Mengenal E-Katalog dan Cara Menggunakannya

Pengadaan barang/jasa pemerintah di era digital semakin mengandalkan platform elektronik untuk menjamin transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas. Salah satu inovasi kunci dalam proses ini adalah e‑Katalog-sistem katalog elektronik yang memuat daftar barang/jasa terstandar beserta harga satuannya. Dengan e‑Katalog, instansi pemerintah dapat melakukan belanja langsung (e‑Purchasing) pada paket hingga batas nilai tertentu tanpa perlu melewati proses tender yang panjang. Artikel ini mengulas secara mendalam konsep, regulasi, manfaat, serta tata cara penggunaan e‑Katalog, agar pengguna dari kalangan ASN maupun penyedia memahami setiap langkah secara komprehensif.

I. Pendahuluan

Di tengah semangat reformasi birokrasi dan tuntutan untuk meningkatkan efisiensi belanja negara, pengadaan barang/jasa (PBJ) pemerintah tidak lagi bisa bergantung pada sistem manual atau tender konvensional yang lambat, mahal, dan rawan penyimpangan. Digitalisasi menjadi kata kunci. Dalam konteks ini, e-Katalog hadir sebagai salah satu instrumen strategis yang mendukung akselerasi pelaksanaan anggaran secara transparan, akuntabel, dan efisien.

e-Katalog adalah transformasi dari sistem pengadaan yang sebelumnya memakan waktu berbulan-bulan menjadi cukup hanya dalam hitungan hari, bahkan jam. Pemesanan barang atau jasa yang sebelumnya perlu dokumen pengadaan kompleks kini bisa dilakukan seperti berbelanja daring: login, cari produk, pilih penyedia, klik pesan, dan tunggu barang datang. Hal ini tidak hanya mempercepat siklus belanja pemerintah, tetapi juga menciptakan efisiensi fiskal karena harga yang ditampilkan merupakan hasil negosiasi nasional dan transparan untuk publik.

Selain itu, e-Katalog juga mendorong inklusi ekonomi. Dengan mendorong pelaku UMKM masuk ke dalam sistem sebagai penyedia resmi, pemerintah tidak hanya melakukan efisiensi anggaran, tetapi juga menciptakan permintaan yang stabil bagi ekonomi rakyat. E-Katalog bukan sekadar alat belanja, melainkan ekosistem yang mempertemukan kebutuhan negara dan kapasitas pelaku usaha lokal dengan cara yang terbuka dan terstandar.

Tidak kalah penting, pemanfaatan e-Katalog menjadi indikator kedewasaan pengelolaan keuangan instansi. Pejabat pembuat komitmen (PPK), pejabat pengadaan, bendahara pengeluaran, hingga verifikator dan pengendali intern, dituntut untuk menguasai cara kerja platform ini, termasuk memahami cara mencari produk yang tepat, memeriksa harga referensi, dan menilai reputasi penyedia.

Melalui artikel ini, kita akan menelusuri secara sistematis:

  • Apa dan bagaimana e-Katalog bekerja secara teknis dan administratif
  • Perjalanan regulasinya dari awal hingga kini
  • Manfaatnya bagi institusi pemerintah maupun dunia usaha
  • Langkah teknis dalam mengakses dan memanfaatkan sistem
  • Tips praktis serta solusi atas tantangan yang kerap muncul di lapangan

Dengan penyajian komprehensif di setiap bagian, pembaca diharapkan tidak hanya memahami konsep dasar, tetapi juga mampu mengimplementasikan e-Katalog secara efektif dan bertanggung jawab dalam aktivitas pengadaan.

II. Definisi dan Sejarah Singkat e‑Katalog

A. Definisi e-Katalog

e-Katalog adalah sistem elektronik berbasis web yang berfungsi sebagai marketplace resmi pemerintah. Di dalamnya tersedia informasi lengkap tentang produk barang dan jasa yang telah melewati proses klarifikasi teknis, evaluasi administrasi, serta negosiasi harga oleh LKPP dan instansi vertikal terkait. Semua produk di katalog telah distandarisasi baik dalam hal spesifikasi teknis maupun persyaratan penyediaannya, sehingga menghindari variasi kualitas atau interpretasi yang merugikan pengguna anggaran.

Dibandingkan dengan sistem tender (SPSE), e-Katalog menawarkan kemudahan dan kecepatan. Berikut perbandingan teknis antara keduanya:

Aspek e-Katalog SPSE (Tender Elektronik)
Proses Awal Pemilihan langsung via sistem Tahapan pengumuman, pendaftaran, evaluasi
Nilai Pengadaan Umumnya di bawah ambang pengadaan langsung Umumnya di atas ambang batas
Kecepatan Bisa 1-2 hari 14-30 hari kerja
Transparansi Terbuka untuk publik Terbuka tapi lebih teknis
Negosiasi Dilakukan sebelum listing di sistem Dilakukan selama proses tender
Dokumen Minimal, cukup SPK/PO Kontrak lengkap, berita acara, evaluasi teknis

Melalui fitur-fitur seperti filter penyedia lokal, pencarian berdasarkan e-katalog sektoral/komoditas, dan review penyedia, sistem ini sangat user-friendly namun tetap berbasis kontrol dan akuntabilitas publik. Pengguna cukup memasukkan akun yang terverifikasi di aplikasi SPSE/SiRUP untuk dapat langsung mengakses e-Katalog.

B. Sejarah Singkat

Gagasan e-Katalog mulai diwacanakan pada awal 2010-an sebagai respons terhadap pengadaan ATK dan barang habis pakai yang setiap tahunnya menyita waktu dan biaya signifikan. Pada 2014, LKPP meluncurkan e-Katalog pilot project untuk komoditas dasar seperti alat tulis, komputer, dan printer. Hasilnya positif-pemangkasan waktu dan konsistensi harga dapat dicapai. Maka, pada 2016, LKPP meluncurkan e-Katalog Nasional secara resmi dengan cakupan item yang diperluas.

Transformasi besar terjadi pada 2020-2023, dipicu oleh tekanan pandemi COVID-19 yang mendorong semua instansi mempercepat belanja. Pemerintah mengeluarkan berbagai kebijakan untuk menyesuaikan proses pengadaan dengan kondisi darurat, salah satunya adalah optimalisasi e-Katalog. Dalam periode ini:

  • Perpres No. 12 Tahun 2021 dan regulasi turunannya memberikan dorongan besar terhadap belanja melalui e-Katalog.
  • Batas maksimal pengadaan langsung via e-Katalog ditingkatkan menjadi Rp200 juta, memudahkan unit kerja menghindari tender kecil yang lambat.
  • Pemerintah mewajibkan minimal 40% dari belanja barang/jasa dialokasikan untuk UMK-Koperasi, dan e-Katalog menjadi sarana utama realisasinya.

Dengan sinergi antara LKPP, dinas teknis, dan LPSE daerah, lahirlah beragam varian e-Katalog:

  1. e-Katalog Nasional: Dikelola oleh LKPP untuk barang/jasa dengan permintaan tinggi lintas sektor.
  2. e-Katalog Sektoral: Dikelola oleh kementerian/lembaga, khusus untuk sektor seperti kesehatan, pertanian, pendidikan.
  3. e-Katalog Daerah: Dikelola pemerintah daerah, memberi ruang bagi pelaku usaha lokal untuk masuk pasar pengadaan tanpa harus bersaing di tingkat nasional.

Kini, lebih dari 10.000 penyedia aktif terdaftar, mencakup ratusan kategori barang dan jasa. Dalam sehari, terjadi lebih dari 1.000 transaksi, dengan nilai tahunan yang menembus puluhan triliun rupiah. Ini menandai e-Katalog bukan lagi sekadar sistem pembelian, tetapi tulang punggung digitalisasi belanja pemerintah.

III. Landasan Regulasi Penggunaan e‑Katalog

Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, e-Katalog menjadi instrumen vital yang dibangun dengan dasar hukum yang kokoh. Untuk seorang pejabat pengadaan pemula, pemahaman terhadap landasan regulasi ini tidak hanya penting untuk kepatuhan hukum, tetapi juga sebagai dasar dalam mengambil keputusan pengadaan yang tepat, cepat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

A. Peraturan Presiden dan Peraturan LKPP

Kerangka hukum penggunaan e‑Katalog ditetapkan melalui beberapa regulasi inti, di antaranya:

  1. Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sebagaimana telah diubah terakhir melalui Perpres Nomor 12 Tahun 2021. Dalam regulasi ini, khususnya pada Pasal 127-130, ditegaskan bahwa:
    • Pengadaan langsung dengan nilai hingga Rp200 juta wajib memanfaatkan metode e‑Purchasing melalui e‑Katalog.
    • e‑Katalog dijadikan sebagai salah satu metode pengadaan utama, menggantikan proses manual yang berisiko tinggi dalam hal keterlambatan dan penyimpangan.
    • e‑Ordering, atau pemesanan secara elektronik, diperkenankan tanpa perlu melalui proses tender jika barang/jasa telah tersedia di e-Katalog.
  2. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP):
    • Permen LKPP No. 9 Tahun 2018 mengatur secara teknis tentang bagaimana proses pendaftaran penyedia ke dalam e‑Katalog dilakukan. Ini mencakup mekanisme verifikasi administrasi dan teknis yang dilakukan oleh verifikator, baik di pusat maupun daerah.
    • Permen LKPP No. 17 Tahun 2022 lebih lanjut memperjelas:
      • Format teknis dokumen elektronik, termasuk standar dokumen PDF yang dapat dibaca mesin dan struktur metadata XML.
      • Persyaratan administratif minimum bagi penyedia, seperti Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), laporan keuangan, serta daftar pengalaman pekerjaan sebelumnya.
  3. Surat Edaran Menteri Keuangan, yang memperkuat kebijakan pengendalian anggaran dalam proses e‑Purchasing, turut mengatur:
    • Perlunya cross-check harga antara HPS internal (Harga Perkiraan Sendiri) dan harga satuan di e-Katalog.
    • Penerapan anggaran berbasis output, di mana belanja langsung melalui e‑Katalog tetap mengedepankan efisiensi dan kesesuaian dengan output kinerja OPD.

Secara keseluruhan, regulasi-regulasi ini menciptakan kerangka yang legal, transparan, dan akuntabel bagi pejabat pengadaan untuk menjalankan tugasnya, sekaligus memberi perlindungan hukum dalam setiap keputusan pembelian melalui e-Katalog.

B. Kebijakan Afirmasi UMKM

Salah satu tujuan besar dari e‑Katalog adalah sebagai alat kebijakan afirmasi bagi pelaku usaha kecil dan menengah (UMKM) serta koperasi. Hal ini tercermin dari beberapa ketentuan berikut:

  • Perpres dan Permen LKPP mewajibkan alokasi minimal 30% nilai paket e-Katalog untuk penyedia dari sektor UMKM.
  • Pemerintah mendorong penguatan fitur “e-Katalog Lokal”, yaitu katalog digital yang dibuat oleh LPSE daerah untuk mengakomodasi produk dan jasa lokal.
  • Dukungan juga diberikan melalui fasilitasi pelatihan dan pendampingan bagi UMKM oleh Dinas Koperasi, Dinas Perdagangan, dan LKPP Daerah, agar mereka mampu:
    • Mengisi data secara lengkap dan akurat dalam platform e-Katalog.
    • Menyesuaikan produk/jasa mereka dengan standar LKPP.
    • Meningkatkan kapasitas produksi dan layanan agar mampu melayani OPD.

Dengan pendekatan ini, e-Katalog tidak hanya menjadi alat efisiensi birokrasi, tetapi juga alat transformasi ekonomi lokal, menciptakan akses pasar yang lebih luas bagi pelaku usaha di daerah.

C. Integrasi dengan SPSE dan SIRUP

Sebagai bagian dari sistem digital pengadaan nasional, e‑Katalog telah terintegrasi dengan dua sistem utama lainnya:

  1. SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik):
    • SPSE secara otomatis mengidentifikasi metode pengadaan sebagai e‑Purchasing jika paket sudah masuk dalam daftar belanja melalui e‑Katalog.
    • Proses ini mempersingkat waktu karena tidak memerlukan unggah dokumen tender atau evaluasi administratif manual.
    • Pejabat pengadaan cukup mencetak PO (Purchase Order) dari e‑Katalog dan memproses pengiriman serta pembayaran.
  2. SIRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan):
    • Sistem ini mengelola data RUP (Rencana Umum Pengadaan) dari masing-masing OPD.
    • Paket yang direncanakan menggunakan e‑Katalog akan secara otomatis tercermin dalam SIRUP, memungkinkan konsistensi antara tahap perencanaan dan pelaksanaan pengadaan.
    • Hal ini meminimalkan kesalahan alokasi paket, dan sangat membantu pejabat pengadaan pemula dalam menyusun perencanaan pengadaan tahunan yang lebih tertib.

IV. Manfaat Strategis e‑Katalog

Bagi pejabat pengadaan pemula, memahami manfaat strategis e‑Katalog adalah kunci untuk mengoptimalkan perannya. Tidak hanya sekadar sebagai alat belanja digital, e‑Katalog memiliki berbagai manfaat yang berkontribusi terhadap efisiensi, transparansi, dan pemerataan ekonomi.

A. Efisiensi Waktu dan Biaya

Keunggulan pertama dari e‑Katalog adalah penyederhanaan proses pengadaan. Proses yang biasanya memakan waktu berminggu-minggu, kini bisa diselesaikan dalam hitungan hari. Secara rinci:

  • Waktu pemrosesan dari tahap pemilihan penyedia hingga terbitnya PO dapat selesai dalam 1-2 hari kerja.
  • Proses tender yang sebelumnya membutuhkan ≥30 hari kerja-melalui tahapan pengumuman, evaluasi, sanggahan-bisa dihindari sepenuhnya jika barang sudah tersedia di e‑Katalog.
  • Biaya operasional juga jauh berkurang. Tidak diperlukan biaya untuk cetak dokumen pengadaan, pengadaan rapat evaluasi Pokja, biaya honor tim teknis, atau publikasi pengumuman lelang.

Efisiensi ini sangat berdampak pada percepatan realisasi anggaran, terutama pada triwulan I dan IV, saat tekanan serapan tinggi.

B. Kepastian Harga dan Persaingan Sehat

Semua produk dan jasa yang tampil di e‑Katalog telah melalui proses verifikasi harga oleh LKPP. Artinya:

  • Harga yang ditawarkan bukan sekadar hasil penawaran sepihak dari penyedia, tetapi telah dibenarkan melalui riset pasar dan uji kewajaran harga.
  • Di dalam e‑Katalog, satu jenis barang/jasa bisa memiliki banyak penyedia dengan harga, waktu pengiriman, dan reputasi layanan berbeda. Ini memungkinkan pejabat pengadaan untuk:
    • Membandingkan harga satuan antarpenyedia.
    • Memilih penyedia yang paling efisien dari segi harga dan pengiriman.
    • Menyusun strategi belanja yang hemat namun tetap berkualitas.

Dengan begitu, mekanisme pasar tetap terjaga, tanpa meninggalkan prinsip keadilan dan transparansi.

C. Transparansi dan Akuntabilitas

Salah satu fitur penting e‑Katalog adalah rekam jejak digital yang lengkap dan otomatis. Beberapa aspek yang mendukung transparansi meliputi:

  • Log aktivitas dan transaksi tercatat secara permanen, mulai dari pemilihan produk, pengunduhan PO, hingga konfirmasi penerimaan barang.
  • Dokumen seperti Purchase Order (PO), Faktur, dan Kontrak dapat diakses kembali dan dicetak kapan saja.
  • Dalam audit oleh Inspektorat atau BPK, pejabat pengadaan cukup menunjukkan riwayat transaksi digital tanpa perlu menyiapkan dokumen fisik tambahan.
  • Risiko manipulasi, mark-up, dan duplikasi dokumen dapat ditekan karena semua aktivitas terekam sistem.

D. Pemberdayaan UMKM

e‑Katalog bukan hanya memudahkan pemerintah, tetapi juga membuka akses pasar yang luas bagi pelaku usaha kecil. Beberapa manfaat yang dirasakan UMKM:

  • Pasar terbuka nasional: Produk yang didaftarkan oleh UMKM lokal dapat diakses oleh OPD manapun di Indonesia.
  • Tanpa biaya keikutsertaan lelang: Tidak seperti tender konvensional yang memerlukan biaya dokumen dan jaminan, e‑Katalog memungkinkan UMKM berpartisipasi secara gratis.
  • Pendampingan dan pelatihan: Dinas terkait menyediakan bimbingan teknis dalam mengisi data produk, membuat spesifikasi, serta tata cara update harga.

Hasilnya, banyak UMKM yang sebelumnya hanya menjual produk secara lokal kini memiliki kontrak pengadaan lintas provinsi melalui platform ini.

E. Peningkatan Standarisasi

Salah satu tantangan dalam pengadaan konvensional adalah variasi mutu barang, bahkan untuk jenis barang yang sama. Dengan e‑Katalog:

  • Spesifikasi teknis barang telah distandarkan oleh LKPP dan penyedia wajib menyajikan data produk dengan format baku.
  • Ini memudahkan OPD dalam:
    • Membandingkan produk secara objektif.
    • Menyesuaikan kebutuhan dengan spesifikasi minimum yang tersedia.
    • Menghindari konflik pengadaan akibat barang tidak sesuai atau kualitas rendah.

Selain itu, penggunaan e‑Katalog membuat alur pengadaan langsung menjadi terstandarisasi, sehingga pelatihan bagi pejabat pengadaan pemula lebih mudah dilakukan karena adanya referensi proses yang konsisten dari pusat hingga daerah.

V. Cara Mengakses dan Mendaftar di e‑Katalog

A. Persiapan Dokumen

Sebelum suatu badan usaha dapat menawarkan produknya di e‑Katalog LKPP, ada serangkaian dokumen legal dan administratif yang harus dipersiapkan. Langkah ini menjadi fondasi penting karena akan menentukan kelayakan administrasi calon penyedia dalam proses verifikasi. Persiapan ini tidak boleh dianggap remeh karena banyak kasus penolakan registrasi penyedia disebabkan oleh kelengkapan atau ketidaksesuaian dokumen.

Dokumen pertama yang wajib disiapkan adalah NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) yang masih aktif, dan NIB (Nomor Induk Berusaha) yang terdaftar aktif di OSS (Online Single Submission). NPWP berfungsi sebagai identitas perpajakan, sedangkan NIB merupakan identitas legal usaha yang mencerminkan izin berusaha secara sah dalam kerangka sistem OSS.

Selanjutnya adalah dokumen legalitas usaha. Dokumen ini bisa berupa SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan), TDP (Tanda Daftar Perusahaan), atau bentuk izin lainnya yang relevan dengan jenis usaha. Misalnya, untuk sektor konstruksi diperlukan SBU (Sertifikat Badan Usaha), sedangkan untuk layanan kesehatan dapat dibutuhkan izin edar alat kesehatan dari Kemenkes.

Bagi penyedia yang tergolong UMK atau koperasi, laporan keuangan yang diperlukan tidak harus diaudit oleh akuntan publik. Laporan sederhana berupa neraca, laporan laba-rugi, dan arus kas dari tahun terakhir yang disusun secara jujur dan jelas sudah cukup untuk menunjukkan keberlangsungan usahanya.

Dokumen lain yang penting adalah contoh produk atau katalog digital dalam format PDF, dilengkapi dengan foto produk berkualitas tinggi. Foto harus memperlihatkan spesifikasi produk secara visual, mulai dari tampilan fisik, ukuran, hingga rincian teknis jika memungkinkan. Visualisasi ini sangat penting untuk meyakinkan reviewer dan calon pengguna di instansi pemerintah.

Terakhir, penyedia harus melampirkan surat pernyataan kesanggupan yang mencakup beberapa hal penting: kemampuan untuk memenuhi permintaan OPD dalam jumlah dan waktu yang ditentukan, garansi purna jual, serta Service Level Agreement (SLA) terkait layanan teknis, garansi, dan komitmen pascapenjualan.

B. Alur Pendaftaran

Setelah seluruh dokumen dipersiapkan, langkah berikutnya adalah mengikuti alur pendaftaran resmi pada portal e‑Katalog di laman: https://e-katalog.lkpp.go.id. Proses pendaftaran ini terstruktur dan sudah sepenuhnya digital, namun tetap memerlukan ketelitian dalam setiap tahap.

  1. Registrasi Awal
    Calon penyedia membuat akun dengan mengisi formulir digital yang mencantumkan data dasar perusahaan, termasuk alamat, bidang usaha, nomor kontak aktif, serta akun email resmi perusahaan. Akun ini akan menjadi identitas utama dalam seluruh proses transaksional ke depan.
  2. Verifikasi Administratif oleh Tim LKPP
    Tim verifikator LKPP akan memeriksa kesesuaian dokumen seperti NPWP, NIB, dan legalitas usaha. Jika terdapat kekurangan atau ketidaksesuaian, sistem akan mengembalikan permintaan koreksi kepada penyedia. Proses ini bisa memakan waktu hingga beberapa hari kerja tergantung jumlah antrean dan kualitas dokumen yang diajukan.
  3. Entry Data Produk
    Setelah akun disetujui, penyedia mulai menginput data produk satu per satu ke dalam sistem. Setiap produk harus dilengkapi deskripsi teknis, nama barang/jasa, kode SKU (Stock Keeping Unit), harga satuan (termasuk PPN), masa berlaku harga, dan unit minimum pemesanan. Kualitas input data ini menentukan visibilitas dan kredibilitas produk di mata calon pembeli.
  4. Review Teknis oleh Tim Ahli
    Tim teknis dari LKPP atau asosiasi profesi terkait akan memeriksa apakah spesifikasi produk sesuai dengan standar minimum-misalnya SNI, ISO, atau standar industri yang berlaku. Jika produk dianggap layak dan tidak melanggar ketentuan, maka akan disetujui.
  5. Go Live
    Setelah semua proses selesai, produk akan otomatis tayang di katalog elektronik nasional. Produk ini bisa langsung diakses oleh seluruh OPD di Indonesia untuk proses pembelian tanpa tender.

C. Tips Lolos Verifikasi

Banyak calon penyedia gagal pada tahap awal karena kurang memahami hal-hal teknis berikut:

  • Jangan mencantumkan nama merek dagang dalam spesifikasi produk. Gunakan spesifikasi berbasis kebutuhan dan manfaat (performance-based specification), dan usahakan mengacu pada standar nasional seperti SNI atau standar internasional seperti ISO.
  • Tampilkan rekam jejak penjualan, terutama ke instansi pemerintah sebelumnya. Hal ini dapat menjadi indikator keandalan penyedia dalam menangani permintaan besar dan kompleks.
  • Sertakan informasi garansi dan layanan purna jual secara rinci. LKPP sangat menekankan pentingnya keberlanjutan layanan setelah barang dikirim dan dibayar. Penyedia yang memiliki sistem SLA (Service Level Agreement) jelas cenderung lebih dipilih OPD.

VI. Cara Mencari dan Memilih Produk/Jasa

Setelah produk tersedia di e‑Katalog, proses berikutnya adalah bagaimana pejabat pengadaan atau PPK melakukan pencarian dan seleksi barang/jasa sesuai kebutuhan anggaran dan spesifikasi. Proses ini harus dilaksanakan dengan efisien, namun tetap mengedepankan prinsip kehati-hatian dan akuntabilitas.

A. Navigasi Tampilan e‑Katalog

Tampilan e‑Katalog dirancang dengan user interface yang intuitif, namun memerlukan pemahaman tentang fitur-fitur pencariannya. Ada beberapa cara utama untuk mencari produk:

  1. Pencarian Cepat (Quick Search):
    Pengguna cukup mengetik kata kunci pada kolom pencarian-misalnya “laptop 14 inch i5 SSD 512”-dan sistem akan langsung menampilkan daftar produk relevan. Disarankan menggunakan kombinasi kata kunci teknis dan jenis produk agar hasil lebih akurat.
  2. Filter Berdasarkan Kategori:
    Di sisi kiri layar terdapat filter berdasarkan jenis barang atau jasa, seperti:

    • Peralatan Perkantoran (ATK)
    • Perangkat IT dan Software
    • Konstruksi
    • Alat Kesehatan
    • Jasa KonsultansiIni sangat membantu mempersempit hasil pencarian sesuai kebutuhan unit kerja.
  3. Sortir Berdasarkan Harga atau Penilaian Penyedia:
    Penyedia bisa disortir berdasarkan harga terendah hingga tertinggi, atau berdasarkan rating/reputasi. Hal ini penting terutama ketika anggaran terbatas namun tetap membutuhkan kualitas memadai.

B. Membaca Detail Produk

Salah satu fitur kekuatan dari e‑Katalog adalah halaman detail produk yang cukup lengkap. Halaman ini sebaiknya dibaca secara menyeluruh sebelum memasukkan produk ke dalam keranjang belanja. Beberapa informasi penting yang tersedia di halaman detail antara lain:

  • Spesifikasi Teknis: seperti jenis prosesor, kapasitas RAM dan SSD untuk laptop, daya tahan baterai, sertifikasi keamanan, dan lain-lain. Semakin lengkap informasi teknis, semakin mudah PPK mencocokkan dengan spesifikasi kebutuhan dalam RUP (Rencana Umum Pengadaan).
  • Harga Satuan: e‑Katalog menampilkan harga total per unit, termasuk PPN, namun belum termasuk biaya pengiriman jika ada. Penyedia yang sudah menjangkau banyak daerah biasanya memberi harga all-in, termasuk pengantaran.
  • Syarat Pengiriman: informasi tentang berapa lama waktu pengiriman dari konfirmasi PO (purchase order), serta cakupan wilayah pengantaran. Penyedia dengan lead time singkat lebih disukai terutama dalam pengadaan mendesak.
  • Penilaian Penyedia: skor rating dari pengguna sebelumnya yang menunjukkan tingkat kepuasan atas pelayanan dan mutu produk. Skor ini bisa menjadi acuan memilih penyedia yang terpercaya.

C. Menyusun Keranjang Belanja (Shopping Cart)

Setelah pengguna yakin dengan pilihan produknya, tahap selanjutnya adalah menyusun daftar belanja melalui fitur keranjang belanja:

  1. Klik “Tambah ke Keranjang”:
    Setiap produk memiliki tombol “Add to Cart”. Setelah diklik, produk masuk ke daftar pembelian sementara.
  2. Tentukan Jumlah Unit:
    Masukkan jumlah unit yang dibutuhkan sesuai RUP. Sistem akan otomatis menghitung total harga dan memunculkan estimasi total biaya pembelian.
  3. Review Sebelum Checkout:
    Sebelum memproses pesanan, sistem memberikan kesempatan untuk meninjau ulang rincian produk. Pada tahap ini, PPK harus memeriksa ulang spesifikasi SKU (Stock Keeping Unit), kuantitas, harga satuan, dan estimasi waktu pengiriman.

Langkah checkout tidak bisa dilakukan sembarangan. Perlu approval internal sesuai SOP instansi masing-masing. Setelah disetujui, proses lanjut ke tahap penerbitan PO dan pelaksanaan kontrak pengadaan.

VII. Proses Pemesanan dan Pembelian

Setelah pengguna berhasil menelusuri produk, memilih penyedia, dan memasukkan item ke dalam keranjang e-Katalog, proses berikutnya adalah tahapan pemesanan resmi. Dalam sistem e-Katalog yang terintegrasi dengan SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik), proses ini tidak sekadar klik dan bayar, melainkan melalui prosedur pengadaan yang mengikat secara hukum dan administratif. Setiap tahapan dirancang untuk menjamin akuntabilitas, transparansi, dan kesesuaian penggunaan anggaran.

A. Checkout dan Pembuatan PO (Purchase Order)

Langkah pertama adalah checkout, yaitu tindakan resmi memilih produk dan menyelesaikan proses pembelian. Pada tahap ini, sistem secara otomatis menghasilkan dokumen e‑Order atau Surat Perintah Kerja (SPK). SPK ini adalah dasar kontraktual antara pengguna (dalam hal ini Pejabat Pengadaan atau PPK) dengan penyedia barang/jasa. Namun, sebelum dokumen tersebut final, ada beberapa tahapan verifikasi.

Pejabat Pengadaan (PP) memiliki tanggung jawab untuk:

  • Memeriksa kembali detail pesanan, termasuk nama produk, jumlah, harga satuan, dan total anggaran.
  • Menambahkan metadata penting, seperti nomor RUP (Rencana Umum Pengadaan) dan kode akun anggaran sesuai dengan DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) unit kerjanya.
  • Mengonfirmasi kecocokan harga dan ketersediaan barang jika perlu melalui fitur klarifikasi sistem.

Setelah diverifikasi, maka PPK atau bendahara pengeluaran akan menandatangani e‑SPK secara digital. Proses ini dapat dilakukan langsung melalui antarmuka SPSE yang telah dilengkapi dengan fasilitas tanda tangan elektronik (e‑signature) berbasis sertifikat digital BSrE. Penandatanganan elektronik ini sangat penting karena memiliki kekuatan hukum setara dengan tanda tangan basah, dan menciptakan jejak digital permanen.

B. Konfirmasi dan Pengiriman

Setelah e-SPK ditandatangani, sistem secara otomatis akan mengirimkan notifikasi elektronik kepada penyedia melalui email resmi atau dashboard SPSE-nya. Notifikasi ini berfungsi sebagai sinyal resmi untuk mulai memproses pesanan.

Tugas penyedia setelah menerima notifikasi adalah:

  • Menyiapkan barang/jasa sesuai dengan rincian dalam SPK, baik dari sisi jumlah, spesifikasi teknis, maupun waktu pengiriman.
  • Melakukan pengiriman fisik ke lokasi yang tercantum dalam SPK, yang bisa berupa kantor pengguna, gudang logistik, atau unit kerja terkait.

Jika selama proses pengiriman terdapat perbedaan-misalnya jumlah barang kurang, warna atau spesifikasi tidak sesuai, atau barang rusak-PP dapat melakukan klaim atau permintaan retur. Dalam kondisi tertentu, jika terjadi perubahan harga akibat revisi volume, maka addendum harga harus diterbitkan sebelum proses pembayaran. Semua proses ini juga harus terdokumentasi dalam sistem untuk keperluan audit dan pengawasan internal.

C. Penerimaan dan Pembayaran

Tahap berikutnya adalah penerimaan barang/jasa oleh pengguna. Ini bukan hanya formalitas, tetapi melibatkan pemeriksaan teknis dan administratif secara cermat. Biasanya, proses ini dilakukan oleh:

  • Pejabat Pengadaan (PP), sebagai pengelola administrasi pemesanan.
  • Tim Teknis atau Tim Pemeriksa Barang, yang bertugas memverifikasi bahwa barang/jasa yang dikirim sesuai dengan spesifikasi, kuantitas, dan kualitas yang telah disepakati dalam SPK.

Setelah barang dinyatakan sesuai, maka dibuat Berita Acara Serah Terima (BAST). BAST ini juga ditandatangani secara elektronik dan diunggah ke dalam sistem SPSE.

Langkah selanjutnya adalah pembayaran:

  1. PPK mengajukan Surat Perintah Membayar (SPM) ke bendahara.
  2. Bendahara pengeluaran menerbitkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) ke bank.
  3. Penyedia menerima pembayaran langsung ke rekening yang terdaftar dalam sistem.

Seluruh proses ini biasanya memakan waktu antara 3 hingga 10 hari kerja, tergantung kecepatan verifikasi dokumen dan kesiapan dana. Dalam proses ini, transparansi dan keterlacakan menjadi sangat penting, karena semua transaksi yang menyangkut penggunaan APBD/APBN akan diaudit oleh Inspektorat atau BPK.

D. Pengelolaan Dokumen Otomatis

Salah satu kekuatan utama e‑Katalog dan sistem SPSE adalah kemampuan untuk mengelola dokumen secara otomatis dan tersentralisasi. Setiap tahapan pengadaan yang dilakukan oleh PP, PPK, atau penyedia akan secara otomatis tersimpan dalam sistem. Dokumen-dokumen ini meliputi:

  • e-SPK
  • BAST
  • SPM dan SP2D
  • Faktur elektronik
  • e‑Kuitansi dan notifikasi sistem

Sistem menciptakan audit trail digital, yaitu rekam jejak lengkap semua aktivitas dan pengambilan keputusan. Fitur ini bukan hanya berguna untuk pengawasan dan pelaporan, tetapi juga mempermudah pengguna saat menghadapi pemeriksaan, baik internal oleh SPI (Satuan Pengawasan Intern) maupun eksternal oleh Inspektorat Daerah atau BPK.

VIII. Tips dan Trik Efektif Menggunakan e‑Katalog

Menggunakan e‑Katalog bukan sekadar urusan administratif, tetapi juga memerlukan strategi, kecermatan, dan kebiasaan yang efisien. Berikut adalah beberapa tips praktis yang bisa meningkatkan efektivitas dan akurasi penggunaan e‑Katalog, khususnya bagi Pejabat Pengadaan dan PPK.

1. Gunakan Fitur “Favorit” untuk Item Rutin

Dalam banyak OPD, ada sejumlah barang yang sering dibeli setiap tahun atau bahkan setiap bulan-seperti ATK, tinta printer, laptop, meja kerja, hingga jasa sewa kendaraan. Fitur “favorit” memungkinkan pengguna untuk menandai dan menyimpan item tertentu ke dalam daftar khusus.

Keunggulannya:

  • Menghemat waktu pencarian, terutama jika produk berasal dari penyedia yang sama.
  • Mengurangi risiko kesalahan input, karena item sudah diverifikasi sebelumnya.
  • Mempermudah rotasi personel, karena staf baru bisa langsung menggunakan daftar favorit yang tersedia.

2. Pantau Promo dan Diskon dari Penyedia

Beberapa penyedia e‑Katalog memberikan diskon musiman, potongan harga untuk paket pembelian besar, atau bonus pengiriman gratis. Ini seringkali muncul pada momen tertentu seperti akhir tahun anggaran, masa promosi produk baru, atau saat mereka ingin menghabiskan stok lama.

Tips:

  • Rutin cek bagian “Promo” di dashboard penyedia.
  • Manfaatkan fitur klarifikasi untuk menanyakan langsung ke penyedia tentang peluang diskon atau bundling.

Meskipun sistem pengadaan mementingkan prinsip kewajaran harga, penghematan riil tetap menjadi indikator efisiensi belanja APBD/APBN.

3. Cek Rating dan Riwayat Penyedia

Dalam e‑Katalog, pengguna bisa melihat rating penyedia, yang biasanya diberikan oleh pengguna sebelumnya setelah transaksi selesai. Skala ini sangat berguna untuk memetakan kredibilitas penyedia.

Rekomendasi:

  • Pilih penyedia dengan rating ≥4,5 dari skala 5, terutama untuk item bernilai tinggi atau vital bagi layanan publik.
  • Hindari penyedia yang punya komentar negatif terkait pengiriman lambat, barang tidak sesuai, atau layanan purna jual yang buruk.

Jika perlu, pengguna juga dapat meminta referensi pengalaman dari OPD lain yang pernah membeli dari penyedia tersebut.

4. Bandingkan Spesifikasi dengan Membuka Beberapa Tab

Ketika memilih antara dua atau lebih produk sejenis, banyak pengguna terkadang hanya fokus pada harga. Padahal, spesifikasi teknis seringkali berbeda signifikan, meskipun harga mirip.

Trik praktis:

  • Buka dua atau lebih tab e‑Katalog secara bersamaan.
  • Bandingkan spesifikasi seperti garansi, konsumsi daya, bobot, fitur tambahan, serta layanan purna jual.
  • Gunakan kriteria teknis yang tertuang dalam KAK (Kerangka Acuan Kerja) sebagai acuan penilaian.

Langkah ini memastikan bahwa belanja bukan hanya hemat, tetapi juga tepat guna.

5. Sinkronkan Data Anggaran secara Berkala

Salah satu hambatan yang sering terjadi dalam proses checkout adalah ketidaksesuaian data anggaran di sistem e‑Katalog dengan DPA/PA OPD. Akibatnya, sistem menolak transaksi karena tidak terdeteksi dalam RUP atau melampaui plafon akun.

Solusi:

  • Lakukan sinkronisasi data anggaran antara sistem e‑Katalog, SIPD, dan SIRUP setidaknya setiap triwulan.
  • Update informasi akun belanja, kode kegiatan, dan nominal pagu untuk mencegah reject sistem saat checkout.

Koordinasi dengan Subbagian Keuangan atau Perencana sangat penting agar data yang digunakan PP selalu up-to-date dan sinkron antar sistem.

IX. Tantangan dan Solusi dalam Penggunaan e‑Katalog

Meskipun e‑Katalog telah menjadi tonggak digitalisasi pengadaan barang/jasa pemerintah, implementasinya di lapangan tidak luput dari berbagai kendala. Tantangan-tantangan ini berasal dari faktor teknis, sumber daya manusia, hingga dinamika pasar lokal. Namun, setiap tantangan tersebut memiliki solusi yang dapat diterapkan secara praktis jika dipahami dan diantisipasi dengan baik.

1. Koneksi Lambat di Daerah Terpencil

Di banyak wilayah 3T (Tertinggal, Terdepan, dan Terluar), keterbatasan akses internet menjadi penghambat utama. Proses login ke SPSE atau navigasi e-Katalog sering gagal atau terputus di tengah jalan. Hal ini menyebabkan ketergantungan pada perangkat pribadi atau koneksi alternatif yang belum tentu aman dan stabil.

Solusi: Salah satu solusi efektif adalah memanfaatkan fitur download katalog produk dalam bentuk PDF atau Excel. Dengan mengunduh file katalog saat koneksi stabil-misalnya di kota kabupaten atau pada waktu malam saat jaringan lebih lancar-tim pengadaan tetap bisa melakukan pencarian produk dan spesifikasi secara offline. Proses checkout baru dilakukan ketika jaringan memungkinkan. Selain itu, dinas bisa menganggarkan pengadaan access point tambahan atau koneksi satelit jika pengadaan digital sudah menjadi kebutuhan reguler.

2. Harga Tidak Sesuai dengan Pasar Lokal

Tidak jarang harga dalam e-Katalog Nasional lebih tinggi daripada harga pasaran lokal. Hal ini bisa terjadi karena penyedia yang terdaftar berasal dari luar daerah dan memperhitungkan biaya logistik atau mark-up tambahan. Akibatnya, unit kerja merasa dirugikan dan cenderung memilih jalur pengadaan langsung di luar e-Katalog.

Solusi: Pengguna e-Katalog dapat mengajukan usulan penyesuaian harga kepada LKPP melalui fitur pelaporan atau kanal komunikasi resmi. Bukti pendukung seperti survei harga pasar lokal, kuitansi sebelumnya, atau dokumen e-purchasing lain dapat memperkuat argumen. Selain itu, pemda didorong untuk mengaktifkan e-Katalog Lokal yang memungkinkan penyedia dari daerah tersebut mencantumkan harga yang lebih kompetitif tanpa biaya logistik besar.

3. Spesifikasi Produk Terlalu Umum

Beberapa produk dalam e-Katalog hanya mencantumkan spesifikasi dasar, seperti “laptop RAM 8 GB” tanpa menyebutkan merek, chipset, kecepatan prosesor, atau port input-output. Hal ini menyulitkan PP/PPK dalam memastikan kesesuaian barang dengan kebutuhan teknis pengguna akhir, terutama untuk perangkat IT, alat kesehatan, atau mesin konstruksi.

Solusi: Gunakan fitur filter lanjutan atau kolom “detail teknis” yang disediakan oleh e-Katalog. Jika masih belum memadai, libatkan Tim Teknis dari OPD pengguna akhir sebelum mengambil keputusan checkout. Konsultasi lintas tim ini penting untuk memastikan bahwa barang yang dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan lapangan dan tidak menimbulkan komplain saat penerimaan.

4. Penolakan PO oleh Penyedia karena Stok Habis

Salah satu keluhan yang cukup sering terjadi adalah penyedia tidak bisa memenuhi SPK karena stok kosong, terutama menjelang akhir tahun anggaran ketika permintaan membludak. Hal ini menyebabkan proses ulang, keterlambatan serah terima, dan potensi pengembalian anggaran.

Solusi: Biasakan untuk membuat beberapa pilihan penyedia dalam satu keranjang (keranjang alternatif), terutama untuk barang yang banyak diminati. Dengan begitu, jika penyedia A menolak pesanan, pengguna bisa langsung memilih penyedia B atau C tanpa menyusun ulang dari awal. Pengguna juga bisa menghubungi penyedia terlebih dahulu lewat informasi kontak yang tersedia di katalog sebelum checkout.

5. Kurangnya Pelatihan bagi PP/PPK

Tidak semua pejabat pengadaan memahami sistem e-Katalog secara menyeluruh. Masih ditemukan kekeliruan dalam menilai spesifikasi, memilih metode checkout, atau membuat SPK elektronik. Hal ini terutama terjadi pada unit kerja kecil atau baru terbentuk.

Solusi: Manfaatkan pelatihan daring yang disediakan oleh LKPP, seperti webinar tematik atau modul e-learning yang bisa diakses kapan saja. Banyak materi pelatihan gratis tersedia di situs LKPP maupun kanal YouTube resmi mereka. Di beberapa daerah, ULP atau Biro Pengadaan juga sudah mulai menyediakan clinic session bagi PP/PPK yang menghadapi kendala teknis. Jika memungkinkan, OPD dapat mengusulkan pelatihan tatap muka melalui anggaran peningkatan kapasitas SDM.

X. Kesimpulan

Pemanfaatan e-Katalog sebagai platform pengadaan elektronik telah membawa perubahan fundamental dalam sistem belanja barang/jasa pemerintah. Dengan mengintegrasikan proses pencarian, pemesanan, hingga pembayaran dalam satu sistem digital, e-Katalog memangkas birokrasi yang sebelumnya panjang dan rentan penyimpangan. Tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga meningkatkan transparansi, efisiensi anggaran, serta akuntabilitas pengguna anggaran di tingkat pusat maupun daerah.

Namun, keberhasilan penerapan e-Katalog sangat bergantung pada kesiapan sumber daya manusia dan sistem pendukungnya. Pemahaman terhadap seluruh tahapan-mulai dari cara mencari produk, mengevaluasi spesifikasi, checkout, pengiriman, hingga pengelolaan dokumen digital-adalah syarat utama bagi PP, PPK, dan bendahara untuk bekerja secara efektif. Di sisi lain, penyedia juga harus siap bertransformasi, baik dari segi teknis digital maupun komitmen layanan.

Ke depan, pengembangan e-Katalog perlu diarahkan pada tiga prioritas:

  1. Integrasi antar sistem seperti e‑Katalog, SIPD, dan SIMDA agar perencanaan hingga pertanggungjawaban saling terhubung otomatis.
  2. Perluasan jenis jasa dan produk, termasuk jasa konsultansi, peralatan sektor khusus, dan produk lokal UMK yang saat ini masih terbatas.
  3. Peningkatan kualitas data, termasuk validasi harga dan spesifikasi agar tidak merugikan pengguna di daerah.

Dengan strategi pemanfaatan yang cermat dan kebijakan pendukung yang adaptif, e-Katalog bukan hanya alat belanja elektronik, melainkan alat kebijakan fiskal yang mendukung tata kelola pemerintahan yang bersih, efisien, dan pro rakyat. Pada akhirnya, e-Katalog menjadi cermin dari reformasi birokrasi digital yang inklusif dan berkelanjutan di seluruh Indonesia.

Bagikan tulisan ini jika bermanfaat

Tulisan Lainnya