Menetapkan harga yang wajar adalah tugas penting dalam pengadaan barang dan jasa. Dalam praktik e-purchasing dan katalog elektronik, istilah seperti referensi harga, HPS (Harga Perkiraan Sendiri), dan bukti transaksi sering menjadi sandaran PPK/PP untuk memastikan bahwa harga yang disepakati tidak terlalu tinggi. Namun di lapangan ada banyak faktor yang membuat harga terlihat overprice: perbedaan spesifikasi, biaya pengiriman yang tidak tercakup, komponen impor, hingga perbedaan asumsi tentang layanan purna jual. Artikel ini ditulis dengan bahasa sederhana dan naratif deskriptif untuk membantu PPK/PP memahami langkah-langkah praktis yang bisa diambil agar harga yang disetujui tidak overprice, serta sumber data apa saja yang dapat dimanfaatkan dalam proses verifikasi.
Mengapa overprice terjadi?
Overprice tidak selalu muncul karena niat buruk. Seringkali ia muncul dari kombinasi informasi yang terpotong, asumsi teknis yang berbeda antara pembeli dan penyedia, atau data pembanding yang tidak lengkap. Misalnya, penyedia bisa memasukkan biaya layanan tambahan—seperti instalasi atau pelatihan—yang tidak terlihat pada ringkasan produk sehingga total yang muncul terasa tinggi. Di sisi lain, pembeli mungkin menggunakan referensi harga yang sudah usang atau tidak memperhitungkan perkembangan pasar terakhir sehingga HPS menjadi tidak realistis. Perbedaan-perbedaan seperti ini memicu selisih yang kemudian dianggap overprice jika tidak dijelaskan dengan baik.
Menetapkan patokan: referensi harga dan HPS
Untuk menghindari overprice, pembeli harus memulai dengan patokan yang jelas. Referensi harga untuk nilai kecil dan HPS untuk paket bernilai lebih tinggi adalah dua instrumen yang biasa digunakan. Referensi harga bisa berasal dari harga pasar setempat atau daftar harga online, sementara HPS harus didukung dengan data yang lebih kuat seperti price list pabrik, kontrak sebelumnya, atau engineer estimate untuk pekerjaan teknis. Ketika HPS dibuat dengan baik, ia tidak hanya berupa angka tetapi juga dokumen yang menjelaskan asumsi, komponen biaya, dan sumber data yang dipakai sehingga memudahkan verifikasi saat membandingkan penawaran.
Sumber data yang dapat dipercaya
Salah satu kunci mencegah overprice adalah menggunakan sumber data yang dapat dipertanggungjawabkan. Data ini meliputi price list pabrik atau distributor setelah diskon, harga kontrak sebelumnya untuk produk sejenis, publikasi biaya/harga satuan dari K/L/PD, engineer estimate untuk pekerjaan teknis, dan informasi dari toko daring yang relevan. Sistem katalog elektronik juga biasanya menyediakan riwayat transaksi yang menunjukkan harga-harga yang pernah disepakati di instansi lain dalam kurun waktu tertentu—informasi ini menjadi pembanding yang sangat berguna untuk menilai kewajaran penawaran. Dengan mengumpulkan beberapa sumber pembanding, PPK/PP dapat melihat rentang harga wajar dan menanyakan penyedia jika penawaran berada di luar rentang tersebut.
Peran engineer estimate dan breakdown harga
Engineer estimate memainkan peran penting khususnya untuk paket pekerjaan yang bersifat teknis atau komponen yang kompleks. Dokumen ini merinci komponen material, tenaga kerja, penggunaan alat, dan biaya tak terduga sehingga HPS yang dibentuk bukan sekadar tebakan. Ketika penyedia mengajukan harga, PPK/PP dapat meminta struktur pembentuk harga atau bukti transaksi terakhir untuk melihat apakah komponen-komponen yang dihitung penyedia sesuai dengan breakdown pada engineer estimate. Perbedaan signifikan pada salah satu komponen menjadi titik fokus klarifikasi, dan seringkali selisih total dapat terjelaskan setelah komponen-komponen itu ditinjau bersama.
Memanfaatkan riwayat transaksi di aplikasi katalog
Salah satu keuntungan menggunakan katalog elektronik modern adalah tersedianya riwayat transaksi. Riwayat ini menampilkan daftar harga yang pernah disepakati oleh PP/PPK di seluruh instansi selama periode tertentu. Informasi tersebut berguna untuk memverifikasi apakah penawaran saat ini konsisten dengan praktik pasar yang tercatat dalam aplikasi. Jika riwayat menunjukkan harga rata-rata jauh di bawah penawaran sekarang, PPK/PP berhak meminta klarifikasi atau meminta bukti kenaikan biaya yang mendasari harga lebih tinggi. Sebaliknya, jika riwayat mencatat kenaikan harga di beberapa transaksi terakhir karena faktor eksternal, penyusun HPS harus mencatat hal tersebut sebagai pembenaran.
Klarifikasi teknis sebagai langkah preventif
Sebelum menilai apakah harga terlalu tinggi, lakukan klarifikasi teknis. Klarifikasi ini bukan sekadar formalitas; ia memastikan bahwa pembeli dan penyedia berbicara tentang barang dan layanan yang sama. Banyak kasus overprice bermula dari salah pengertian spesifikasi—misalnya pembeli membutuhkan unit dengan garansi dan instalasi, sementara penyedia menawar harga unit saja tanpa layanan. Dengan mengadakan klarifikasi teknis yang terdokumentasi, PPK/PP dapat memperjelas ruang lingkup pekerjaan, menegaskan komponen layanan tambahan, dan meminta penyesuaian harga jika diperlukan. Klarifikasi yang baik mencegah argumen subjektif tentang kewajaran harga di kemudian hari.
Meminta bukti transaksi terakhir dan struktur pembentuk harga
Sistem menyediakan opsi bagi PPK/PP untuk meminta bukti transaksi terakhir dan struktur pembentuk harga dari penyedia. Permintaan ini adalah alat verifikasi yang kuat. Bukti transaksi terakhir menunjukkan realisasi harga yang mampu dicapai penyedia di pasar, sedangkan struktur pembentuk harga mengungkap komponen yang membentuk total penawaran. Dengan dua dokumen ini, PPK/PP bisa memeriksa apakah kenaikan harga didorong oleh komponen nyata seperti kenaikan bahan baku, biaya logistik, atau perubahan layanan. Jika penyedia tidak dapat menyajikan bukti yang meyakinkan, PPK/PP berhak menolak penawaran atau melanjutkan proses negosiasi untuk mendapatkan harga yang lebih rasional.
Peranan negosiasi: aturan waktu dan etika
Negosiasi adalah mekanisme untuk mencari titik temu antara HPS dan penawaran penyedia. Dalam praktik e-purchasing ada batasan waktu respons bagi penyedia dan PPK/PP—misalnya beberapa hari kerja untuk menanggapi tawaran negosiasi. Batas waktu ini menjaga proses tetap cepat dan adil, tetapi yang lebih penting adalah menjaga dokumentasi semua tawaran dan respons. Negosiasi harus didasari data, bukan tekanan atau praktik tidak etis. PPK/PP yang membawa data HPS, riwayat transaksi, dan struktur harga ke meja negosiasi memiliki posisi kuat untuk meminta penjelasan atau perbaikan tanpa menimbulkan konflik kepentingan.
Menghitung dan memperhitungkan biaya pengiriman dan layanan tambahan
Seringkali selisih harga muncul karena biaya pengiriman atau layanan tambahan tidak disepakati sejak awal. Pilihan jenis pengiriman—single location atau multi location—serta layanan kurir pihak ketiga atau kurir penyedia, memengaruhi biaya total. Dalam beberapa versi katalog, biaya pengiriman dapat dinegosiasikan pada saat negosiasi harga, namun ada juga komponen pengiriman yang secara sistem tidak dapat dinegosiasikan. Oleh karena itu, PPK/PP perlu mengecek ketentuan pengiriman sejak awal dan memasukkan estimasi biaya pengiriman dan layanan tambahan ke dalam HPS agar total harga yang dibandingkan menjadi apples-to-apples.
Menimbang prioritas PDN, TKDN, dan kebijakan penggunaan penyedia kecil
Harga bukan satu-satunya pertimbangan. Kebijakan pengadaan sering menekankan penggunaan produk PDN atau mempertimbangkan TKDN yang tinggi, serta prioritas kepada penyedia usaha kecil atau koperasi pada nilai paket tertentu. Ketika PPK/PP memutuskan memilih produk PDN yang mungkin sedikit lebih mahal, keputusan tersebut harus dicatat dalam dokumentasi HPS sebagai alasan non-harga yang sah. Dengan begitu, apa yang tampak sebagai overprice pada permukaan bukan selalu tidak wajar jika ada mandat kebijakan yang mendukung pilihan tersebut. Menyertakan argumen kebijakan dalam dokumentasi membantu akuntabilitas dan mengurangi risiko klaim overprice.
Menggunakan cross-check multi sumber untuk validasi
Salah satu praktik terbaik untuk mencegah overprice adalah melakukan cross-check harga dengan beberapa sumber. Jangan hanya bergantung pada satu price list atau satu toko daring. Bandingkan price list pabrik, riwayat transaksi di aplikasi, data kontrak sebelumnya, dan publikasi resmi dari K/L/PD atau asosiasi yang relevan. Jika semua sumber tersebut menunjukkan angka yang konsisten, kemungkinan overprice relatif kecil. Jika ada deviasi, catat alasannya dan minta klarifikasi resmi dari penyedia. Proses verifikasi berlapis seperti ini membuat HPS dan keputusan pembelian lebih defensible dalam audit.
Menyusun dokumentasi dan jejak audit yang rapi
Dokumentasi adalah benteng terakhir melawan tuduhan overprice. Setiap langkah—pengumpulan referensi harga, engineer estimate, klarifikasi teknis, bukti transaksi penyedia, dan hasil negosiasi—harus tercatat dalam sistem atau lampiran dokumen. Sertakan tanggal, sumber data, dan nama penyusun atau reviewer agar setiap angka dapat ditelusuri. Sistem e-purchasing biasanya menyediakan fitur unggah dokumen persiapan; manfaatkan fitur ini agar proses dapat diaudit dengan mudah. Jejak audit yang lengkap menunjukkan bahwa penetapan harga bukan keputusan arbitrer, melainkan proses beralasan yang mengikuti pedoman.
Dari kebingungan ke klarifikasi
Bayangkan sebuah kantor yang membutuhkan pengadaan laptop dalam jumlah sedang. Saat pertama kali melihat penawaran dari penyedia, PPK merasa harga terasa tinggi dibandingkan yang biasa dibeli unit lain di lingkungan pemerintah. Daripada langsung menolak, PPK meminta struktur pembentuk harga dan bukti transaksi terakhir. Ternyata penyedia memasukkan paket garansi onsite dan lisensi software yang berbeda dari spesifikasi awal. Setelah klarifikasi teknis, PPK memutuskan dua hal: menerima penawaran jika garansi dan lisensi memang diperlukan, atau meminta revisi penawaran tanpa layanan tersebut. Dengan meminta dokumen pendukung, PPK berhasil menghindari keputusan impulsif dan memastikan bahwa perbedaan harga dapat dikaji secara rasional dan transparan. Contoh ini menggambarkan bagaimana langkah verifikasi sederhana dapat mencegah kesalahan mempersepsikan overprice.
Apa yang harus dilakukan saat masih mencurigai overprice?
Jika semua verifikasi sudah dilakukan namun harga tetap terlihat jauh di atas HPS dan referensi, PPK/PP memiliki beberapa opsi yang sah: meminta penjelasan rinci dan bukti kenaikan biaya dari penyedia, membuka negosiasi lanjutan untuk menekan harga, atau bila perlu membatalkan proses dan memilih produk alternatif atau metode pengadaan lain. Keputusan ini harus dicatat beserta alasan dan bukti pendukungnya. Yang penting adalah tidak mengambil tindakan emosional; setiap langkah harus berdasarkan bukti sehingga bila ada pemeriksaan, semua keputusan dapat dijelaskan secara profesional.
Penutup dan rekomendasi ringkas
Memastikan harga tidak overprice adalah proses yang menggabungkan teknik verifikasi, dokumentasi, dan komunikasi. Mulailah dengan membuat HPS yang solid menggunakan berbagai sumber terpercaya, libatkan engineer estimate bila perlu, dan gunakan riwayat transaksi dari aplikasi katalog sebagai pembanding. Lakukan klarifikasi teknis sebelum menilai kewajaran harga, mintalah struktur pembentuk harga dan bukti transaksi terakhir bila ada selisih besar, dan simpan semua dokumen dalam jejak audit yang rapi. Jika perlu negosiasi, jadikan data sebagai dasar pembicaraan sehingga proses tetap etis dan transparan. Dengan langkah-langkah tersebut, PPK/PP akan lebih siap membuat keputusan yang mempertahankan nilai uang negara tanpa mengorbankan kepatuhan dan akuntabilitas.
