Pejabat Pembuat Komitmen atau PPK memiliki tanggung jawab besar dalam menentukan metode pengadaan yang tepat agar setiap pengeluaran negara dilakukan secara efisien, transparan, dan sesuai aturan. Salah satu metode yang tersedia dalam aplikasi katalog elektronik adalah metode negosiasi. Pertanyaan tentang kapan PPK wajib menggunakan metode negosiasi sering muncul di lapangan karena keputusan memilih metode bukan hanya soal efisiensi harga, tetapi juga soal kepatuhan terhadap regulasi dan prioritas kebijakan. Dokumen pedoman e-purchasing menjelaskan rangkaian tahapan, prinsip, dan kondisi yang menjadi dasar penggunaan metode negosiasi sehingga PPK dapat menimbang kapan metode ini harus dipilih atau lebih tepat digunakan daripada metode lain.
Dasar Regulasi dan Batasan Nilai yang Perlu Diperhatikan
Sebelum memutuskan apakah metode negosiasi wajib digunakan, PPK perlu memahami kerangka regulasi yang memayungi e-purchasing. Pedoman e-purchasing mengacu pada ketentuan pelaksanaan katalog elektronik yang diatur oleh lembaga kebijakan pengadaan. Dokumen tersebut memuat batas nilai transaksi yang menjadi acuan penggunaan e-purchasing serta metode-metode yang tersedia di dalam aplikasi, termasuk negosiasi, mini kompetisi, dan competitive catalogue. Dalam pedoman disebutkan parameter nilai transaksi e-purchasing yang berbeda untuk wilayah tertentu, sehingga PPK wajib memastikan nilai paket pengadaan berada dalam rentang yang diperbolehkan untuk metode e-purchasing terlebih dahulu.
Perbedaan Antara “Wajib” dan “Disarankan” dalam Pedoman
Penting dibedakan antara istilah “wajib” dan “disarankan”. Pedoman e-purchasing menjabarkan langkah dan pilihan metode berdasarkan karakteristik kebutuhan, jumlah penyedia, serta prioritas kebijakan seperti penggunaan produk dalam negeri dan pemberdayaan usaha kecil. Namun tidak semua pilihan digolongkan sebagai kewajiban absolut; ada kalanya pedoman memberi ruang fleksibilitas bagi PPK untuk memilih metode yang paling sesuai berdasarkan kondisi di lapangan. Oleh karena itu, ketika berbicara tentang “wajib” menggunakan negosiasi, PPK harus merujuk pada klausul-klausul spesifik dalam pedoman dan peraturan pendukung yang menyatakan suatu kondisi mengharuskan penggunaan negosiasi, bukan sekadar menyarankannya.
Kondisi Umum yang Menyebabkan Negosiasi Menjadi Pilihan Utama
Secara operasional, pedoman menjelaskan beberapa kondisi praktis di mana negosiasi menjadi pilihan utama dan hampir selalu diperlukan oleh pelaksana. Pertama, ketika produk telah jelas dipilih dari katalog tetapi harga tayang perlu disesuaikan berdasarkan referensi harga atau HPS yang telah disusun. Kedua, ketika pembelian melibatkan aspek layanan tambahan atau ketentuan teknis yang tidak sepenuhnya tercermin di page produk sehingga membutuhkan klarifikasi teknis lalu penyesuaian harga. Ketiga, ketika jumlah penyedia terbatas sehingga mini kompetisi tidak memungkinkan, negosiasi menjadi cara yang wajar untuk mencapai harga yang proporsional. Dalam semua kondisi ini negosiasi bukan sekadar opsi—ia menjadi langkah pelaksanaan yang logis untuk memastikan kebutuhan terpenuhi secara akuntabel.
Kasus Nilai dan Referensi Harga: Peran HPS dalam Menentukan Metode
Pedoman memetakan peran referensi harga dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sebagai tolok ukur penting dalam proses negosiasi. Untuk paket bernilai di bawah ambang tertentu, dokumen merekomendasikan penggunaan referensi harga; sementara untuk paket dengan nilai di atas ambang tertentu, HPS menjadi alat yang lebih formal. Dengan adanya HPS, PPK memiliki landasan objektif untuk membuka negosiasi dengan penyedia. Jika HPS sudah disusun dan menunjukkan bahwa harga tayang penyedia jauh di atas estimasi wajar, penggunaan negosiasi menjadi langkah yang tepat, bahkan bisa dianggap wajib demi memenuhi kewajiban pengelolaan anggaran yang efisien. Pedoman menjelaskan ambang penggunaan referensi (< Rp100 juta) dan HPS (> Rp100 juta) sebagai bagian dari tahapan persiapan.
Situasi Darurat atau Kebutuhan Mendesak yang Mendorong Negosiasi
Dalam praktik birokrasi, terdapat situasi di mana kebutuhan bersifat mendesak sehingga metode yang paling panjang dan kompetitif tidak memungkinkan tanpa mengorbankan pelayanan publik. Pedoman menyebut bahwa e-purchasing menyediakan fleksibilitas operasional untuk mempercepat pemenuhan kebutuhan, termasuk melalui negosiasi langsung dengan penyedia yang memiliki stok atau kemampuan pengiriman cepat. Dalam keadaan seperti ini PPK harus menimbang urgensi layanan terhadap prinsip kompetisi. Jika memperlambat proses akan menimbulkan risiko operasional yang lebih besar, negosiasi dapat menjadi metode wajib untuk memastikan kelangsungan layanan. Selama langkah tersebut didokumentasikan dan didukung dengan referensi harga/HPS yang memadai, tindakan ini dapat dipertanggungjawabkan.
Prioritas PDN dan Pemberdayaan Usaha Kecil: Kapan Ini Membuat Negosiasi Menjadi Kewajiban
Salah satu dimensi kebijakan yang ditekankan pedoman adalah prioritas penggunaan produk dalam negeri (PDN) dan pemberdayaan usaha kecil atau koperasi. Untuk paket dengan nilai sampai dengan batas tertentu, PPK/PP diwajibkan memilih penyedia usaha kecil atau koperasi terlebih dahulu. Jika produk PDN yang memenuhi spesifikasi tersedia, kebijakan ini memberi prioritas yang harus diikuti sebelum mempertimbangkan penyedia non-PDN. Dalam praktiknya, apabila pemenuhan prioritas PDN atau UMKM mensyaratkan penyesuaian harga atau layanan, negosiasi menjadi langkah yang diperlukan untuk mencapai kesepakatan yang sesuai kebijakan. Dengan kata lain, ketika kebijakan prioritas secara eksplisit mengharuskan seleksi tertentu, negosiasi untuk menyempurnakan syarat dan harga seringkali menjadi tahapan yang wajib dilaksanakan oleh PPK.
Batasan Teknis yang Membuat Negosiasi Diperlukan: Klarifikasi Spesifikasi
Tidak jarang perbedaan kecil dalam spesifikasi teknis menyebabkan perbedaan harga yang signifikan. Pedoman menegaskan pentingnya klarifikasi teknis sebelum atau selama proses negosiasi untuk memastikan penyedia memahami ruang lingkup pekerjaan atau spesifikasi barang secara tepat. Jika perbedaan tersebut berpotensi mempengaruhi harga atau kemampuan penyedia untuk memenuhi syarat, PPK berkewajiban melakukan klarifikasi teknis dan, bila perlu, negosiasi ulang agar harga yang disepakati sesuai dengan spesifikasi yang disepakati bersama. Dalam arti ini, negosiasi menjadi bagian dari tanggung jawab teknis PPK untuk mencegah mismatch antara kebutuhan dan barang/jasa yang disediakan.
Peran Riwayat Transaksi dan Bukti Pembanding dalam Memaksa Negosiasi
Salah satu alat verifikasi yang disediakan oleh aplikasi katalog adalah riwayat transaksi dua tahun terakhir. Informasi ini memungkinkan PPK melihat kisaran harga yang sebelumnya disepakati untuk produk sejenis. Jika riwayat menunjukkan perbedaan signifikan antara harga tayang saat ini dan harga yang pernah disepakati, PPK berkepentingan untuk membuka negosiasi agar harga dapat disesuaikan dengan konteks pasar yang wajar. Oleh karena itu, ketika riwayat transaksi menunjukkan adanya anomali harga, pedoman mendorong PPK untuk menindaklanjuti dengan negosiasi dan dokumentasi pendukung; dalam praktik, ini dapat dipahami sebagai situasi di mana negosiasi wajib dilakukan untuk menjaga akuntabilitas harga.
Ketentuan Waktu Respon dan Prosedur Administratif yang Membentuk Kewajiban
Pedoman menetapkan aturan waktu yang jelas selama proses negosiasi: penyedia memiliki waktu maksimal tiga hari kerja untuk merespons tawaran negosiasi, PP memiliki batas waktu tiga hari kerja untuk mengajukan hasil e-purchasing kepada PPK, dan PPK memiliki batas waktu tiga hari kerja untuk meninjau dan menyetujui hasil tersebut. Ketentuan waktu ini bukan sekadar administratif; mereka membentuk kerangka tindakan yang mengharuskan PPK menindaklanjuti negosiasi dengan segera setelah hasil diajukan. Dengan adanya limitasi waktu ini, ketika negosiasi dimulai—baik oleh PP maupun oleh PPK—PPK berkewajiban memproses hasilnya sesuai batas waktu yang ditentukan agar alur pengadaan tidak terhenti.
Nuansa Negosiasi Biaya Pengiriman: Kapan Bisa dan Kapan Tidak
Salah satu aspek yang sering menimbulkan kebingungan adalah apakah biaya pengiriman dapat menjadi objek negosiasi. Dalam pedoman ada penjelasan bahwa biaya pengiriman bisa dinegosiasikan pada saat PPK/PP melakukan negosiasi harga, terutama jika pengiriman dilakukan oleh kurir yang terintegrasi di dalam aplikasi katalog. Namun dokumen juga menegaskan bahwa ada pengaturan platform tertentu yang mungkin membatasi kemampuan untuk menegosiasikan komponen pengiriman, dan dalam beberapa kasus pengiriman pihak ketiga atau struktur harga kurir membuat biaya pengiriman tidak dapat dinegosiasikan. Karena itu PPK harus membaca ketentuan aplikasi yang digunakan; ketika platform memungkinkan negosiasi biaya pengiriman dan kondisi transaksional mendukungnya, menegosiasikan komponen pengiriman menjadi langkah yang wajar dan seringkali perlu.
Situasi Multilokasi dan Pengaruhnya terhadap Kewajiban Negosiasi
Pembelian yang melibatkan pengiriman ke banyak lokasi menimbulkan kompleksitas logistik dan biaya yang signifikan. Pedoman memuat opsi pengiriman single location dan multi location serta menekankan bahwa bila jenis pengiriman multi location dipilih, PPK harus hati-hati menilai kemampuan penyedia untuk melayani banyak alamat. Dalam situasi multi lokasi ini, negosiasi seringkali diperlukan untuk menegosiasikan biaya pengiriman, jadwal pengiriman bertahap, dan penyesuaian lainnya yang tidak tercermin pada harga satuan produk. Oleh karena itu, ketika pengadaan melibatkan banyak titik pengiriman, negosiasi menjadi langkah operasional yang esensial dan dalam banyak kasus harus dilakukan agar total biaya dan pelaksanaan pekerjaan dapat memenuhi kebutuhan nyata.
Dokumentasi sebagai Syarat Pembenaran: Ketika Negosiasi Harus Didukung Bukti
Setiap tindakan negosiasi yang dilakukan dalam konteks pengadaan publik wajib didokumentasikan. Pedoman menegaskan bahwa seluruh tahapan persiapan e-purchasing katalog melalui negosiasi harus didokumentasikan oleh PPK/PP. Dokumentasi meliputi referensi harga atau HPS, bukti transaksi terakhir yang diminta dari penyedia jika perlu, struktur pembentuk harga, klarifikasi teknis, serta riwayat tawar-menawar di dalam sistem. Ketika negosiasi menjadi langkah yang dipilih atau diwajibkan, kegagalan melampirkan dokumentasi pendukung dapat menyebabkan hasil pembelian tidak dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu kewajiban melakukan negosiasi selalu diiringi kewajiban dokumentasi yang ketat.
Kapan PPK Harus Memutuskan Negosiasi (Ilustrasi)
Untuk mengilustrasikan, bayangkan PPK hendak membeli peralatan khusus yang hanya tersedia di sedikit penyedia di katalog. Harga tayang salah satu penyedia jauh di atas HPS yang telah disusun, sementara penyedia lain menawarkan harga yang lebih mendekati HPS namun memiliki kapasitas pengiriman berbeda. Dalam skenario ini negosiasi menjadi langkah yang harus diambil untuk menyamakan pemahaman spesifikasi, meminta struktur pembentuk harga, dan berusaha mencapai total biaya yang sesuai HPS. Jika PPK tidak membuka negosiasi, ada risiko membeli di harga yang tidak wajar atau menunda pemenuhan kebutuhan. Oleh karena itu, pada kasus seperti ini pedoman menjadikan negosiasi sebagai langkah praktis yang wajib dilakukan.
Risiko Jika Negosiasi Tidak Dilakukan Ketika Perlu
Mengabaikan negosiasi ketika kondisi memerlukan langkah tersebut dapat menimbulkan sejumlah risiko: pembelian di harga yang tidak kompetitif, ketidaksesuaian spesifikasi, biaya pengiriman tak terkalkulasi, serta temuan audit terkait tata kelola pengadaan. Selain itu, apabila prioritas PDN atau pemberdayaan usaha kecil tidak diikuti karena tidak ada upaya negosiasi untuk mencapai syarat yang sesuai, PPK bisa dianggap lalai menjalankan kebijakan pengadaan publik. Karena konsekuensi tersebut, memilih untuk tidak menegosiasikan dalam situasi yang mengharuskannya harus didukung alasan yang kuat dan bukti dokumenter.
Kesimpulan: Kriteria Praktis yang Menentukan Kewajiban Negosiasi bagi PPK
Menjawab pertanyaan “kapan PPK wajib menggunakan metode negosiasi?” memerlukan pembacaan kontekstual terhadap pedoman e-purchasing. Secara ringkas, negosiasi menjadi langkah yang wajib dilakukan ketika HPS atau referensi harga menunjukkan ketidakwajaran harga tayang, ketika kebutuhan mengandung aspek teknis yang memerlukan klarifikasi, ketika prioritas kebijakan (PDN atau UMKM) mensyaratkan penyesuaian syarat, ketika transaksi melibatkan multi lokasi atau komponen pengiriman yang signifikan, dan ketika jumlah penyedia tidak memungkinkan mini kompetisi. Selain itu, prosedur administratif berupa batas waktu respons dan persyaratan dokumentasi membuat negosiasi bukan sekadar pilihan teknis melainkan kewajiban profesional yang harus dipenuhi PPK demi kepatuhan dan akuntabilitas. Semua poin ini dirinci dan didukung oleh pedoman e-purchasing katalog yang menjadi acuan pelaksana.
Rekomendasi Praktis untuk PPK sebelum Membuka Negosiasi
Sebelum memulai negosiasi, PPK sebaiknya menyiapkan referensi harga atau HPS yang jelas, memeriksa riwayat transaksi di aplikasi katalog, menyiapkan dokumen klarifikasi teknis jika diperlukan, dan memastikan opsi pengiriman serta jenis layanan sudah ditetapkan. PPK juga perlu memperhatikan prioritas PDN dan pemberdayaan usaha kecil dalam pemilihan produk sehingga negosiasi yang dilakukan selaras dengan kebijakan. Terakhir, jadwalkan tindak lanjut internal agar batas waktu tiga hari kerja untuk persetujuan dan pengajuan hasil dapat dipenuhi sehingga proses pengadaan berjalan lancar dan dapat dipertanggungjawabkan.
Negosiasi sebagai Instrumen Pengelolaan Publik yang Bertanggung Jawab
Negosiasi di dalam e-purchasing bukan sekadar alat untuk menekan harga, melainkan instrumen pengelolaan publik yang harus dijalankan dengan prinsip kehati-hatian, dokumentasi lengkap, dan kepatuhan terhadap kebijakan. Ketika pedoman mengindikasikan kondisi-kondisi tertentu yang membuat negosiasi menjadi langkah utama, PPK berkewajiban mengikuti dan melaksanakannya dengan prosedur yang benar. Dengan demikian negosiasi menjadi bagian integral dari tata kelola pengadaan yang bertanggung jawab, menjaga efisiensi anggaran, dan sekaligus memenuhi tujuan kebijakan publik.
