Penyusunan spesifikasi teknis adalah salah satu pekerjaan paling krusial dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. Namun ironisnya, ia juga menjadi titik paling sering diperiksa auditor dan paling sering memunculkan temuan. Banyak pengadaan yang sebenarnya sudah mengikuti prosedur pemilihan dengan benar — dokumen dilelangkan sesuai jadwal, proses evaluasi dilakukan transparan, kontrak dibuat lengkap — tetapi tetap mendapat catatan negatif hanya karena spesifikasi teknis dianggap tidak memadai. Di sinilah pentingnya memahami bagaimana menyusun spesifikasi teknis yang tidak hanya baik secara substansi, tetapi juga kuat secara audit, sehingga tidak menimbulkan pertanyaan, keraguan, atau celah bagi penyedia untuk menyalahgunakannya.
Banyak instansi mengira bahwa spesifikasi teknis hanya perlu ditulis secara rinci, padahal kenyataannya lebih dari itu. Spesifikasi harus jelas, objektif, konsisten, dapat diverifikasi, tidak mengarah, relevan dengan kebutuhan, dan memiliki dasar teknis yang kuat. Auditor tidak hanya menilai isi spesifikasi, tetapi juga menilai bagaimana spesifikasi tersebut disusun, apa dasar perhitungan yang digunakan, apakah spesifikasi selaras dengan kebutuhan pengguna, dan apakah dokumen pendukungnya memadai. Karena itu, penyusunan spesifikasi yang anti-temuan audit harus dilakukan dengan memahami sudut pandang pemeriksa.
Spesifikasi teknis yang kuat dimulai dari satu hal: analisis kebutuhan yang benar. Kesalahan terbesar instansi adalah menulis spesifikasi tanpa memahami apa yang benar-benar dibutuhkan pengguna akhir. Pengadaan komputer untuk staf administrasi sering kali dibekali spesifikasi kelas tinggi yang sebenarnya tidak diperlukan. Atau sebaliknya, pengadaan perangkat untuk pekerjaan desain grafis justru diberi spesifikasi rendah sehingga pekerjaannya terhambat. Auditor sangat peka terhadap mismatch seperti ini. Mereka akan bertanya, “Mengapa membeli barang dengan spesifikasi A jika kebutuhan hanya B?” atau “Mengapa membeli barang yang tidak mampu menjalankan tugas yang dimaksud?” Spesifikasi yang disusun tanpa pembahasan bersama pengguna adalah spesifikasi yang lemah secara audit.
Setelah memahami kebutuhan, langkah berikutnya adalah melakukan survei pasar. Auditor ingin melihat bahwa spesifikasi yang dibuat sesuai dengan kondisi pasar yang wajar. Jika spesifikasi terlalu tinggi sampai sulit ditemukan di pasaran, auditor akan menilai spesifikasi itu mengarah. Jika terlalu rendah sehingga kualitas barang diragukan, mereka akan menilai spesifikasi itu tidak memadai. Survei pasar tidak harus rumit, cukup membandingkan beberapa referensi dari harga e-catalog, brosur penyedia, spesifikasi toko resmi, atau situs produsen. Yang penting, survei ini terdokumentasi dan menjadi dasar penyusunan spesifikasi teknis. Tanpa dokumentasi survei, spesifikasi mudah dipertanyakan.
Hal berikutnya yang penting adalah menggunakan parameter teknis yang objektif. Banyak spesifikasi yang lemah karena menggunakan istilah ambigu seperti “kualitas bagus”, “kuat”, “nyaman”, atau “standar tinggi”. Auditor tidak dapat mengukur kata-kata seperti itu. Sebaliknya, spesifikasi yang anti-temuan audit menggunakan parameter yang bisa diuji dan diverifikasi. Misalnya, untuk alat elektronik, tulis kapasitas, resolusi, kecepatan, jenis prosesor, dan standar efisiensi. Untuk furnitur, tulis jenis material, ketebalan, finishing, dan standar uji kekuatan. Parameter yang dapat diukur akan membuat spesifikasi menjadi objektif dan mudah dievaluasi.
Sebagai tambahan, spesifikasi yang kuat harus memuat standar kualitas, baik standar nasional (seperti SNI), internasional (ISO, ASTM), atau standar industri. Auditor menyukai spesifikasi yang berdasarkan standar karena standar memberikan acuan yang jelas dan diakui. Misalnya, pengadaan helm harus sesuai SNI, pengadaan bahan konstruksi harus punya standar ASTM, dan pengadaan alat kesehatan harus mengikuti standar regulasi Kemenkes. Dengan mencantumkan standar, spesifikasi tidak hanya menjadi kuat secara teknis, tetapi juga aman dari temuan audit karena auditor dapat dengan mudah memeriksa kepatuhannya.
Aspek lain yang sering dilupakan adalah mencantumkan parameter kinerja barang atau jasa. Spesifikasi yang hanya mencantumkan komponen tetapi tidak menjelaskan performanya sangat lemah di mata auditor. Misalnya, pengadaan mesin hanya menyebutkan daya, padahal kinerja mesin ditentukan oleh kecepatan produksi, efisiensi energi, tingkat kebisingan, dan daya tahan. Spesifikasi yang tidak menjelaskan performa memungkinkan penyedia menawar barang murah yang komponennya lengkap tetapi kinerjanya buruk. Auditor akan melihat hal ini sebagai celah yang diabaikan oleh PPK. Karena itu, parameter kinerja wajib dicantumkan agar spesifikasi dapat melindungi mutu barang.
Selain itu, spesifikasi yang anti-temuan harus tidak mengarah pada merek tertentu. Ini tidak hanya berarti tidak menyebut merek, tetapi juga menghindari detail teknis yang unik dimiliki satu merek saja. Auditor cukup berpengalaman untuk melihat ketika spesifikasi terlalu spesifik hingga tidak masuk akal. Misalnya ukuran angka yang tidak bulat, teknologi yang hanya dimiliki satu pabrikan, atau fitur kecil yang tidak berpengaruh tetapi sengaja dituliskan. Jika auditor mencurigai spesifikasi mengarah, mereka akan mencatatnya sebagai indikasi nepotisme atau pengaturan pemenang. Untuk menghindari ini, gunakan istilah umum, parameter fungsional, dan rentang nilai.
Konsistensi dokumen juga sangat penting. Auditor sering menemukan spesifikasi tidak sinkron dengan KAK, HPS, RAB, atau dokumen kontrak. Misalnya, spesifikasi kamera menulis resolusi tinggi, tetapi HPS hanya menghitung harga kamera standar. Atau spesifikasi pekerjaan konstruksi meminta beton mutu tinggi, tetapi dalam RAB yang dihitung adalah beton mutu rendah. Ketidaksesuaian seperti ini menjadi temuan besar karena menunjukkan bahwa perencanaan tidak dilakukan dengan baik. Oleh karena itu, setelah menyusun spesifikasi, pastikan seluruh dokumen lain mengacu pada spesifikasi tersebut secara konsisten.
Penyusun spesifikasi juga tidak boleh melupakan persyaratan garansi. Auditor sering memasukkan barang tanpa garansi sebagai temuan karena dianggap tidak ada jaminan mutu. Barang elektronik, kendaraan, mesin, dan alat kerja harus memiliki garansi minimal satu tahun atau lebih, tergantung jenisnya. Garansi memberi perlindungan bagi pemerintah dan memastikan penyedia memberikan barang yang tidak cepat rusak. Tanpa garansi, auditor akan menilai bahwa spesifikasi tidak melindungi negara.
Salah satu elemen penting lain adalah memastikan spesifikasi dapat diverifikasi saat barang datang. Banyak spesifikasi menulis hal-hal besar tetapi lupa hal-hal kecil yang sebenarnya sangat penting untuk pemeriksaan fisik. Auditor biasanya meminta bukti bahwa barang yang diterima sesuai spesifikasi. Jika spesifikasi tidak menuliskan parameter yang dapat diperiksa, maka verifikasi menjadi sulit. Karena itu, parameter seperti ukuran fisik, berat, bahan, sertifikat, atau dokumen pendukung harus dituliskan.
Spesifikasi teknis yang anti-temuan audit juga harus memiliki dokumen pendukung yang cukup. Penyusun spesifikasi harus menyimpan referensi hasil survei pasar, brosur pembanding, dokumen standar, atau catatan kebutuhan pengguna. Ketika auditor bertanya, “Mengapa memilih spesifikasi ini?”, penyusun harus bisa menjelaskan alasannya dengan data, bukan sekadar jawaban umum. Dokumen pendukung inilah yang membedakan spesifikasi yang kuat dan spesifikasi asal tulis.
Kelemahan terbesar dalam banyak pengadaan adalah spesifikasi hasil copy-paste. Auditor sangat mudah mengenalinya karena sering kali memuat tahun lama, teknologi lama, atau istilah yang tidak relevan. Pengadaan dengan spesifikasi copy-paste dinilai tidak berbasis analisis kebutuhan dan tidak mencerminkan keadaan pasar terbaru. Karena itu, hindari menggunakan dokumen lama tanpa revisi. Gunakan dokumen lama hanya sebagai referensi, bukan sebagai template statis.
Selain memperhatikan isi, penyusun spesifikasi perlu memahami bahwa auditor sangat fokus pada proses penyusunan. Mereka ingin tahu apakah spesifikasi ditelaah, disetujui, dan dibahas secara internal. Mereka akan mencari bukti rapat, catatan diskusi, atau telaah teknis. Proses penyusunan yang terdokumentasi rapi akan melindungi PPK jika ada masalah di kemudian hari.
Pada akhirnya, spesifikasi teknis yang anti-temuan audit adalah spesifikasi yang:
- lahir dari analisis kebutuhan nyata pengguna,
- berdasarkan survei pasar,
- objektif dan dapat diukur,
- tidak mengarah pada merek,
- menggunakan standar berkualitas,
- memuat parameter kinerja,
- konsisten dengan seluruh dokumen pengadaan,
- didukung bukti,
- dan dapat diverifikasi saat barang diterima.
Ketika seluruh aspek ini terpenuhi, auditor sulit menemukan celah. Pengadaan menjadi aman, penyedia bersaing secara sehat, dan pemerintah mendapatkan barang yang bermutu sesuai harga yang dibayarkan.
