atau referensi harga. Jika nilai paket di bawah ambang tertentu, HPS dapat berupa referensi harga ringkas; untuk paket yang lebih besar, HPS harus dibuat lebih formal dan terperinci. HPS yang baik menjelaskan asumsi yang dipakai, sumber data, dan rentang harga wajar. Catat pula elemen biaya lain yang perlu diperhitungkan seperti biaya pengiriman, bea masuk, pajak, dan biaya layanan tambahan. Keberadaan HPS memberikan dasar objektif untuk membuka negosiasi. Dokumentasikan seluruh proses pengumpulan referensi dan cara menghitung HPS agar bila diperlukan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam situasi tanpa riwayat harga, dokumentasi ini menjadi bukti penting bahwa PPK/PP telah melakukan upaya wajar untuk menentukan nilai pasar.
Mencari dan memetakan calon penyedia
Tanpa riwayat harga, strategi terbaik adalah meningkatkan kompetisi di antara penyedia. Identifikasi penyedia yang memenuhi spesifikasi teknis dan kriteria prioritas. Carilah penyedia di katalog elektronik, distributor resmi, agen pabrik, serta toko daring yang menawarkan produk sejenis. Untuk produk yang bisa diproduksi lokal, libatkan UMKM yang masuk kategori prioritas bila sesuai. Mengetahui siapa saja yang dapat memasok produk memberi PPK/PP opsi pembanding saat bernegosiasi dan mengurangi ketergantungan pada satu sumber. Saat memetakan penyedia, catat kapasitas produksi atau ketersediaan stok, lokasi pengiriman, waktu lead time, dan layanan purna jual. Informasi non-harga ini sering menjadi alat tawar yang kuat ketika harga tidak mudah dinegosiasikan.
Teknik negosiasi saat membuka pembicaraan harga
Saat memulai negosiasi, komunikasikan HPS atau rentang harga yang sudah disiapkan tanpa menunjukkan semua data internal yang sensitif. Membuka dengan tawaran yang realistis namun memberi ruang untuk konfirmasi akan membantu menemukan titik tengah yang wajar. Penggunaan anchoring penting: tawaran awal yang rasional dapat menjadi titik rujukan dalam dialog. Namun, hindari memasang angka yang terlalu rendah sehingga menimbulkan kecurigaan atau mengkhianati validitas HPS. Buka pembicaraan dengan menjelaskan kebutuhan dan spesifikasi teknis secara jelas. Ajak penyedia untuk menjelaskan struktur biaya produk, komponen harga, dan jika memungkinkan, untuk menyerahkan bukti transaksi terakhir atau price list pabrik. Meminta struktur pembentuk harga adalah langkah yang sah dan akan membantu memahami komponen mana yang fleksibel untuk dinegosiasikan, seperti margin distribusi versus biaya bahan baku.
Menggunakan permintaan breakdown biaya sebagai alat pengungkap
Meminta breakdown atau struktur pembentuk harga seringkali menimbulkan resistensi, tetapi ini adalah teknik efektif ketika tidak ada riwayat harga. Dengan breakdown, PPK/PP dapat melihat bagian mana yang realistis dan bagian mana yang mungkin dipandang sebagai markup berlebih. Jika penyedia ragu memberi detail, jelaskan bahwa tujuan permintaan adalah memastikan keadilan harga dan mempercepat keputusan pembelian. Catat bahwa ada situasi di mana penyedia tidak bisa membuka semua detail pabrikan karena perjanjian bisnis; dalam kasus itu, minta setidaknya bukti price list distributor atau bukti transaksi terakhir untuk memastikan konsistensi harga. Jika penyedia dapat menunjukkan bukti transaksi terakhir atau strukturnya, periksa apakah nilai tersebut sejalan dengan HPS yang telah dibuat. Ketidaksesuaian besar harus ditanyakan secara rinci dan diklarifikasi.
Memanfaatkan klarifikasi teknis untuk memperjelas kebutuhan
Klarifikasi teknis bukan sekadar soal spesifikasi; ia menjadi alat untuk mengevaluasi apakah penyedia menawarkan produk yang berlebih dari kebutuhan. Kadang-kadang penyedia menawarkan fitur tambahan yang menaikkan harga tanpa menambah nilai yang signifikan untuk kebutuhan pengadaan. Dengan klarifikasi teknis, PPK/PP dapat mengurangi spesifikasi yang tidak perlu, atau sebaliknya menambahkan ketentuan yang wajib agar kualitas tetap terjaga. Mengurangi fitur yang tidak diperlukan seringkali menurunkan harga akhir. Proses klarifikasi juga memberi kesempatan untuk menegosiasikan opsi pengiriman, waktu pengerjaan, dan syarat jaminan yang dapat memengaruhi total nilai pembelian.
Menegosiasikan biaya pengiriman dan layanan tambahan
Biaya pengiriman sering kali menjadi komponen signifikan dalam total harga, terutama untuk barang berukuran besar atau pengiriman multi lokasi. Dalam katalog elektronik, biaya pengiriman mungkin sudah termasuk atau menggunakan kurir penyedia. Negosiasikan biaya pengiriman jika ada fleksibilitas, termasuk alternatif pengiriman pihak ketiga, penetapan incoterm, atau opsi pengiriman bertahap. Tanyakan apakah penyedia menawarkan pengurangan biaya jika volume ditingkatkan, atau ada promo yang sedang berlaku. Jika pengiriman menjadi isu, pertimbangkan untuk meminta opsi pengiriman yang lebih ekonomis dengan penjadwalan yang tepat. Ingat untuk memperhitungkan biaya layanan tambahan seperti instalasi, pelatihan, atau service after sales yang mungkin ditawarkan oleh penyedia. Dalam beberapa kasus, nilai tambah ini lebih bernilai ketimbang penurunan harga sedikit saja.
Membangun kompetisi dan memperluas opsi
Jika memungkinkan, gunakan metode mini kompetisi atau kompetisi di antara beberapa penyedia yang memenuhi syarat. Membawa beberapa penawar ke meja negosiasi sering kali menurunkan harga karena adanya tekanan persaingan. Ajukan skenario: undang dua atau lebih penyedia untuk memberikan penawaran akhir berdasarkan spesifikasi yang sama, dan berikan batas waktu untuk penawaran ulang. Apabila produk layak dimasukkan ke dalam competitive catalogue atau metode serupa, prosedur ini dapat mendorong transparansi harga dan mempermudah pembandingan. Kompetisi yang sehat akan membantu menemukan harga terbaik sekaligus memastikan penyedia yang dipilih memenuhi standar teknis dan layanan.
Opsi non-harga sebagai alat negosiasi
Saat margin kenaikan harga sulit digerus, gunakan aspek non-harga untuk mendapatkan nilai lebih. Perpanjangan garansi, jaminan ketersediaan suku cadang, jangka waktu pembayaran yang lebih fleksibel, atau layanan instalasi gratis bisa menjadi hasil negosiasi yang bernilai. Untuk penyedia lokal atau UMKM, dukungan pelatihan atau transfer pengetahuan juga bisa dibahas sebagai kompensasi saat diskon harga terbatas. Opsi non-harga sering kali lebih mudah dinegosiasikan dan dapat meningkatkan nilai keseluruhan kontrak tanpa menurunkan daya saing penyedia.
Teknik psikologis dan komunikasi dalam negosiasi
Dalam proses negosiasi, komunikasi yang ramah namun tegas memberi hasil terbaik. Dengarkan alasan penyedia mengapa harga ditetapkan pada level tertentu. Tunjukkan apresiasi terhadap penjelasan teknis, tetapi kembali ke HPS dan sumber referensi yang telah dikumpulkan. Gunakan bahasa yang jelas, hindari ancaman atau ultimatum kecuali benar-benar siap. Kesabaran dan ketegasan yang seimbang memberi kesan profesional dan membuat penyedia lebih bersedia berkolaborasi. Jangan ragu menggunakan deadline atau tenggat waktu untuk mendorong keputusan cepat dari penyedia, tetapi pastikan tenggat waktu tersebut realistis. Jika penyedia membutuhkan waktu untuk verifikasi internal, beri ruang tetapi tetap catat sebagai komunikasi yang terdokumentasi.
Ketika penyedia meminta waktu untuk merespons
Proses negosiasi umumnya memiliki batas waktu respons dari penyedia. Catat setiap permintaan waktu tambahan dan pastikan konfirmasi secara tertulis. Seluruh percakapan, tawaran awal, penawaran balik, dan bukti transaksi yang diserahkan oleh penyedia harus didokumentasikan. Dokumentasi ini berguna saat PPK/PP perlu melaporkan hasil negosiasi kepada atasan atau memastikan kepatuhan terhadap regulasi internal pengadaan. Dalam sistem katalog elektronik, ada modul riwayat transaksi jika tersedia; meski untuk produk ini riwayat awalnya kosong, catatan negosiasi tetap bisa menjadi referensi di masa depan apabila transaksi disetujui dan tercatat.
Menilai dan membandingkan penawaran akhir
Setelah mendapatkan beberapa penawaran akhir, bandingkan tidak hanya dari segi harga satuan tetapi juga total landed cost yang mencakup pengiriman, pajak, layanan purna jual, dan risiko waktu. Perhatikan juga reputasi penyedia, garansi, serta kemampuan mereka memenuhi waktu pengiriman. Pengadaan yang tampak murah tetapi berisiko tinggi terhadap keterlambatan atau kualitas rendah bisa menimbulkan biaya tambahan di kemudian hari. Gunakan HPS sebagai patokan: apakah penawaran akhir berada di dalam rentang yang wajar? Bila ada perbedaan besar, minta alasan tertulis dan verifikasi dokumen pendukung. Keputusan yang diambil harus bisa dipertanggungjawabkan secara administratif dan substantif.
Menyelesaikan negosiasi dan proses persetujuan internal
Jika tercapai kesepakatan, lanjutkan proses administratif sesuai prosedur: PP mengajukan hasil e-purchasing ke PPK, dan PPK memberikan persetujuan atau menolak. Pastikan semua dokumen pendukung terlampir, termasuk HPS, bukti referensi harga, ringkasan negosiasi, dan konfirmasi harga dari penyedia. Ketika PPK menyetujui, lanjutkan penandatanganan surat pesanan dan atur pemantauan pelaksanaan kontrak. Proses ini penting agar pembelian yang dilakukan dapat diuji kebenarannya jika diaudit.
Tindakan bila tidak tercapai kesepakatan
Jika negosiasi tidak mencapai kesepakatan yang wajar, PPK/PP punya beberapa opsi. Pertama, evaluasi kembali spesifikasi dan HPS: apakah ada yang perlu disesuaikan agar lebih realistis? Kedua, cari penyedia alternatif di luar daftar awal, termasuk melakukan pencarian pasar yang lebih luas. Ketiga, pertimbangkan mekanisme pengadaan lain yang sesuai peraturan, seperti tender terbuka jika nilai dan kebutuhan mendukung pendekatan tersebut. Keputusan untuk membatalkan proses negosiasi harus disertai dokumentasi alasan dan upaya lain yang telah dilakukan.
Mencatat pelajaran dan membangun riwayat harga untuk masa depan
Salah satu tujuan akhir dari setiap pengadaan adalah membangun basis data yang berguna di masa depan. Setelah transaksi selesai, catat harga yang disepakati, volume, layanan tambahan, dan kondisi khusus. Informasi ini akan menjadi riwayat transaksi yang berguna apabila produk serupa dibutuhkan lagi. Dokumentasi yang rapi akan memudahkan PPK/PP berikutnya ketika berhadapan dengan produk yang sama atau serupa, sehingga proses negosiasi berikutnya menjadi lebih cepat dan efektif. Dalam jangka panjang, data riwayat transaksi yang akurat akan memperkaya katalog elektronik dan mengurangi frekuensi munculnya kasus tanpa riwayat harga.
Contoh skenario nyata sebagai ilustrasi
Bayangkan sebuah unit pengadaan membutuhkan mesin pemotong kayu khusus yang belum pernah dibeli sebelumnya oleh lembaga. Tidak ada riwayat harga di katalog. Tim pengadaan mulai dengan mendefinisikan spesifikasi teknis dan masa garansi. Mereka mencari price list pabrikan, menemukan dua distributor lokal, dan menemukan harga yang mirip di beberapa toko daring. Dari referensi itu mereka menyusun HPS yang realistis. Dalam negosiasi, tim meminta struktur biaya kepada distributor dan menegosiasikan opsi pengiriman serta instalasi. Distributor A menawarkan harga sedikit lebih tinggi, tetapi mencakup instalasi dan pelatihan teknisi, sementara Distributor B memberikan harga lebih rendah tetapi tanpa instalasi. Setelah diskusi, tim memilih Distributor A karena total biaya dan dukungan teknis lebih mengurangi risiko operasional. Seluruh proses didokumentasikan sehingga ketika pengadaan berikutnya dibutuhkan, ada riwayat yang bisa dipakai sebagai referensi.
Prinsip yang harus dijaga
Ketika produk tidak memiliki riwayat harga, prinsip kehati-hatian, profesionalisme, dan transparansi harus selalu dijaga. Persiapan matang, pengumpulan data yang beragam, komunikasi yang jelas, dan dokumentasi lengkap adalah fondasi strategi negosiasi yang efektif. Selain itu, kreativitas dalam menggunakan opsi non-harga, membangun kompetisi antar penyedia, serta kemampuan menilai total landed cost akan sangat membantu mencapai nilai yang wajar. Hasil terbaik dicapai bukan hanya dengan menekan harga, tetapi memilih penawaran yang memberikan nilai terbaik bagi kebutuhan organisasi sambil tetap dapat dipertanggungjawabkan.
