Mengenal Istilah-Istilah Umum dalam PBJ

I. Pendahuluan

Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) merupakan proses strategis yang tak terpisahkan dari keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan dan operasional organisasi. Di Indonesia, pelaksanaan PBJ diatur ketat oleh regulasi nasional-yakni Peraturan Presiden (Perpres) 16/2018 beserta revisinya-serta pedoman teknis dari LKPP dan instansi terkait lainnya. Namun dalam praktik sehari-hari, para pelaku PBJ sering kali menemui ratusan istilah teknis, singkatan, dan jargon sektor yang cukup membingungkan, terutama bagi mereka yang baru terjun ke dalam bidang ini.

Artikel ini disusun untuk memetakan dan menjelaskan secara mendalam istilah-istilah umum yang sering muncul dalam setiap tahapan PBJ: mulai dari perencanaan, pelaksanaan tender, evaluasi penawaran, hingga pelaporan dan audit. Dengan memahami arti dan konteks penggunaan istilah-istilah ini, diharapkan para pejabat pengadaan, anggota Pokja, SDM UKPBJ, hingga masyarakat pengawas dapat menangkap subtansi kebijakan dan prosedur secara akurat. Penjelasan akan disajikan menggunakan kalimat yang panjang, mendalam, dan dilengkapi contoh praktis untuk mempermudah pemahaman.

Secara garis besar, artikel ini akan mengupas istilah-istilah kunci dalam empat modul besar:

Perencanaan Pengadaan: Istilah seputar Rencana Umum Pengadaan (RUP), Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan KAK/TOR.
Metode Pemilihan Penyedia: Istilah terkait e-tender, e-purchasing, penunjukan langsung, dan tender terbatas.
Evaluasi dan Kontrak: Istilah seperti Pokja, evaluasi teknis, evaluasi harga, retensi, dan Berita Acara Serah Terima (BAST).
Monitoring dan Pelaporan: Istilah berkaitan dengan SPSE, SIRUP, e-catalog, audit trail, dan e-Procurement Dashboard.

Setiap istilah akan diuraikan mulai dari definisi formal, landasan regulasi, peran dalam proses, hingga implikasi praktis di lapangan. Dengan begitu, pembaca tidak hanya memahami “apa” arti suatu istilah, tetapi juga “mengapa” dan “bagaimana” istilah tersebut diterapkan dalam proses PBJ yang kompleks.

II. Modul Perencanaan Pengadaan

Perencanaan pengadaan merupakan tahap awal sekaligus pondasi dari keseluruhan proses pengadaan. Modul perencanaan ini tidak hanya menjadi dasar dalam penyusunan dokumen tender, tetapi juga merupakan wujud transparansi publik atas penggunaan anggaran. Berikut ini adalah empat komponen utama dalam modul perencanaan pengadaan:

1. Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Rencana Umum Pengadaan (RUP) adalah dokumen perencanaan tahunan yang disusun oleh setiap Kementerian, Lembaga, dan Pemerintah Daerah (K/L/PD) yang memuat seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa yang akan dilakukan dalam satu tahun anggaran. RUP wajib diumumkan kepada publik paling lambat pada awal tahun berjalan melalui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).

Secara yuridis, pengaturan mengenai RUP dapat ditemukan dalam Pasal 9 hingga Pasal 11 Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Regulasi ini menegaskan bahwa RUP merupakan dokumen strategis yang memiliki fungsi utama untuk menjamin transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi dalam belanja negara maupun daerah.

Secara praktis, keberadaan RUP memungkinkan penyedia barang/jasa untuk mengetahui peluang pengadaan sejak dini dan menyesuaikan perencanaan usaha mereka agar dapat berpartisipasi secara kompetitif. Masyarakat sipil juga dapat menggunakan informasi dalam RUP untuk melakukan pengawasan sosial terhadap kegiatan belanja pemerintah. Jika terjadi perubahan RUP di tengah tahun anggaran, maka perubahan tersebut harus dilandasi oleh alasan yang dapat dipertanggungjawabkan, misalnya adanya tambahan anggaran, revisi DIPA/DPA, atau penyesuaian kebijakan nasional.

2. Kerangka Acuan Kerja (KAK) / Term of Reference (TOR)

Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau dalam istilah internasional disebut Term of Reference (TOR), merupakan dokumen teknis yang menggambarkan secara rinci latar belakang, tujuan, ruang lingkup kegiatan, dan spesifikasi pelaksanaan suatu paket pengadaan. Perbedaannya, KAK lebih lazim digunakan untuk pengadaan jasa lainnya, sedangkan TOR lebih akrab dalam konteks pengadaan jasa konsultansi.

Fungsi utama dari KAK/TOR adalah menjadi acuan dalam penyusunan dokumen tender dan kontrak kerja. Sebuah KAK yang disusun dengan baik akan mencantumkan kondisi eksisting (baseline), tujuan kegiatan, hasil yang ingin dicapai (output dan outcome), indikator kinerja seperti Key Performance Indicators (KPI), metode pelaksanaan, serta jadwal kegiatan secara terperinci.

Sebagai contoh, dalam pengadaan jasa pelatihan manajemen keuangan desa, KAK harus mampu menjelaskan siapa peserta yang dituju, kompetensi apa yang ingin ditingkatkan, bagaimana metode pembelajaran yang akan digunakan, serta bagaimana evaluasi keberhasilan pelatihan dilakukan. Tanpa KAK yang baik, penyedia tidak memiliki gambaran jelas atas kebutuhan pengguna, dan kontrak menjadi rentan terhadap kesalahan interpretasi.

3. Rencana Kerja dan Syarat (RKS)

Rencana Kerja dan Syarat (RKS) adalah dokumen teknis lanjutan yang memuat rincian spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk metode kerja, standar mutu, serta syarat administratif. RKS disusun berdasarkan KAK dan menjadi bagian tak terpisahkan dari dokumen pengadaan yang dibagikan kepada penyedia.

Isi RKS sangat tergantung pada jenis pengadaan. Untuk barang, RKS memuat spesifikasi teknis seperti merek, tipe, dimensi, daya tahan, masa garansi, serta kelengkapan sertifikasi (misalnya SNI, ISO, atau TKDN). Untuk jasa konstruksi, RKS mencantumkan metode pelaksanaan, mutu material, tahapan pembangunan, hingga rencana keselamatan kerja.

RKS harus disusun secara objektif dan tidak diskriminatif. Artinya, penyusunan spesifikasi teknis dalam RKS tidak boleh menyebut merek tertentu secara eksklusif kecuali dalam kondisi khusus, misalnya untuk integrasi sistem atau suku cadang resmi. Dengan demikian, RKS menjadi alat untuk menjamin keadilan kompetisi antar-penyedia serta mencegah praktik kecurangan dalam tender.

4. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) merupakan taksiran harga yang dihitung oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebelum proses pemilihan penyedia dilakukan. HPS disusun berdasarkan hasil survei pasar, perbandingan harga di e-katalog, analisis harga satuan, atau referensi harga dari lembaga resmi seperti Badan Pusat Statistik (BPS).

Fungsi utama HPS adalah sebagai acuan evaluasi harga saat proses tender berlangsung. Penawaran yang masuk harus berada dalam rentang yang wajar dibandingkan HPS. Jika terdapat penawaran yang nilainya di bawah 80% atau di atas 110% dari HPS, maka Pokja pemilihan wajib melakukan klarifikasi kepada penyedia. Tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya underpricing yang berisiko terhadap kualitas pekerjaan atau mark-up yang merugikan negara.

Dalam praktiknya, penyusunan HPS yang akurat menuntut kemampuan analisis dan ketelitian dari PPK, terutama dalam mempertimbangkan fluktuasi harga pasar, jarak lokasi pekerjaan, dan kompleksitas teknis. HPS yang tidak realistis dapat menyebabkan tender gagal karena tidak ada penyedia yang berminat atau menyebabkan kerugian akibat pembengkakan anggaran.

III. Metode Pemilihan Penyedia

Setelah perencanaan pengadaan disusun secara matang, tahap berikutnya adalah pemilihan penyedia. Dalam sistem PBJ nasional, terdapat berbagai metode pemilihan penyedia yang dapat digunakan, tergantung pada nilai anggaran, jenis barang/jasa, dan kondisi tertentu. Berikut ini adalah empat metode utama:

1. Pengadaan Langsung

Pengadaan langsung adalah metode pemilihan penyedia tanpa melalui tender terbuka, yang dapat digunakan untuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya, dan jasa konsultansi dengan nilai maksimal tertentu (misalnya hingga Rp200 juta). Metode ini dirancang untuk kebutuhan yang bersifat rutin, sederhana, atau mendesak.

Keuntungan utama pengadaan langsung adalah kecepatan dan efisiensi karena tidak memerlukan proses tender yang kompleks. Namun, metode ini juga memiliki potensi risiko yang tinggi jika tidak dilakukan secara hati-hati. Kecurigaan publik terhadap potensi praktik pengadaan fiktif, pemecahan paket, atau penunjukan tidak objektif kerap terjadi pada metode ini.

Untuk memitigasi risiko tersebut, beberapa praktik baik yang dapat diterapkan antara lain: menyusun daftar penyedia terverifikasi, menggunakan dokumen penawaran standar yang ringkas namun lengkap, serta menyusun Berita Acara Penetapan Penyedia secara transparan dan terdokumentasi dengan baik.

2. Penunjukan Langsung

Penunjukan langsung adalah metode pemilihan penyedia tanpa kompetisi, digunakan dalam situasi khusus seperti keadaan darurat, kebutuhan yang hanya dapat dipenuhi oleh satu penyedia tertentu, atau produk dengan hak eksklusif.

Proses penunjukan langsung harus dilandasi oleh kajian kebutuhan dan pertimbangan manfaat secara objektif. PPK bertanggung jawab menyusun surat penunjukan yang disertai alasan teknis, kajian nilai tambah, dan pertimbangan efisiensi biaya. Persetujuan dari pimpinan instansi atau pejabat berwenang juga menjadi bagian dari prosedur yang harus dilalui.

Contoh penggunaan metode ini antara lain penunjukan laboratorium tertentu yang telah tersertifikasi untuk pengujian kualitas air bersih daerah, atau pengadaan obat yang hanya tersedia dari satu produsen resmi. Transparansi dokumen tetap diwajibkan meskipun tidak ada kompetisi terbuka.

3. Tender Terbuka (e-Tendering)

Tender terbuka, atau e-tendering, merupakan metode seleksi penyedia melalui proses kompetisi terbuka yang diumumkan melalui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). Metode ini adalah bentuk utama dari pengadaan yang menjamin keterbukaan, keadilan, dan persaingan sehat antar penyedia.

Proses tender terbuka terdiri atas beberapa tahapan, antara lain:

Pengumuman lelang dan penyampaian dokumen pengadaan secara daring,
Pendaftaran dan unggah dokumen kualifikasi oleh penyedia,
Evaluasi administrasi dan teknis, di mana kelengkapan dokumen dan spesifikasi teknis diperiksa,
Evaluasi harga, yang menggunakan sistem nilai atau sistem gugur,
Pengumuman pemenang dan kontrak, disertai Berita Acara dan dokumen finalisasi.

Keunggulan dari metode ini terletak pada tingginya nilai akuntabilitas. SPSE secara otomatis menyimpan jejak digital seluruh proses, dan publik dapat memantau pengumuman hasil evaluasi secara terbuka.

4. Pengadaan Cepat

Pengadaan cepat adalah metode penyederhanaan dari tender biasa, dirancang untuk percepatan pelaksanaan pekerjaan dengan nilai kecil hingga menengah, serta tingkat kompleksitas rendah. Durasi proses ini dapat dipangkas hingga di bawah 14 hari kerja.

Syarat utama pengadaan cepat adalah adanya daftar penyedia yang sudah terverifikasi, penggunaan dokumen standar, serta pengadaan barang/jasa yang telah memiliki harga pasar yang stabil. Contoh penerapan pengadaan cepat adalah pengadaan meja kursi untuk sekolah baru, pembangunan jalan lingkungan sepanjang beberapa ratus meter, atau pengadaan alat kesehatan standar.

Meskipun ringkas, pengadaan cepat tetap harus memenuhi prinsip-prinsip PBJ yaitu efisien, transparan, bersaing, adil, dan akuntabel. Proses pengumuman dan hasil tetap harus diumumkan melalui SPSE.

IV. Evaluasi, Kontrak, dan Serah Terima: Pilar Akhir dari Proses Pengadaan yang Kredibel

Setelah proses perencanaan dan pelaksanaan pengadaan barang/jasa berjalan, tahap berikutnya yang tak kalah penting adalah fase evaluasi penawaran, penetapan pemenang, penyusunan dan penandatanganan kontrak, serta proses serah terima barang atau jasa hasil pengadaan. Fase ini menjadi sangat krusial karena kesalahan kecil dalam evaluasi atau pengelolaan kontrak dapat berdampak langsung terhadap kualitas hasil pengadaan, keterlambatan jadwal, dan potensi sengketa hukum. Oleh karena itu, pemahaman mendalam mengenai istilah, struktur, serta peran masing-masing aktor dalam fase ini menjadi keharusan.

1. Kelompok Kerja (Pokja): Aktor Teknis dalam Evaluasi dan Penetapan Pemenang

Pokja Pemilihan merupakan tim yang dibentuk secara formal oleh Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) untuk menjalankan fungsi operasional dalam pemilihan penyedia. Komposisinya idealnya terdiri atas:

Ketua Pokja, yang umumnya berasal dari pejabat fungsional pengadaan (misalnya Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Ahli Muda), bertanggung jawab memimpin keseluruhan proses evaluasi.
Anggota Teknis, merupakan personel yang memiliki keahlian dalam bidang atau sektor teknis pekerjaan yang dilelang, seperti arsitektur, konstruksi, teknologi informasi, atau pengadaan alat kesehatan.
Anggota Administrasi, bertugas menilai kelengkapan dokumen administratif penyedia, seperti legalitas usaha, NPWP, surat dukungan, dan sebagainya.
Anggota Harga, memiliki latar belakang penganggaran dan keuangan, biasanya dari tim anggaran, untuk menilai kewajaran harga penawaran dan menyusun analisis komparatif harga.

Pokja memiliki tugas menyusun dokumen evaluasi, memimpin rapat evaluasi penawaran, menyusun dan menandatangani Berita Acara Evaluasi (BAE), dan memberikan rekomendasi pemenang pengadaan kepada PPK. Proses ini harus dilaksanakan secara transparan, adil, dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Integritas dan kompetensi Pokja sangat menentukan keberhasilan pengadaan.

2. Evaluasi Teknis dan Harga: Menjaga Keseimbangan antara Mutu dan Biaya

Evaluasi penawaran dilakukan dengan metode dan bobot yang disesuaikan dengan kompleksitas paket pengadaan. Untuk pengadaan sederhana, misalnya alat tulis kantor, bisa cukup dengan evaluasi harga terendah. Namun untuk pengadaan kompleks seperti pembangunan gedung atau sistem informasi terintegrasi, evaluasi teknis menjadi sangat penting.

Bobot Penilaian disusun berdasarkan prinsip keseimbangan antara mutu dan biaya. Contohnya, teknis dapat berbobot 60% dan harga 40%, tergantung sifat pekerjaan. Jika kualitas menjadi hal yang sangat krusial, bobot teknis bisa lebih tinggi.
Skala Penilaian biasanya menggunakan skor 1-100 atau 1-5, di mana setiap skor memiliki definisi rinci. Misalnya, skor 5 berarti “sangat baik”, 3 “cukup”, dan 1 “kurang”.
Hasil evaluasi dikalkulasi secara kuantitatif, kemudian dijumlahkan untuk mendapatkan nilai akhir. Penyedia dengan skor tertinggi direkomendasikan sebagai pemenang.

Metode evaluasi ini bertujuan memastikan bahwa penyedia yang dipilih bukan hanya menawarkan harga terendah, tetapi juga mampu memberikan mutu yang sesuai atau bahkan melebihi spesifikasi.

3. Kontrak dan Addendum: Mengikat Hak dan Kewajiban Para Pihak

Setelah pemenang ditetapkan dan masa sanggah selesai, tahap selanjutnya adalah penyusunan dan penandatanganan kontrak. Dokumen kontrak harus mencerminkan kesepakatan yang utuh, jelas, dan dapat dilaksanakan oleh kedua belah pihak.

Naskah Kontrak mencakup antara lain ruang lingkup pekerjaan, nilai kontrak (harga total), waktu pelaksanaan, spesifikasi teknis, Service Level Agreement (SLA), serta ketentuan penalti dan denda keterlambatan.
Dalam kondisi tertentu, mungkin terjadi perubahan ruang lingkup pekerjaan atau harga karena kondisi lapangan. Untuk itu, diperlukan dokumen Addendum Kontrak yang memuat perubahan tersebut, dan hanya bisa diterbitkan dengan kesepakatan tertulis antara PPK dan penyedia.

Setiap addendum harus didokumentasikan dengan baik dan memiliki dasar hukum yang kuat agar tidak menimbulkan celah sengketa di kemudian hari, apalagi dalam pengadaan dengan nilai besar atau berdampak strategis.

4. Jaminan Pelaksanaan dan Retensi: Perlindungan atas Risiko dalam Eksekusi

Dalam kontrak pengadaan barang/jasa, terdapat dua mekanisme perlindungan terhadap kemungkinan wanprestasi penyedia, yaitu:

Jaminan Pelaksanaan, yaitu bentuk jaminan yang biasanya diberikan dalam bentuk bank garansi atau jaminan asuransi. Tujuannya adalah memastikan penyedia akan melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak. Jika penyedia wanprestasi, jaminan ini dapat dicairkan oleh PPK.
Retensi (Retention Money), merupakan sejumlah nilai pembayaran (umumnya 5-10% dari nilai kontrak) yang ditahan oleh PPK hingga masa pemeliharaan selesai. Ini menjadi insentif bagi penyedia untuk memastikan mutu pekerjaan tetap terjaga dalam masa pasca-serah terima.

Dua instrumen ini membantu menyeimbangkan posisi PPK dan penyedia agar kontrak berjalan sesuai rencana dan risiko kerugian dapat diminimalkan.

5. Serah Terima (BAST): Tanda Finalisasi Pekerjaan

Proses pengadaan dinyatakan selesai secara formal ketika dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST) telah ditandatangani kedua pihak. BAST menjadi dokumen legal bahwa:

Barang atau jasa telah diserahkan sesuai spesifikasi teknis dan kuantitas dalam kontrak.
Tidak ada kekurangan pekerjaan.
Seluruh dokumen pendukung telah dilampirkan, seperti hasil uji mutu, sertifikat kualitas (jika ada), laporan pengadaan, dan dokumentasi pelaksanaan.

BAST menjadi dasar penerbitan pembayaran termin akhir atau pelunasan atas pekerjaan penyedia.

V. Monitoring, Pelaporan, dan Audit: Menjaga Transparansi dan Akuntabilitas

Sistem pengadaan modern tidak hanya berhenti pada pelaksanaan kontrak, tetapi berlanjut pada aspek pengawasan dan pelaporan. Ini adalah bagian dari sistem manajemen kinerja pengadaan yang bertujuan memastikan bahwa setiap aktivitas memiliki jejak audit dan dapat dipertanggungjawabkan.

1. SPSE dan SIRUP: Platform Transparansi dan Integrasi

SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) adalah sistem berbasis web yang digunakan untuk mengelola seluruh tahapan pengadaan mulai dari pengumuman hingga kontrak. Dengan SPSE, seluruh proses terekam secara otomatis dan dapat dimonitor oleh berbagai pihak termasuk APIP (Aparat Pengawasan Intern Pemerintah).
SIRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) merupakan sistem nasional untuk mempublikasikan seluruh rencana pengadaan instansi pemerintah. Ini merupakan alat transparansi agar masyarakat dan pelaku usaha mengetahui peluang pengadaan yang akan dilaksanakan.

Dua sistem ini menjadi fondasi digitalisasi pengadaan di Indonesia.

2. e-Catalog dan e-Purchasing: Efisiensi dalam Belanja Rutin

e-Catalog adalah katalog elektronik yang berisi daftar harga satuan barang/jasa yang telah disetujui LKPP. Harga yang tercantum sudah melalui proses verifikasi sehingga dianggap wajar dan kompetitif.
e-Purchasing adalah metode pembelian langsung dari e-catalog, terutama untuk paket dengan nilai di bawah batas tertentu (misalnya Rp200 juta). Ini mempercepat proses pengadaan karena tidak perlu lelang terbuka.

Keduanya mendorong efisiensi dan memperkecil risiko korupsi karena harga dan penyedia sudah ditentukan lebih awal.

3. Audit Trail dan Pelaporan: Membangun Jejak yang Dapat Diverifikasi

Audit Trail merujuk pada jejak digital dari seluruh aktivitas pengadaan yang tercatat dalam sistem SPSE. Mulai dari waktu unggah dokumen, peserta yang mendaftar, pertanyaan klarifikasi, hingga notulensi rapat evaluasi.
Pelaporan dilakukan secara triwulan atau tahunan oleh UKPBJ kepada pimpinan daerah atau lembaga pusat. Laporan ini mencakup capaian kinerja, tingkat kepatuhan terhadap regulasi, dan inovasi yang dilakukan.

Transparansi ini menjadi dasar penguatan tata kelola pengadaan dan pengambilan kebijakan berbasis data.

VI. Kesimpulan: Literasi PBJ sebagai Fondasi Tata Kelola Pemerintahan yang Baik

Memahami istilah-istilah umum dalam Pengadaan Barang/Jasa bukanlah sekadar penguasaan kosakata teknis, tetapi merupakan langkah fundamental dalam membangun sistem pengadaan yang profesional, efisien, dan akuntabel. Dari perencanaan awal melalui RUP dan KAK, penyusunan HPS, pemilihan penyedia dengan metode lelang elektronik, hingga penyusunan kontrak dan serah terima melalui BAST-setiap terminologi memuat makna prosedural yang saling terkait dan tak bisa dipisahkan.

Dengan literasi yang memadai, para pelaku pengadaan tidak hanya mampu melaksanakan proses sesuai aturan, tetapi juga dapat mengidentifikasi celah risiko, melakukan inovasi, serta mendorong efisiensi anggaran negara. Di sisi lain, pemahaman masyarakat sipil terhadap terminologi PBJ memungkinkan pengawasan publik yang lebih efektif dan konstruktif.

Ke depan, sistem PBJ Indonesia akan semakin bergantung pada integrasi teknologi cerdas seperti big data, kecerdasan buatan (AI), dan blockchain. Namun, transformasi digital hanya akan bermakna apabila dibarengi dengan peningkatan kapasitas SDM, pemutakhiran regulasi, dan penguatan tata kelola.

Maka dari itu, penguasaan istilah-istilah dalam PBJ adalah modal awal untuk menciptakan proses pengadaan yang transparan, responsif terhadap kebutuhan publik, serta mendukung tujuan pembangunan nasional yang inklusif dan berkelanjutan.