Pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah melalui mekanisme Swakelola Tipe IV memberikan ruang yang luas bagi Kelompok Masyarakat (Pokmas) untuk berpartisipasi langsung dalam pembangunan di wilayahnya. Pendekatan ini bertujuan untuk menumbuhkan rasa kepemilikan masyarakat, memperluas kesempatan kerja lokal, serta memanfaatkan sumber daya wilayah secara optimal. Namun, dalam praktik di lapangan, tidak jarang Pokmas mengalami kendala serius yang mengakibatkan mereka tidak mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target Kerangka Acuan Kerja (KAK), Rencana Kerja Masyarakat (RKM), atau Kontrak Swakelola yang telah disepakati bersama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
Ketidakmampuan Pokmas dalam menyelesaikan pekerjaan swakelola berpotensi menimbulkan dampak sistemik, mulai dari keterlambatan penyerapan anggaran, terbengkalainya fasilitas publik, hingga ancaman sanksi administrasi dan hukum bagi para pihak yang terlibat. Oleh karena itu, PPK, Tim Pendamping, serta Perangkat Daerah penanggung jawab anggaran harus memiliki pemahaman yang komprehensif mengenai akar penyebab kegagalan tersebut serta menguasai langkah-langkah solutif, terukur, dan patuh regulasi guna menyelamatkan kegiatan swakelola yang bermasalah.
Identifikasi Akar Masalah Dan Risiko Kegagalan Pokmas
Sebelum menentukan langkah penanganan, PPK bersama Tim Pengawas harus melakukan identifikasi secara objektif mengenai penyebab utama kemacetan atau ketidakmampuan Pokmas dalam mengeksekusi pekerjaan fisik maupun non-fisik di lapangan.
Kegagalan Pokmas umumnya dipicu oleh tiga faktor utama: lemahnya kapasitas teknis dan manajerial internal Pokmas, kendala tata kelola arus kas (cash flow), serta gangguan faktor eksternal lingkungan. Pemetaan terhadap akar masalah ini menjadi dasar penting bagi PPK untuk menentukan apakah pekerjaan masih dapat dilanjutkan melalui pembinaan intensif atau harus diambil tindakan tegas berupa pengambilalihan pekerjaan maupun pemutusan kerja sama swakelola.
Pemetaan Akar Masalah Dan Tindakan Penanganan Awal
| Kategori Permasalahan | Akar Penyebab Di Lapangan | Dampak Terhadap Kegiatan Swakelola | Tindakan Penanganan Awal Oleh PPK |
| Kapasitas Teknis & Manajerial | Ketidakmampuan membaca gambar teknis, minimnya pengalaman konstruksi, serta lemahnya koordinasi internal Pokmas | Mutu pekerjaan substandar, salah perhitungan volume bahan, serta progres fisik lambat | Memperkuat pendampingan teknis dan menerbitkan instruksi perbaikan teknis |
| Tata Kelola Keuangan | Pengelolaan Kas Pokmas yang tidak tertib, keterlambatan penyusunan SPJ, serta penyalahgunaan dana pencairan awal | Kas Pokmas kosong, pembelian bahan terhenti, dan upah pekerja lokal (HOK) tertunggak | Melakukan audit kas Pokmas dan membekukan pencairan tahap berikutnya |
| Konflik Sosial & Internal | Perselisihan antaranggota Pokmas, masalah kepemimpinan, atau penolakan dari sebagian warga lokal | Pekerjaan terhenti total (mogok kerja) dan terjadi kemacetan komunikasi dengan Pemda | Menggelar fasilitasi musyawarah warga serta restrukturisasi pengurus Pokmas |
| Faktor Eksternal & Bencana | Cuaca ekstrem, keterlambatan pasokan bahan akibat akses jalan rusak, atau kenaikan harga bahan drastis | Target waktu terlampaui (overdue) dan kecukupan anggaran RAB tidak terpenuhi | Melakukan adendum kontrak swakelola dan penyesuaian jadwal pelaksanaan |
Tahapan Prosedur Evaluasi Dan Intervensi PPK
Ketika Laporan Kemajuan Fisik menunjukkan adanya deviasi negatif progres pekerjaan yang signifikan (umumnya melebihi sepuluh persen), PPK tidak boleh membiarkan kondisi tersebut berlarut-larut. Terdapat serangkaian tahapan intervensi formal yang wajib ditempuh secara berjenjang.
| Tahapan Prosedur | Tindakan Operasional PPK & Tim Pendamping | Pengeluaran Dokumen Resmi (Output) |
| 1. Penerbitan Surat Teguran & Peringatan | PPK menerbitkan Surat Teguran Resmi I hingga III kepada Ketua Pokmas atas keterlambatan atau ketidaksesuaian mutu pekerjaan. | Surat Teguran / Peringatan PPK |
| 2. Pelaksanaan Show Cause Meeting (SCM) | PPK memanggil Pengurus Pokmas dan Tim Pendamping untuk menggelar rapat pembuktian keterlambatan dan mencari jalan keluar teknis. | Berita Acara Show Cause Meeting (BA-SCM) |
| 3. Penyusunan Rencana Percepatan | Pokmas diwajibkan menyusun Rencana Kerja Percepatan (Catch-up Plan) yang terukur untuk mengejar ketertinggalan progres. | Dokumen Catch-up Plan Pokmas |
| 4. Evaluasi Hasil Masa SCM | Tim Pengawas melakukan verifikasi ulang di lapangan setelah batas waktu SCM berakhir untuk menilai pencapaian Catch-up Plan. | Berita Acara Evaluasi Kinerja Pokmas |
Solusi Teknis Dan Legal Saat Pokmas Nyata Tidak Mampu
Jika setelah dilakukan Show Cause Meeting dan pemberian masa perbaikan Pokmas tetap tidak mampu menyelesaikan sisa pekerjaan swakelola, PPK harus mengambil keputusan strategis berdasarkan ketentuan Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan petunjuk teknis swakelola yang berlaku.
1. Restrukturisasi Pengurus Dan Penguatan Pendampingan
Solusi pertama yang dapat ditempuh apabila kendala utama bersumber dari lemahnya kepemimpinan Pokmas adalah melakukan reorganisasi internal melalui musyawarah warga. Pengurus Pokmas yang tidak kompeten atau tidak aktif dapat diganti dengan warga lain yang memiliki kualifikasi teknis lebih baik. Selain itu, Dinas/Perangkat Daerah dapat menambah jumlah Tenaga Pendamping Teknis untuk memberikan bimbingan harian secara intensif di lokasi pekerjaan.
2. Adendum Kontrak Swakelola (Penyesuaian Waktu Dan Volume)
Apabila ketidakmampuan Pokmas disebabkan oleh kejadian di luar kendali yang wajar (force majeure) atau kendala geografis dan cuaca, PPK bersama Tim Perencana dapat melakukan adendum kesepakatan kerja sama swakelola. Adendum ini dapat mencakup perpanjangan masa pelaksanaan atau penyesuaian target volume pekerjaan sepanjang tidak menambah total pagu anggaran yang telah ditetapkan.
3. Pemutusan Kerja Sama Dan Pengambilalihan Pekerjaan
Dalam kondisi di mana Pokmas terbukti melakukan wanprestasi berat, penyalahgunaan anggaran, atau secara terbuka menyatakan tidak sanggup lagi melanjutkan pekerjaan, PPK wajib mengambil tindakan tegas berupa Pemutusan Kesepakatan Kerja Sama Swakelola. Langkah-langkah Pemutusan Kerja Sama dan Pengambilalihan meliputi:
- Opname Fisik Lapangan: PPK bersama Tim Pengawas melakukan pengukuran dan penilaian objektif terhadap persentase realisasi fisik yang benar-benar telah diselesaikan oleh Pokmas.
- Audit Keuangan & Penyelarasan Kas: Membandingkan total dana yang telah ditransfer ke Rekening Pokmas dengan nilai riil hasil opname fisik dan bukti pertanggungjawaban (SPJ) yang sah. Jika terdapat sisa dana yang belum ditunjukkan prestasi fisiknya, Pokmas wajib menyetorkan kembali sisa dana tersebut ke Kas Daerah.
- Penerbitan Berita Acara Pemutusan Kerja Sama: PPK menerbitkan surat keputusan pemutusan hubungan kerja sama swakelola secara resmi berdasarkan hasil opname fisik.
- Opsi Penyelesaian Sisa Pekerjaan: Sisa pekerjaan yang belum selesai dapat dilanjutkan melalui dua mekanisme: dialihkan kepada Kelompok Masyarakat lain yang dinilai mampu melalui mekanisme Swakelola Tipe IV baru, atau dilanjutkan melalui pengadaan penyedia barang/jasa sesuai ketentuan yang berlaku.
Simulasi Penghitungan Opname Fisik Dan Penyesuaian Keuangan
Berikut adalah contoh simulasi kalkulasi opname fisik dan penyelarasan keuangan saat terjadi pemutusan kerja sama swakelola penataan lingkungan permukiman berbasis Pokmas:
| No | Komponen Evaluasi Dan Penyelarasan | Nilai / Anggaran (Rp) | Persentase / Keterangan | Dasar Acuan & Dokumen Pendukung |
| 1 | Total Nilai Kesepakatan Swakelola | 200.000.000 | 100,00% | Dokumen Kontrak Swakelola Pokmas |
| 2 | Realisasi Pencairan Dana Ke Rekening Pokmas | 140.000.000 | 70,00% (Tahap I & II) | Bukti Transfer Kas Daerah (SP2D) |
| 3 | Hasil Opname Fisik Lapangan Oleh Tim Pengawas | 100.000.000 | 50,00% Realisasi Riil | Berita Acara Opname Fisik Bersama |
| 4 | Total SPJ Sah Terverifikasi Oleh PPTK | 100.000.000 | Sesuai Prestasi Fisik | BKU & Kuitansi Terverifikasi |
| 5 | Selisih Dana Pencairan vs Prestasi Fisik | 40.000.000 | Dana Unprestasi | Berita Acara Hasil Audit Inspektorat |
| 6 | Kewajiban Pengembalian Ke Kas Daerah | 40.000.000 | Wajib Disetor Pokmas | Tanda Bukti Setor (STS) Kas Daerah |
| 7 | Sisa Anggaran Untuk Dilanjutkan | 100.000.000 | 50,00% Sisa Pekerjaan | Pagu Sisa Untuk Pengadaan Baru |
Langkah Penyelamatan Administrasi Dan Mitigasi Risiko Audit
Untuk memastikan bahwa tindakan intervensi atau pemutusan kerja sama swakelola tidak menimbulkan celah hukum maupun temuan audit kerugian negara di kemudian hari, PPK wajib mengamankan seluruh rekam jejak administrasi kegiatan.
- Pengamanan Seluruh Berkas Administrasi: Dokumentasikan secara rapi seluruh Surat Teguran, Berita Acara SCM, Foto Kondisi Fisik Berkoordinat GPS pada setiap tahapan, serta Laporan Evaluasi Tim Pengawas. Dokumen-dokumen ini merupakan bukti utama bagi PPK bahwa prosedur pembinaan telah dilaksanakan secara patuh regulasi sebelum keputusan pemutusan diambil.
- Pelibatan APIP / Inspektorat: Saat Pokmas terindikasi kuat tidak mampu menyelesaikan pekerjaan dan terdapat selisih dana yang berpotensi menjadi temuan, PPK sebaiknya segera bersurat kepada Inspektorat Daerah untuk melakukan Review / Audit Tujuan Certain (Attestation). Laporan hasil audit APIP akan menjadi pijakan legal yang kuat bagi PPK untuk menuntut pengembalian sisa dana atau melimpahkan sisa pekerjaan ke mekanisme lain.
- Penyusunan BAST Parsial: PPK dan Pokmas menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST) Parsial hanya sebesar persentase pekerjaan yang telah selesai dan dinyatakan memenuhi syarat kualitas. BAST Parsial ini menjadi dasar pencatatan aset daerah hasil swakelola dalam Laporan Keuangan Pemerintah Daerah (LKPD).
Melalui penanganan yang cepat, terukur, dan patuh pada ketentuan regulasi, permasalahan Pokmas yang tidak mampu menyelesaikan pekerjaan swakelola dapat diselesaikan secara tertib. Langkah-langkah ini penting untuk memastikan pembangunan fasilitas masyarakat tetap dapat diselesaikan, anggaran negara terselamatkan, serta seluruh pihak terhindar dari risiko sanksi hukum di masa depan.
