Menolak hasil negosiasi bukanlah tindakan yang diambil ringan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Keputusan menolak memiliki implikasi administratif, anggaran, dan operasional yang nyata, sehingga harus didasarkan pada alasan yang kuat, bukti yang jelas, serta proses verifikasi yang transparan. Artikel ini membahas secara rinci situasi-situasi kapan PPK sebaiknya menolak hasil negosiasi, prinsip-prinsip penilaian yang harus dipegang, langkah verifikasi yang perlu dilakukan, dan konsekuensi dari penolakan. Penjelasan disusun dengan bahasa sederhana dan naratif deskriptif agar mudah dipahami oleh praktisi pengadaan, PP, maupun pihak terkait lainnya.
Posisi PPK dalam proses negosiasi
Sebagai pengambil keputusan akhir pada tahapan persetujuan, PPK memiliki tanggung jawab untuk menilai hasil negosiasi yang diajukan oleh PP. Setelah PP menyetujui hasil negosiasi dengan penyedia, hasil tersebut wajib diajukan ke PPK agar dapat ditinjau dan disetujui sebelum terbitnya Surat Pesanan. PPK memiliki batas waktu tertentu untuk melakukan peninjauan dan memberikan persetujuan atau menolak hasil tersebut. Informasi dan dokumen yang dilampirkan oleh PP menjadi bahan penilaian utama bagi PPK.
Prinsip umum sebelum memutuskan menolak
Sebelum memutuskan menolak, PPK harus memastikan bahwa keputusan tersebut berdasar pada prinsip tata kelola pengadaan yang baik: akuntabilitas, transparansi, objektivitas, dan efisiensi anggaran. Penolakan bukan sekadar reaksi terhadap harga yang dianggap tinggi; ia harus berdasarkan verifikasi terhadap HPS atau referensi harga, kecocokan spesifikasi teknis, kelengkapan dokumentasi pendukung, serta evaluasi risiko terkait kualitas dan kemampuan penyedia memenuhi kontrak. Semua tahapan persiapan E-Purchasing termasuk penetapan referensi harga, klarifikasi teknis, dan dokumentasi harus ditinjau karena merupakan dasar dari seluruh proses negosiasi.
Alasan kuat yang mewajibkan PPK menolak hasil negosiasi: harga di luar jangkauan HPS
Salah satu alasan paling mendasar untuk menolak adalah ketika harga yang diajukan dan disepakati oleh PP berada jauh di luar rentang HPS atau referensi harga yang telah ditetapkan, dan penyedia tidak dapat atau tidak memberikan bukti yang memadai untuk membenarkan selisih tersebut. HPS dibuat dengan mengacu pada berbagai sumber yang dapat dipertanggungjawabkan seperti price list pabrik, harga pasar setempat, kontrak sebelumnya, atau engineer estimate. Jika penawaran akhir melampaui HPS secara signifikan tanpa dokumen pendukung yang valid, PPK berhak menolak demi menjaga penggunaan anggaran yang wajar.
Alasan teknis: produk atau layanan tidak sesuai spesifikasi
Keputusan yang baik pada pengadaan bukan hanya soal harga. Jika setelah peninjauan PPK menemukan bahwa produk atau jasa yang disetujui tidak memenuhi spesifikasi teknis yang dibuat oleh PPK/PP—misalnya komposisi bahan, kinerja, atau layanan purna jual yang tidak sesuai—maka menolak hasil negosiasi adalah langkah yang tepat. Kesalahan seperti ini kerap muncul ketika klarifikasi teknis tidak dilakukan dengan cukup mendalam atau penyedia menawar produk alternatif yang tidak sebanding. PPK harus memastikan bahwa perbandingan penawaran adalah apple to apple; bila tidak, menolak untuk melindungi kualitas kebutuhan organisasi adalah wajar.
Alasan administratif: dokumen pendukung tidak lengkap atau tidak dapat diverifikasi
Proses E-Purchasing mengharuskan dokumentasi yang lengkap: referensi harga/HPS, bukti transaksi terakhir, struktur pembentuk harga jika diminta, riwayat transaksi penyedia (jika ada), serta dokumentasi negosiasi yang dilakukan oleh PP. Jika PP menyerahkan hasil negosiasi tanpa lampiran yang memadai atau dokumen yang diserahkan penyedia tidak dapat diverifikasi, PPK harus menolak dan meminta perbaikan. Ketidaklengkapan dokumen mengurangi kemampuan PPK untuk melakukan audit substansi dan menempatkan risiko pada pembelian publik.
Alasan integritas: indikasi konflik kepentingan atau manipulasi proses
Jika terdapat indikasi adanya konflik kepentingan, kolusi, penunjukan penyedia yang tidak sah, atau manipulasi proses negosiasi—seperti adanya komunikasi tertutup yang tidak tercatat atau bukti bahwa penyedia memperoleh informasi internal yang tidak semestinya—PPK wajib menolak hasil negosiasi dan menindaklanjuti dengan investigasi internal. Integritas proses adalah hal krusial dalam pengadaan publik; kegagalan menjaga integritas dapat menyebabkan sanksi dan kerugian publik yang lebih besar. Keputusan menolak dalam konteks ini harus disertai laporan dan dokumentasi lengkap untuk proses penegakan disipliner atau tindak lanjut.
Ketidakwajaran biaya pengiriman dan biaya lain yang penting
Dalam katalog elektronik, biaya pengiriman dan biaya layanan tambahan menjadi bagian dari total landed cost. Ada ketentuan yang mengatur bagaimana biaya pengiriman ditangani pada sistem; meskipun beberapa aspek biaya pengiriman dapat dinegosiasikan, ada situasi di mana biaya tersebut tidak sesuai praktik pasar atau terdapat potensi markup berlebih. Jika biaya tambahan ini tidak dapat dijelaskan secara memadai atau membuat total harga menjadi tidak wajar, PPK harus meminta klarifikasi. Bila klarifikasi tidak memadai, menolak hasil negosiasi dapat menjadi langkah yang diperlukan.
Kapan menolak karena proses negosiasi belum selesai atau pembatalan oleh PP diperlukan?
Panduan E-Purchasing memberi ruang bagi PP/PPK untuk melakukan pembatalan negosiasi selama proses negosiasi belum selesai. Jika PPK menemukan bahwa proses negosiasi tidak mengikuti tahapan yang semestinya—misalnya penyedia tidak diberi waktu respons yang wajar, ada langkah-langkah yang dilewati, atau negosiasi dilakukan tanpa dokumentasi—maka PPK dapat menolak hasil yang diusulkan PP dan meminta pembatalan atau pengulangan proses negosiasi sesuai prosedur. Ketentuan ini memberi perlindungan agar prosedur tetap adil bagi semua penyedia.
Peran bukti transaksi terakhir dan struktur pembentuk harga dalam keputusan menolak
Salah satu alat verifikasi penting adalah bukti transaksi terakhir dan struktur pembentuk harga yang dapat diminta dari penyedia. Jika penyedia mengajukan harga baru atau membenarkan harga yang tinggi, permintaan bukti transaksi atau struktur harga adalah wajar untuk memastikan kenaikan didasari fakta. Bila penyedia menolak menyediakan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan atau bukti yang diserahkan ternyata tidak relevan, PPK punya dasar untuk menolak hasil negosiasi. Meminta bukti ini juga bagian dari upaya transparansi dalam menilai kewajaran harga.
Menolak karena riwayat harga tidak konsisten atau ada anomali riwayat transaksi
Sistem katalog elektronik menyediakan riwayat transaksi yang dapat menampilkan harga yang pernah disepakati selama kurun waktu tertentu. Jika harga yang diajukan saat negosiasi sangat berbeda dari riwayat transaksi penyedia dalam dua tahun terakhir atau terdapat anomali yang tidak dapat dijelaskan, PPK harus menolak dan meminta klarifikasi. Riwayat ini merupakan alat penting untuk mengidentifikasi pola penawaran yang tidak wajar atau adanya perbedaan signifikan yang memerlukan verifikasi.
Menolak ketika risiko kualitas atau waktu lebih besar daripada manfaat harga rendah
Terkadang penawaran yang sangat murah tampak menarik, namun menyembunyikan risiko kualitas, ketersediaan suku cadang, atau ketidakmampuan memenuhi jadwal. PPK harus mempertimbangkan total landed cost dan risiko jangka panjang. Jika evaluasi menunjukkan bahwa memilih penawaran tersebut dapat menimbulkan kegagalan operasional, biaya penggantian, atau keterlambatan yang signifikan, maka menolak adalah langkah yang tepat meski harganya murah. Keputusan ini juga harus didukung catatan evaluasi risiko yang jelas dan terdokumentasi.
Prosedur praktis saat PPK memutuskan menolak
Jika PPK mengambil keputusan menolak, langkah pertama adalah menyampaikan alasan penolakan secara tertulis kepada PP, agar PP dapat menginformasikan keputusan tersebut kepada penyedia dengan cara yang benar. Surat atau notifikasi penolakan harus mencantumkan alasan rinci, dokumen yang dianggap kurang atau tidak sesuai, serta instruksi tindak lanjut—misalnya meminta perbaikan dokumen, pengulangan proses negosiasi, atau pembatalan dan membuka penawaran ulang. Semua komunikasi harus diunggah ke sistem dan disimpan sebagai bagian dari dokumentasi E-Purchasing. Dokumentasi ini penting untuk audit dan akuntabilitas.
Langkah lanjutan setelah penolakan
Setelah penolakan, tergantung pada alasan penolakan, PP dapat diminta memperbaiki dokumen dan mengajukan ulang hasil negosiasi, melakukan negosiasi ulang dengan penyedia, atau membatalkan proses dan membuka kesempatan kepada penyedia lain. Dalam beberapa kasus, PPK dapat mengarahkan untuk melakukan mini kompetisi atau menggunakan metode pengadaan lain yang lebih sesuai. Keputusan lanjutan harus mempertimbangkan urgensi kebutuhan, nilai paket, dan ketersediaan pasar. Semua alternatif harus didokumentasikan supaya proses tetap transparan.
Perlindungan terhadap potensi sengketa
Penolakan hasil negosiasi bisa berpotensi memunculkan sengketa dari penyedia yang merasa dirugikan. Oleh karena itu PPK harus menyiapkan dokumentasi yang lengkap: HPS/referensi harga, bukti verifikasi, catatan klarifikasi teknis, bukti permintaan dokumen oleh PP dan penyedia, serta alasan kelayakan penolakan. Dokumentasi ini bukan hanya untuk membenarkan keputusan, tetapi juga sebagai bukti bahwa proses pengadaan dilakukan sesuai ketentuan dan prinsip tata kelola.
Pertimbangan agar tidak menolak secara otomatis
PPK perlu berhati-hati agar tidak menolak hasil negosiasi secara refleks hanya karena harga sedikit di atas HPS atau karena ada perbedaan teknis minor. Ada situasi di mana menerima penjelasan penyedia dan menyesuaikan HPS dengan bukti yang kuat lebih masuk akal daripada menolak dan menunda pemenuhan kebutuhan. PPK harus menimbang urgensi kebutuhan, kualitas penjelasan, dan kemungkinan perbaikan dokumen. Jika penyedia memberikan bukti valid seperti invoice pemasok yang relevan atau penjelasan teknis yang memadai, PPK dapat menerima setelah memastikan seluruh dokumen dilampirkan.
Menolak karena bukti kenaikan harga tidak memadai
Bayangkan sebuah instansi membutuhkan perangkat khusus dan PP telah mengajukan hasil negosiasi yang disetujui dengan harga 40% di atas HPS. PPK meminta bukti kenaikan biaya dari penyedia, tetapi penyedia hanya menyerahkan pernyataan tanpa invoice atau price list pabrik. Riwayat transaksi penyedia menunjukkan harga rata-rata jauh lebih rendah dalam dua tahun terakhir. Setelah evaluasi, PPK menilai bahwa kenaikan tidak didukung bukti dan berpotensi merugikan anggaran. Dengan dokumentasi lengkap, PPK menolak hasil negosiasi dan meminta PP melakukan negosiasi ulang atau membuka mini kompetisi. Keputusan ini dapat dipertanggungjawabkan karena didasari pada bukti dan prosedur verifikasi.
Menolak sebagai upaya menjaga kepatuhan dan nilai publik
Menolak hasil negosiasi bukan sekadar tindakan administratif; itu adalah instrumen untuk menjaga agar pengadaan publik tetap efisien, transparan, dan bertanggung jawab. Keputusan tersebut harus diambil secara hati-hati, berlandaskan bukti dan dokumentasi, serta dengan komunikasi yang jelas kepada PP dan penyedia. PPK harus selalu memastikan bahwa setiap penolakan memiliki dasar yang kuat dan diarahkan pada tujuan akhir: mendapatkan barang/jasa yang sesuai spesifikasi dengan harga yang wajar dan layanan yang dapat diandalkan. Dengan demikian, keputusan menolak menjadi bagian dari upaya memperbaiki proses dan menghasilkan nilai terbaik bagi publik.
