Jika Anda menghabiskan sebagian besar karir Anda di dunia pengadaan barang/jasa pemerintah Indonesia, suasana seperti ini tentu tidak asing: ruang rapat yang penuh sesak oleh tumpukan berkas, perdebatan sengit berjam-jam mengenai perbedaan penafsiran satu pasal dalam Peraturan Lembaga LKPP, atau pembahas teknis yang pusing memikirkan apakah sebuah dokumen penawaran harus ditolak hanya karena masalah formalitas sepele.
Di meja-meja rapat pengadaan seluruh Indonesia, energi kita terkuras habis untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan prosedural: Apakah metode pemilihannya sudah tepat? Apakah sanggahan sudah dijawab sesuai lini masa? Apakah semua centang di aplikasi SPSE sudah berwarna hijau?
Namun, seberapa sering kita duduk bersama setelah pekerjaan selesai dan mengajukan pertanyaan yang jauh lebih esensial: Apakah gedung sekolah yang kita bangun betul-betul kokoh dan nyaman digunakan untuk belajar? Apakah alkes yang kita beli via e-Katalog benar-benar menjawab kebutuhan dokter di RSUD, atau justru mangkrak di gudang karena spesifikasinya tak cocok?
Di sinilah letak persoalan mendasar birokrasi pengadaan kita hari ini. Kita telah menjadi sangat mahir dan obsesif dalam mengurus prosedur, tetapi hampir-hampir amnesia terhadap hasil.
Tradisi Fetisisme Prosedur di Birokrasi Kita
Mengapa tradisi ini begitu kuat mencengkeram ekosistem pengadaan kita? Mengapa Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pokja Pemilihan, hingga Pejabat Pengadaan cenderung bertindak sebagai “penjaga gerbang administrasi” ketimbang pencipta nilai?
Jawabannya terikat pada sejarah panjang cara audit di negeri ini bekerja. Selama puluhan tahun, sistem pengawasan intern maupun ekstern kita dibentuk dengan logika akuntansi kaku dan pemeriksaan legalitas formal. Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP) dan auditor eksternal dibekali dengan daftar periksa (checklist) berbasis aturan baku. Bagi seorang pemeriksa, menguji apakah berkas jaminan pelaksanaan sesuai dengan format regulasi adalah tugas yang jauh lebih mudah dan terukur ketimbang menilai apakah suatu pekerjaan konstruksi dikerjakan dengan kualifikasi teknis terbaik.
Kondisi ini melahirkan sistem insentif yang pincang. Praktisi pengadaan diberi ganjaran—berupa rasa aman dari jerat hukum—ketika mereka patuh secara mutlak pada tata cara formal. Sebaliknya, jika seorang PPK melakukan inovasi atau mengambil diskresi rasional untuk mengejar hasil pekerjaan yang lebih memuaskan, ia justru menempatkan dirinya pada posisi berisiko tinggi.
Ketika kepatuhan pada proses adalah satu-satunya perisai keselamatan, tidak mengherankan jika para praktisi akhirnya memilih untuk berlindung di balik benteng prosedur, peduli setan dengan hasil akhirnya di lapangan.
Ketika Dokumen Sempurna Menghasilkan Proyek Gagal
Untuk melihat betapa merusaknya fokus yang terlalu miring ke prosedur ini, mari kita bandingkan dua pola pikir yang saling bertolak belakang dalam ekosistem pengadaan barang/jasa kita saat ini.
| Dimensi Pengadaan | Pendekatan Berbasis Prosedur (Process-Oriented) | Pendekatan Berbasis Hasil (Outcome-Oriented) |
| Ukuran Keberhasilan | Seluruh tahapan SPSE selesai tepat waktu, dokumen administrasi 100% lengkap, tidak ada sanggahan. | Barang/jasa berfungsi optimal, tepat mutu, selesai tepat waktu, dan memberi dampak nyata pada publik. |
| Pola Pikir Evaluasi | Mencari alasan administratif untuk menggugurkan penawaran demi menghindari risiko sanggah. | Mencari penyedia paling kompeten secara teknis dan finansial yang sanggup mengeksekusi pekerjaan. |
| Sikap Terhadap HPS | Menganggap Harga Perkiraan Sendiri sebagai batas mutlak efisiensi anggaran tanpa melihat harga pasar. | Menggunakan HPS sebagai alat ukur rasionalitas harga untuk mendapatkan value for money terbaik. |
| Manajemen Risiko | Memindahkan seluruh risiko kepada penyedia melalui klausul kontrak yang kaku dan defensif. | Mengelola dan membagi risiko secara adil untuk memastikan pekerjaan selesai tanpa kompromi kualitas. |
| Fokus Pengawasan | Memeriksa stempel, tanggal, kelengkapan surat-menyurat, dan kesesuaian klausul aturan. | Memeriksa fisik pekerjaan, ketahanan hasil, uji fungsi (commissioning test), dan tingkat kepuasan pengguna. |
Ketika kita membaca tabel perbandingan tersebut, rasanya amat jelas mana pendekatan yang membawa kemajuan bagi pembangunan. Namun, kenyataan di lapangan berkata lain. Pendekatan berbasis prosedur terus menjadi pilihan utama karena ia memberikan ilusi kepastian dan kenyamanan birokrasi.
Mari kita ambil satu ilustrasi sederhana yang kerap terjadi. Sebuah instansi meluncurkan tender paket pekerjaan renovasi fasilitas kesehatan. Pokja Pemilihan dengan sangat teliti menggugurkan dua kontraktor berpengalaman hanya karena kesalahan minor pada format pengetikan surat penawaran. Pemenangnya adalah penyedia yang dokumennya tanpa cacat ketik, tetapi memasang harga yang sangat rendah—jauh di bawah batas rasionalitas teknis.
Dari perspektif prosedur, proses tender tersebut berjalan sangat sukses dan efisien karena berhasil menghemat anggaran negara. Namun, apa hasil akhirnya di dunia nyata? Penyedia terengah-engah di pertengahan jalan, bahan bangunan yang digunakan berkualitas rendah, pekerjaan terlambat berbulan-bulan, dan pada akhirnya rakyat yang rugi karena layanan kesehatan terganggu.
Secara dokumen, prosesnya sah dan patuh hukum. Secara fungsi dan hasil, proyek tersebut adalah kegagalan total.
Perencanaan, Titik Awal Kelalaian Membicarakan Hasil
Kelemahan kita dalam mengawal hasil sebenarnya tidak bermula dari tahap tender atau pelaksanaan kontrak, melainkan sejak tahap perencanaan pengadaan.
Sering kali, proses perencanaan dalam Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) atau instansi pemerintah hanyalah ritual administratif rutin tahunan. Penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan Rencana Umum Pengadaan (RUP) lebih banyak didikte oleh kebiasaan tahun-tahun sebelumnya (copy-paste) serta desakan untuk segera menghabiskan alokasi APBD atau APBN.
Pertanyaan esensial seperti: “Apakah spesifikasi teknis ini masih relevan dengan teknologi saat ini?” atau “Apakah paket pengadaan ini benar-benar menyelesaikan masalah pelayanan publik di lapangan?” jarang sekali menjadi topik pembahasan utama dalam rapat perencanaan.
PPK sering kali dikejar waktu untuk segera menayangkan paket di RUP dan menyusun HPS. Akibatnya, penyusunan spesifikasi teknis dan Kerangka Acuan Kerja (KAK) dibuat seadanya. Spesifikasi teknis sering diambil secara instan dari brosur vendor tertentu atau sekadar menyalin proyek lalu. Ketika perencanaan teknis sejak awal tidak dirancang untuk menghasilkan keluaran (output) dan dampak (outcome) yang terukur, mustahil kita bisa berharap hasil akhirnya akan luar biasa.
Digitalisasi dan Ilusi Kemajuan
Lahirnya sistem pengadaan secara elektronik, seperti SPSE, e-Katalog, dan e-purchasing, merupakan lompatan besar dalam hal transparansi dan efisiensi birokrasi. Kita harus mengapresiasi pencapaian ini. Namun, kita juga tidak boleh terjebak dalam ilusi bahwa digitalisasi secara otomatis menyelesaikan masalah kualitas pengadaan.
Digitalisasi yang ada saat ini sebagian besar baru memindahkan kerumitan prosedur manual menjadi prosedur digital. Aplikasi e-Katalog, misalnya, memang memudahkan PPK memilih barang dengan cepat tanpa tender yang melelahkan. Namun, jika PPK membeli barang hanya berdasarkan pertimbangan “tersedia di katalog dan harganya paling murah”, tanpa melakukan kajian kebutuhan dan kualifikasi produk secara mendalam, maka digitalisasi hanya mempercepat proses pembelian barang yang salah.
Teknologi harus diposisikan sebagai alat bantu untuk mencapai hasil, bukan tujuan akhir itu sendiri. Ketika kita terlalu membanggakan tingkat transaksi digital atau persentase pemanfaatan sistem elektronik tanpa pernah mengukur sejauh mana barang/jasa tersebut memberikan nilai tambah (value for money), kita sebenarnya hanya sedang melakukan digitalisasi atas fetisisme prosedur yang lama.
Mengubah Arah
Memutar arah kapal besar pengadaan barang/jasa pemerintah agar kembali berfokus pada hasil tentulah bukan perkara mudah, tetapi ini adalah agenda yang tidak bisa ditawar lagi. Ada beberapa pergeseran fundamental yang perlu kita upayakan bersama:
1. Reframing Peran Audit dan Pengawasan Intern
APIP harus memelopori perubahan gaya pengawasan. Audit pengadaan tidak boleh lagi hanya berhenti pada temuan-temuan administratif yang tidak berdampak substantif. APIP perlu didorong untuk melakukan performance audit (audit kinerja) yang menilai apakah suatu belanja pemerintah berhasil mencapai tujuannya (economy, efficiency, effectiveness). Jika ada kesalahan prosedur skala kecil yang tidak mengandung unsur korupsi atau kerugian negara, dan secara nyata terbukti menghasilkan produk yang berkualitas, APIP harus bijak untuk memberikan pembinaan, bukan penindakan kaku.
2. Mengembangkan Indikator Kinerja Berbasis Outcome
Sudah saatnya kinerja UKPBJ, PPK, dan Pejabat Pengadaan tidak lagi dievaluasi sekadar dari berapa jumlah paket yang berhasil ditayangkan, berapa persentase penyerapan anggaran, atau berapa besar efisiensi secara nominal. Indikator Kinerja Utama (IKU) pejabat pengadaan harus mengintegrasikan parameter kualitas hasil, seperti uji keandalan barang/jasa, tingkat kepuasan end-user, dan daya tahan hasil pekerjaan dalam jangka panjang.
3. Pemberdayaan Diskresi Professional
Praktisi pengadaan harus diberikan ruang untuk menggunakan keahlian profesional dan akal sehat mereka. Regulasi pengadaan tidak mungkin mampu mengover seluruh dinamika teknis yang terjadi di lapangan. Oleh karena itu, diskresi yang diambil oleh PPK demi mempertahankan kualitas pekerjaan—sepanjang dilakukan secara transparan, berbasis argumen teknis yang kuat, dan bebas dari konflik kepentingan—harus dilindungi dan dihargai oleh sistem birokrasi.
Mengembalikan Pengadaan pada Marwahnya
Pengadaan barang/jasa pemerintah pada hakikatnya adalah instrumen untuk mengalirkan uang rakyat kembali menjadi manfaat publik. Setiap triliun rupiah yang dialokasikan dalam APBN dan APBD diniatkan untuk membangun sekolah yang aman, menyediakan rumah sakit yang ramah pasien, memperbaiki jalan yang menunjang ekonomi warga, serta menghadirkan pelayanan publik yang bermutu.
Prosedur dan regulasi jelas sangat penting. Mereka adalah rambu-rambu yang menjaga kita agar tidak tergelincir ke dalam jurang korupsi dan kesewenang-wenangan. Namun, kita tidak boleh lupa bahwa rambu-rambu itu dibuat untuk membantu kita sampai ke tujuan, bukan untuk dijadikan tujuan itu sendiri.
Sudah terlalu lama kita bertengkar dan menghabiskan energi di ruang-ruang rapat hanya untuk membicarakan koma, titik, dan syarat administrasi. Kini saatnya para profesional pengadaan melangkah keluar ruangan, melihat hasil pekerjaan di lapangan, dan bertanya pada diri sendiri dengan jujur: Apakah apa yang kita kerjakan hari ini sungguh-sungguh telah memberikan nilai terbaik bagi masyarakat?
