Tidak Ada Penyedia yang Lolos? Evaluasi Ini!

Pendahuluan

Proses pengadaan barang/jasa pemerintah di Indonesia melalui e-procurement atau Layanan Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) seringkali menghadapi tantangan, salah satunya adalah ketika tidak ada penyedia yang memenuhi persyaratan dan dinyatakan lolos evaluasi. Kondisi ini tidak hanya menimbulkan keraguan terhadap transparansi dan akuntabilitas, tetapi juga mengancam realisasi program dan anggaran yang telah direncanakan. Artikel ini akan membahas secara mendalam penyebab kegagalan penyedia dalam meloloskan diri, tahapan evaluasi yang perlu dikritisi, hingga rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan kualitas pengadaan pemerintah.

1. Kerangka Regulasi dan Prinsip Dasar Pengadaan

Pengadaan barang/jasa pemerintah di Indonesia dilandasi oleh kerangka regulasi yang memastikan setiap proses berjalan sesuai prinsip good governance. Landasan hukum utama adalah:

• Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 (Perpres 12/2021), yang menggantikan Perpres 16/2018. Peraturan ini mengatur secara rinci mekanisme pengadaan, termasuk tahapan, kriteria evaluasi, dan sanksi bagi pelanggaran. Selain itu, terdapat turunan teknis seperti Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Penyusunan Dokumen Pengadaan dan Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2022 tentang Tata Cara Pendaftaran dan Pemutakhiran Data Penyedia.
• Undang‑Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan, yang menjadi payung bagi setiap kegiatan administrasi, termasuk pengadaan barang/jasa, agar memenuhi asas kejelasan wewenang, kejelasan tanggung jawab, dan keterbukaan.

Dalam kerangka itu, terdapat lima asas dasar yang menjadi pijakan dalam setiap proses pengadaan:

1. Transparansi – setiap informasi lelang (RKS, RKM, HPS, kriteria evaluasi) wajib dipublikasikan melalui SPSE dan portal LKPP, sehingga meminimalkan ruang bagi praktik insider atau kolusi.
2. Persaingan Sehat – kriteria dan persyaratan dibuat sedemikian rupa agar tidak menimbulkan diskriminasi dan memungkinkan berbagai skala penyedia (besar, menengah, dan kecil) untuk bersaing.
3. Efisiensi dan Efektivitas – penggunaan anggaran negara harus tepat sasaran, menitikberatkan pada nilai ekonomis (value for money) dan optimalisasi penggunaan sumber daya.
4. Akuntabilitas – setiap proses dan keputusan panitia pengadaan dapat dipertanggungjawabkan, didokumentasikan, dan diaudit, baik secara internal (unit pengawas internal) maupun eksternal (BPK, LKPP).
5. Keberlanjutan – pertimbangan aspek lingkungan dan sosial, misalnya penggunaan produk ramah lingkungan, pemberdayaan UMKM lokal, dan kesetaraan gender.

Penerapan Prinsip dalam Praktik

• Dokumen Pengadaan: Rincian kebutuhan (RKS), syarat kualifikasi, dan kriteria evaluasi harus selaras dengan Perpres 12/2021 dan pedoman LKPP. Misalnya, kriteria penilaian teknis (metodologi, tenaga ahli, jadwal) wajib menggunakan matriks bobot yang transparan.
• Sistem Elektronik SPSE: Menerapkan fitur real-time tracking untuk dokumen yang masuk, automated validity checks untuk memeriksa kepatuhan format, dan audit trail lengkap untuk setiap tindakan user.
• Pengawasan: Unit Pengadaan dan Inspektorat Daerah wajib melakukan spot check terhadap dokumen serta proses verifikasi, sementara BPK mengaudit laporan keuangan pasca-pengadaan.

Tantangan Regulasi dan Implementasi

1. Perubahan Peraturan yang Cepat: Setiap revisi Perpres atau pedoman LKPP menuntut panitia dan penyedia untuk selalu mengikuti sosialisasi, terkadang dalam rentang waktu yang singkat.
2. Penafsiran Berbeda: Panitia di daerah kerap memiliki standar interpretasi yang beragam, misalnya soal nilai keekonomisan atau batasan kemampuan keuangan (turnover) penyedia.
3. Keterbatasan Kapasitas Penyedia: UMKM atau penyedia baru sering kesulitan memahami terminologi hukum dan teknis, sehingga dokumen yang diajukan kurang lengkap.
4. Kesenjangan Infrastruktur TI: Tidak semua instansi daerah memiliki konektivitas memadai atau unit IT yang siap mengelola SPSE secara optimal.

Dengan memahami kerangka regulasi dan prinsip-prinsip dasar ini, instansi pengadaan dapat merancang strategi penguatan SOP di setiap tahapan lelang, sehingga meminimalkan risiko tidak ada penyedia yang lolos.

2. Tahapan Evaluasi Pengadaan dan Titik Rentan

Pada dasarnya, evaluasi pengadaan melalui SPSE mengikuti alur yang terstruktur untuk menjamin obyektivitas dan akuntabilitas. Namun, di setiap tahapan terdapat potensi risiko yang dapat berujung pada diskualifikasi massal. Berikut uraian lebih mendalam:

Penjelasan Rinci Setiap Tahapan

2.1. Publikasi dan Sosialisasi Publikasi dokumen pengadaan harus dilakukan lebih awal dengan jadwal yang cukup (idealnya 14 hari sebelum batas pemasukan). Sesi sosialisasi/pratender (pra-tender briefing) wajib diselenggarakan daring maupun luring untuk menjawab pertanyaan potensial dan mengurangi ambiguitas spesifikasi.

2.2. Pemasukan Dokumen SPSE perlu menyediakan user guide lengkap dan video tutorial. Fitur pre-submission check akan menampilkan daftar dokumen yang masih kurang. Menetapkan waktu buffer minimal 2 jam sebelum deadline resmi membantu penyedia yang terkendala upload.

2.3. Evaluasi Administrasi Gunakan dual verification dengan tim berbeda: tim pertama memverifikasi kelengkapan, tim kedua melakukan cross-check data legal. Hasil verifikasi harus dilengkapi dengan notifikasi otomatis melalui email/SPSE kepada penyedia.

2.4. Evaluasi Teknis Skoring teknis harus mengikuti rubric terstandar: misalnya bobot metodologi 40%, tenaga ahli 30%, rekam jejak 30%. Setiap elemen harus dipenuhi minimal passing grade 70%. Untuk jasa yang membutuhkan produk fisik, sediakan tahap sample testing.

2.5. Evaluasi Harga Gunakan metode e-Analytical Hierarchy Process (e-AHP) untuk memetakan harga terhadap kualitas teknis. Komite harga independen akan memeriksa penawaran yang di luar deviasi ±20% dari HPS.

2.6. Klarifikasi dan Negosiasi Hanya berlaku untuk poin administratif dan teknis minor (tidak mengubah substansi dokumen). Batas waktu klarifikasi maksimal 3 hari kerja.

2.7. Penetapan dan Pengumuman Pemenang Hasil lengkap (skor teknis, skor harga, total) dipublikasikan di portal SPSE. Mekanisme sanggah terbuka selama 7 hari kerja untuk menjaga hak penyedia. Dengan memperdalam setiap tahapan dan menerapkan kontrol ketat, instansi dapat mengurangi risiko diskualifikasi massal dan meningkatkan keandalan proses pengadaan.

3. Penyebab Utama Tidak Ada Penyedia yang Lolos

Berdasarkan berbagai studi kasus dan laporan LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah), terdapat beberapa penyebab berulang:

1. Perencanaan Kebutuhan yang Kurang Matang
   • Spesifikasi yang terlalu ketat atau terlalu longgar.
   • HPS tidak realistis, terlalu tinggi atau terlalu rendah.
2. Kualitas Dokumen Lelang yang Buruk
   • Dokumen lelang (RKS, RKM) tidak jelas sehingga menimbulkan penafsiran berbeda.
   • Petunjuk teknis yang ambigu.
3. Kapabilitas Panitia yang Terbatas
   • Panitia kurang terlatih dalam menyiapkan dokumen dan mengevaluasi secara objektif.
   • Konflik kepentingan dan intervensi politik.
4. Kesiapan Penyedia
   • Perusahaan kecil dan menengah kesulitan memenuhi persyaratan administratif.
   • Kurangnya pemahaman prosedur e-procurement pada penyedia baru.
5. Masalah Teknis pada SPSE
   • Gangguan sistem, upload dokumen gagal, batas waktu sistem yang tidak selaras real time.

4. Dampak Tidak Lolosnya Penyedia pada Proses Pengadaan

Ketika tidak ada satupun penyedia yang lolos evaluasi, dampak yang ditimbulkan melampaui sekadar penundaan teknis. Berikut uraian mendalam mengenai konsekuensi operasional, finansial, dan reputasi:

1. Penundaan Pelaksanaan Proyek
   • Retender dan Penjadwalan Ulang: Proses retender memerlukan penyesuaian jadwal, mulai dari revisi dokumen, tahapan evaluasi ulang, hingga penetapan pemenang baru. Rata-rata penundaan mencapai 4-8 minggu, tergantung kompleksitas paket pekerjaan.
   • Gangguan Rantai Nilai: Keterlambatan pengadaan berdampak pada mitra pelaksana lapangan, seperti kontraktor sub-lokal, pengiriman material, dan persiapan lapangan yang terhambat.
2. Pembengkakan Biaya
   • Biaya Administrasi Tambahan: Setiap periode retender menimbulkan biaya operasional panitia (honorario evaluator, biaya lembaga pengawas), estimasinya dapat mencapai 2-5% dari nilai paket.
   • Overhead Proyek: Perpanjangan waktu mobilisasi dan demobilisasi alat berat atau tenaga ahli mengakibatkan biaya tambahan seperti sewa peralatan, penyimpanan material, dan honorarium personil.
3. Risiko Terbuangnya Dana (Budget Underutilization)
   • Potensi Pemotongan Anggaran: Anggaran yang tidak terserap dapat dikembalikan ke kas negara atau dipotong oleh kementerian/lembaga, mengurangi alokasi di tahun berikutnya.
   • Efek Fluktuasi Harga: Saat dilakukannya retender di periode yang berbeda, harga pasar bahan/material bisa naik 5-10%, sehingga nilai HPS yang awalnya realistis menjadi tidak kompetitif.
4. Penurunan Kepercayaan dan Kredibilitas
   • Kepercayaan Internal: Unit pengadaan dan atasan fungsional (PPK, PA/KPA) dianggap kurang profesional, berdampak pada penilaian kinerja (SKP).
   • Kepercayaan Eksternal: Penyedia dan masyarakat memandang proses lelang sebagai tidak efisien atau manipulatif, yang pada gilirannya menurunkan minat penyedia untuk berpartisipasi pada proyek-proyek selanjutnya.
5. Dampak Regulasi dan Hukum
   • Potensi Sanggah dan Sengketa: Pendaftar yang gagal administratif atau teknis bisa mengajukan sanggahan atas dasar dokumen yang dianggap ambigu atau tidak adil, memperpanjang proses hingga putusan Panitia Pengadaan atau Pengadilan Tata Usaha Negara (PTUN).
   • Sanksi Bagi Panitia: Jika terdapat indikasi maladministrasi atau pelanggaran tatakelola, panitia dan pejabat pengadaan dapat dikenai sanksi administratif atau bahkan pidana korupsi.
6. Dampak Sosial dan Ekonomis di Tingkat Lokal
   • Keterlambatan Pelayanan Publik: Proyek infrastruktur (jalan, jembatan, fasilitas kesehatan) yang tertunda langsung mempengaruhi kualitas layanan publik dan produktivitas masyarakat.
   • Peluang UMKM Hilang: UMKM lokal yang sebelumnya siap bersaing kehilangan kesempatan pendapatan, berimbas pada pendapatan lokal dan multiplikasi ekonomi.

Ilustrasi Dampak

Contoh: Pada tender pembangunan gedung balai desa di Provinsi A tahun 2023, proses retender menyebabkan penundaan 6 minggu, biaya administrasi naik sebesar 3,2% dari pagu anggaran, dan masyarakat menuntut penyederhanaan regulasi karena batalnya beberapa sesi sosialisasi awal. Dengan memahami dampak menyeluruh ini, instansi pengadaan dapat memprioritaskan upaya mitigasi risiko sejak tahap perencanaan hingga evaluasi akhir, agar proses pengadaan berjalan efektif dan tepat waktu tanpa mengorbankan kualitas dan kepercayaan stakeholders.

5. Evaluasi Proses: Alat dan Metode

Untuk mengidentifikasi akar penyebab kegagalan penyedia, sebuah evaluasi wajib dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1. Analisis Gap Dokumen
   • Bandingkan dokumen lelang dengan Perpres dan standar nasional.
   • Identifikasi persyaratan yang menyebabkan disqualifikasi terbanyak.
2. Audit Teknologi SPSE
   • Verifikasi uptime sistem, ketersediaan fitur upload, waktu respons server.
   • Survei kepuasan pengguna (panitia dan penyedia).
3. Wawancara Stakeholder
   • Diskusi dengan panitia, unit kerja pengguna, dan penyedia.
   • Gunakan metode Fokus Grup Diskusi (FGD) dan kuesioner terstruktur.
4. Benchmarking dengan Instansi Lain
   • Pelajari praktik baik (best practice) di pemerintah daerah lain atau instansi pusat.
5. Simulasi Uji Coba Lelang
   • Mengadakan simulasi internal untuk menguji kelayakan dokumen.

6. Rekomendasi Perbaikan

Berdasarkan hasil evaluasi, berikut langkah-langkah perbaikan yang direkomendasikan:

1. Peningkatan Kapasitas SDM Panitia
   • Pelatihan intensif mengenai e-procurement dan regulasi terbaru.
   • Sertifikasi panitia pengadaan sesuai Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI).
2. Penyusunan Dokumen Lelang Standar
   • Mengembangkan template dokumen yang telah distandarisasi dan diuji coba.
   • Melibatkan praktisi dan pakar hukum pengadaan dalam perumusan dokumen.
3. Kolaborasi dengan LKPP dan Asosiasi Penyedia
   • Forum dialog rutin untuk menyelaraskan persepsi administratif dan teknis.
   • Sosialisasi regulasi dan tutorial teknis bagi penyedia.
4. Optimalisasi Sistem SPSE
   • Upgrade infrastruktur TI untuk meningkatkan keandalan.
   • Fitur validasi dokumen otomatis untuk memperkecil human error.
5. Perbaikan Perencanaan dan HPS
   • Metode e-HPS yang lebih akurat berbasis data pasar terkini.
   • Sesi konsultasi awal dengan penyedia untuk menyinkronkan spesifikasi.

7. Kesimpulan

Ketika tidak ada penyedia yang lolos dalam sebuah tender, itu merupakan alarm bahwa ada yang salah dalam proses: entah dari sisi dokumen lelang, kesiapan panitia, atau kemampuan penyedia. Evaluasi menyeluruh harus dilakukan dengan mengombinasikan analisis dokumen, audit sistem, wawancara stakeholder, dan benchmarking. Selanjutnya, perbaikan harus meliputi peningkatan SDM, penyusunan dokumen standar, optimalisasi sistem SPSE, serta perbaikan perencanaan dan HPS. Dengan langkah-langkah ini, diharapkan pemerintah dapat menyelenggarakan proses pengadaan yang lebih transparan, efisien, dan akuntabel, sehingga tidak ada penyedia yang lolos menjadi pemandangan langka, melainkan bagian dari mekanisme seleksi yang sehat dan kompetitif.