Perbedaan Pejabat Pengadaan dan Pokja Pemilihan

1. Pendahuluan: Mengapa Topik Ini Penting untuk Dipahami

Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah proses yang harus dilakukan secara transparan, akuntabel, dan sesuai aturan hukum. Dalam proses ini, ada beberapa pihak yang memiliki peran penting untuk memastikan pengadaan berjalan dengan baik. Dua di antaranya adalah Pejabat Pengadaan dan Pokja Pemilihan. Meskipun sama-sama bekerja di bidang pengadaan, keduanya memiliki peran, tanggung jawab, dan ruang lingkup kerja yang berbeda. Sayangnya, banyak orang – termasuk pegawai pemerintahan sendiri – yang masih sering mencampuradukkan tugas kedua pihak ini. Akibatnya, muncul salah paham yang dapat memengaruhi kelancaran proses pengadaan. Memahami perbedaan keduanya sangat penting, karena:

Membantu mencegah tumpang tindih tugas.
Memastikan proses pengadaan berjalan sesuai aturan.
Mengurangi risiko kesalahan administrasi yang bisa berdampak hukum.
Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan uang negara.

Secara sederhana:

Pejabat Pengadaan biasanya menangani pengadaan yang nilainya relatif kecil, prosesnya lebih sederhana, dan tidak memerlukan tim besar.
Pokja Pemilihan menangani pengadaan dengan nilai besar atau kompleks, yang memerlukan proses pemilihan penyedia melalui metode seperti tender atau seleksi.

Namun, memahami perbedaannya tidak cukup hanya di permukaan. Kita perlu melihat definisi, dasar hukum, tugas, wewenang, hingga mekanisme kerja masing-masing pihak agar tidak keliru. Artikel ini akan membahas secara rinci, tetapi tetap dengan bahasa yang mudah dicerna oleh pembaca dari berbagai latar belakang. Dengan penjelasan yang runtut, kita akan melihat:

Definisi dan dasar hukum keduanya.
Perbedaan dari segi tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
Kapan digunakan Pejabat Pengadaan dan kapan digunakan Pokja Pemilihan.
Contoh kasus praktis agar lebih mudah membedakan.

Di akhir, diharapkan pembaca akan benar-benar paham dan tidak lagi bingung membedakan kedua peran penting ini dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.

2. Definisi Pejabat Pengadaan

Pejabat Pengadaan adalah pegawai negeri sipil atau pegawai pemerintah yang diberi kewenangan oleh KPA/PA (Kuasa Pengguna Anggaran/Pengguna Anggaran) untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa secara langsung atau melalui metode yang sesuai peraturan, terutama untuk pengadaan dengan nilai tertentu yang relatif kecil. Dalam Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (dan perubahannya), Pejabat Pengadaan adalah pihak yang melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa untuk paket pengadaan dengan nilai paling banyak Rp200 juta untuk barang/jasa lainnya. Nilai ambang batas ini bisa berbeda tergantung jenis pengadaan dan aturan tambahan yang dikeluarkan LKPP. Ciri khas Pejabat Pengadaan:

Biasanya individu, bukan tim.
Ditunjuk langsung oleh KPA/PA.
Melaksanakan pengadaan secara langsung atau penunjukan langsung sesuai batas nilai yang diatur.
Tidak memerlukan proses tender terbuka yang kompleks.
Bertanggung jawab penuh mulai dari perencanaan sederhana, pemilihan penyedia, hingga penandatanganan kontrak.

Kelebihan penggunaan Pejabat Pengadaan:

Cepat: Tidak memerlukan proses panjang seperti tender.
Efisien: Cocok untuk kebutuhan mendesak atau rutin dengan nilai kecil.
Sederhana: Tidak memerlukan keterlibatan banyak pihak.

Namun, ada batasannya:

Tidak dapat digunakan untuk pengadaan bernilai besar atau proyek yang kompleks.
Harus tetap mematuhi prinsip pengadaan: efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel.

Contoh pengadaan yang biasanya dilakukan Pejabat Pengadaan:

Pembelian alat tulis kantor senilai Rp50 juta.
Pengadaan jasa kebersihan kantor untuk jangka pendek dengan nilai Rp100 juta.
Perbaikan ringan fasilitas kantor dengan nilai di bawah batas maksimal.

Dengan kata lain, Pejabat Pengadaan adalah “garda depan” untuk pengadaan sederhana yang tetap harus dilakukan dengan profesional dan sesuai aturan.

3. Definisi Pokja Pemilihan

Pokja Pemilihan adalah kelompok kerja yang dibentuk oleh Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) untuk melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah, khususnya untuk pengadaan dengan nilai besar atau kompleks yang memerlukan proses tender atau seleksi. Berbeda dengan Pejabat Pengadaan yang hanya terdiri dari satu orang, Pokja Pemilihan terdiri dari beberapa orang yang memiliki kompetensi di bidang pengadaan. Anggotanya bisa berasal dari UKPBJ atau unit kerja terkait yang memenuhi kualifikasi. Dasar hukum Pokja Pemilihan juga diatur dalam Perpres 16/2018 dan perubahannya, serta peraturan turunannya yang diterbitkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Tugas utama Pokja Pemilihan meliputi:

Menyusun dokumen pemilihan yang lengkap dan detail.
Mengumumkan dan mengelola proses tender/seleksi secara elektronik melalui SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik).
Menerima dan mengevaluasi penawaran peserta.
Melakukan klarifikasi dan negosiasi jika diperlukan.
Menetapkan pemenang pemilihan penyedia sesuai kriteria yang telah ditetapkan.
Menandatangani berita acara hasil pemilihan.

Ciri khas Pokja Pemilihan:

Bekerja secara kolektif, bukan individu.
Menangani pengadaan bernilai di atas batas Pejabat Pengadaan.
Prosesnya transparan, terbuka, dan melibatkan persaingan sehat antar penyedia.
Memerlukan keahlian teknis dan administratif yang lebih mendalam.

Contoh pekerjaan yang ditangani Pokja Pemilihan:

Proyek pembangunan gedung sekolah bernilai Rp5 miliar.
Pengadaan sistem IT untuk instansi pemerintah senilai Rp1 miliar.
Pengadaan jasa konsultan untuk proyek strategis nasional.

Dengan skala tanggung jawab yang lebih besar, Pokja Pemilihan memiliki peran penting dalam memastikan pengadaan besar berjalan adil, transparan, dan menghasilkan penyedia berkualitas.

4. Perbedaan Tugas Pejabat Pengadaan dan Pokja Pemilihan

Walaupun sama-sama bertugas dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa, Pejabat Pengadaan dan Pokja Pemilihan memiliki perbedaan yang sangat jelas dari sisi tugas utama, lingkup pekerjaan, dan cara bekerja. Perbedaan ini sudah diatur dalam Perpres 16/2018 dan aturan turunannya, sehingga tidak boleh ditukar-tukar.

Pejabat Pengadaan:

Tugas utamanya adalah melaksanakan pengadaan barang/jasa untuk nilai kecil hingga menengah sesuai batas yang diatur (misalnya ≤ Rp200 juta untuk barang/jasa lainnya, atau ≤ Rp100 juta untuk jasa konsultansi).
Menyusun dokumen sederhana yang memuat spesifikasi teknis dan persyaratan penyedia.
Mengundang atau meminta penawaran langsung dari satu atau beberapa penyedia.
Melakukan evaluasi sederhana terhadap penawaran yang masuk.
Menetapkan pemenang dan menandatangani kontrak sesuai kewenangan.

Pokja Pemilihan:

Tugas utamanya adalah melaksanakan pengadaan dengan nilai besar atau kompleks, melalui tender atau seleksi.
Menyusun dokumen pemilihan yang lengkap, termasuk syarat administrasi, teknis, dan harga.
Mengumumkan lelang secara terbuka melalui SPSE.
Melakukan evaluasi berlapis: administrasi, teknis, harga, dan kualifikasi.
Menetapkan pemenang berdasarkan hasil evaluasi kolektif.

Perbedaan kunci dalam metode kerja:

Pejabat Pengadaan bekerja sendiri, sehingga semua proses ada di tangannya.
Pokja Pemilihan bekerja secara tim, sehingga keputusan diambil bersama dan ada mekanisme pembagian tugas di antara anggota.

Analogi sederhana:

Pejabat Pengadaan seperti seorang manajer toko yang bisa langsung membeli barang dari pemasok untuk kebutuhan harian.
Pokja Pemilihan seperti panitia besar di sebuah perusahaan yang melakukan tender besar-besaran untuk proyek strategis.

Memahami perbedaan tugas ini sangat penting agar tidak terjadi pelanggaran prosedur. Misalnya, jika paket pekerjaan bernilai Rp5 miliar dikerjakan oleh Pejabat Pengadaan, itu jelas melanggar aturan dan berisiko hukum. Sebaliknya, bila Pokja Pemilihan digunakan untuk membeli alat tulis senilai Rp20 juta, itu justru tidak efisien.

5. Perbedaan Wewenang dan Tanggung Jawab

Selain berbeda dalam tugas, Pejabat Pengadaan dan Pokja Pemilihan juga memiliki perbedaan dalam wewenang dan tanggung jawab. Perbedaan ini sangat penting karena menyangkut batasan keputusan yang boleh diambil. Wewenang Pejabat Pengadaan:

Memilih metode pengadaan sesuai nilai paket (pengadaan langsung, penunjukan langsung).
Menetapkan spesifikasi teknis sederhana.
Menentukan penyedia yang memenuhi syarat.
Menandatangani kontrak dengan nilai sesuai batas yang ditentukan.
Melaksanakan evaluasi penawaran secara mandiri.

Wewenang Pokja Pemilihan:

Menentukan metode pemilihan (tender, seleksi, tender cepat).
Menyusun dan mengumumkan dokumen pemilihan secara terbuka.
Mengelola seluruh proses lelang dari awal sampai penetapan pemenang.
Menangani sanggahan dari peserta lelang.
Menyusun berita acara hasil pemilihan dan menyerahkannya ke PPK/KPA.

Tanggung jawab Pejabat Pengadaan biasanya lebih sempit, yaitu memastikan pengadaan kecil berjalan efisien dan sesuai aturan. Namun, karena bekerja sendiri, ia memiliki tanggung jawab penuh atas setiap keputusan yang diambil. Tanggung jawab Pokja Pemilihan lebih luas, meliputi menjaga integritas proses lelang besar dan memastikan seluruh peserta diperlakukan adil. Karena bekerja secara tim, tanggung jawab dibagi, tetapi keputusan tetap bersifat kolektif. Perbedaan ini menunjukkan bahwa:

Pejabat Pengadaan lebih fokus pada kecepatan dan kesederhanaan.
Pokja Pemilihan lebih fokus pada transparansi, persaingan sehat, dan keadilan dalam skala besar.

6. Kapan Menggunakan Pejabat Pengadaan dan Kapan Menggunakan Pokja Pemilihan

Salah satu pertanyaan yang paling sering muncul dalam pengadaan adalah kapan kita harus menggunakan Pejabat Pengadaan, dan kapan harus menggunakan Pokja Pemilihan. Jawabannya bergantung pada nilai paket, tingkat kompleksitas pekerjaan, dan metode pemilihan yang sesuai aturan. Gunakan Pejabat Pengadaan jika:

Nilai paket di bawah atau sama dengan ambang batas penunjukan langsung/pengadaan langsung.
Pekerjaan bersifat rutin, sederhana, dan tidak kompleks.
Tidak memerlukan proses tender terbuka atau seleksi.
Contoh: pembelian meja kantor senilai Rp50 juta, pengadaan seragam pegawai senilai Rp150 juta.

Gunakan Pokja Pemilihan jika:

Nilai paket melebihi ambang batas yang ditentukan untuk pengadaan langsung.
Pekerjaan bersifat kompleks, memiliki banyak aspek teknis, atau berisiko tinggi.
Diperlukan proses tender/seleksi untuk menjamin persaingan sehat.
Contoh: pembangunan gedung sekolah senilai Rp4 miliar, pengadaan sistem informasi senilai Rp2 miliar.

Dengan memahami batas ini, instansi dapat menghindari kesalahan prosedur yang bisa berdampak pada temuan audit, pembatalan kontrak, bahkan sanksi hukum.

7. Tantangan dan Permasalahan di Lapangan

Meskipun aturan sudah jelas, penerapan di lapangan sering menemui tantangan. Beberapa masalah umum yang terjadi:

1. Salah Kaprah dalam Pembagian Tugas Masih ada pejabat yang meminta Pejabat Pengadaan menangani proyek yang seharusnya dikerjakan Pokja Pemilihan, biasanya demi mempercepat proses, padahal ini melanggar aturan.

2. Kurangnya SDM Kompeten Baik Pejabat Pengadaan maupun anggota Pokja Pemilihan memerlukan sertifikasi kompetensi. Di daerah tertentu, jumlah SDM bersertifikat masih terbatas.

3. Tekanan dari Pihak Luar Tidak jarang ada tekanan dari pihak tertentu untuk memenangkan penyedia tertentu. Hal ini bisa mengganggu independensi baik Pejabat Pengadaan maupun Pokja Pemilihan.

4. Sengketa dan Sanggahan Khusus Pokja Pemilihan, risiko menghadapi sanggahan dari peserta yang kalah cukup tinggi, yang bisa memperlambat proses.

5. Keterbatasan Waktu Kadang proses pengadaan terdesak oleh batas akhir anggaran, sehingga muncul godaan untuk “memilih jalur cepat” meski tidak sesuai prosedur.

Menghadapi tantangan ini, perlu ada komitmen integritas, pelatihan berkelanjutan, dan pengawasan ketat.

8. Contoh Kasus untuk Memahami Perbedaan

Agar lebih jelas, berikut contoh dua skenario nyata: Skenario 1 – Pengadaan Kecil Dinas Pendidikan ingin membeli 30 unit laptop untuk keperluan ujian berbasis komputer dengan nilai Rp180 juta.

Karena nilainya di bawah Rp200 juta, proses dapat dilakukan oleh Pejabat Pengadaan melalui pengadaan langsung.
Pejabat Pengadaan cukup membuat spesifikasi, meminta penawaran dari beberapa toko, mengevaluasi, dan memilih yang sesuai.

Skenario 2 – Pengadaan Besar Dinas Pekerjaan Umum akan membangun jembatan dengan nilai Rp12 miliar.

Karena nilainya jauh di atas ambang batas dan pekerjaannya kompleks, proses harus melalui tender yang dilaksanakan Pokja Pemilihan.
Pokja akan menyusun dokumen tender lengkap, mengumumkan secara terbuka, mengevaluasi penawaran, dan menetapkan pemenang.

Perbedaan ini menunjukkan bahwa selain nilai, kompleksitas pekerjaan juga menjadi faktor penentu.

9. Tips Agar Proses Pengadaan Berjalan Lancar

Agar tidak salah dalam memilih siapa yang bertanggung jawab, berikut beberapa tips:

Pahami batas nilai paket sesuai peraturan terbaru LKPP.
Tentukan metode pengadaan sejak tahap perencanaan.
Pastikan SDM memiliki sertifikat pengadaan yang berlaku.
Dokumentasikan semua proses untuk keperluan audit.
Jaga integritas dan independensi dari intervensi pihak luar.

Dengan mengikuti tips ini, perbedaan peran antara Pejabat Pengadaan dan Pokja Pemilihan akan selalu terjaga, sehingga proses berjalan sesuai prinsip pengadaan.

10. Penutup

Pejabat Pengadaan dan Pokja Pemilihan adalah dua pilar penting dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. Walaupun tujuannya sama – mendapatkan penyedia yang tepat dengan harga wajar dan kualitas terbaik – peran dan cara kerja keduanya berbeda secara signifikan. Pejabat Pengadaan cocok untuk pengadaan sederhana bernilai kecil yang membutuhkan kecepatan dan efisiensi. Pokja Pemilihan diperlukan untuk pengadaan besar atau kompleks yang membutuhkan proses tender transparan dan kompetitif. Memahami perbedaan ini bukan hanya penting bagi pegawai pemerintah, tetapi juga bagi penyedia barang/jasa dan masyarakat umum, agar semua pihak bisa ikut mengawasi jalannya pengadaan. Pada akhirnya, pengadaan yang baik akan menghasilkan manfaat maksimal bagi masyarakat, dengan penggunaan anggaran negara yang tepat sasaran dan bebas dari penyalahgunaan.