Mencari produk yang tepat di Katalog Elektronik versi 6 tidak selalu sekadar mengetik kata kunci lalu memilih item paling murah. Ada perbedaan penting antara produk impor dan produk PDN (Produk Dalam Negeri), mulai dari aspek kebijakan, ketersediaan suku cadang, hingga implikasi biaya jangka panjang. Katalog V6 menyediakan fitur dan label yang memudahkan pencarian, tetapi tugas PPK atau pengguna pengadaan adalah mengetahui cara memanfaatkan fitur tersebut secara efektif agar pilihan produk tidak hanya memenuhi spesifikasi teknis tetapi juga selaras dengan kebijakan prioritas—seperti prioritas penggunaan PDN dan pemberdayaan usaha kecil—yang diatur dalam pedoman e-purchasing.

Memahami Perbedaan Mendasar: Produk Impor vs Produk PDN

Sebelum memasuki teknik pencarian, penting memahami karakteristik masing-masing jenis produk. Produk impor seringkali menawarkan harga awal yang kompetitif atau spesifikasi yang belum ada di pasar lokal. Namun produk impor biasanya menghadirkan tantangan seperti ketersediaan suku cadang, biaya pengiriman internasional, potensi bea cukai, dan waktu pengiriman yang lebih lama. Produk PDN, sebaliknya, umumnya menyediakan keuntungan pada layanan purna jual yang lebih cepat, dukungan teknis lokal, dan kontribusi terhadap kebijakan ekonomi domestik. Dalam Katalog V6, produk PDN diberi label khusus sehingga pembeli dapat mengidentifikasinya dengan mudah, namun keputusan tetap harus mempertimbangkan aspek harga total kepemilikan, bukan sekadar harga unit saat pembelian.

Kenali Fitur Katalog V6 yang Membantu Pencarian

Katalog V6 dilengkapi fitur pencarian yang lebih kaya dibanding versi sebelumnya. Pembeli dapat menggunakan search bar, daftar kategori, koleksi, serta filter yang mencakup label produk (PDN atau Impor), nilai TKDN + BMP, rentang harga, lokasi pengiriman, dan jenis produk (barang, jasa, digital). Selain itu fitur sort memungkinkan pengurutan berdasarkan kecocokan, harga, atau TKDN + BMP tertinggi. Memahami letak dan fungsi tiap filter ini adalah langkah awal yang praktis agar hasil pencarian langsung relevan dengan kriteria kebijakan serta spesifikasi teknis yang telah ditetapkan oleh PPK.

Mulai dengan Menetapkan Prioritas Pembelian

Sebelum membuka katalog, tentukan prioritas pembelian yang relevan: apakah prioritas utama adalah PDN (karena kebijakan TKDN + BMP), ataukah karena kebutuhan teknis produk tertentu yang hanya dapat dipenuhi oleh produk impor. Menetapkan prioritas membantu menentukan filter yang harus dipakai di katalog—misalnya memulai dengan filter label PDN dan nilai TKDN + BMP apabila kebijakan mengutamakan produk dalam negeri. Dengan cara ini pencarian menjadi lebih efisien dan sejalan dengan urutan prioritas yang ditetapkan dalam pedoman katalog.

Filter PDN Dulu, Lalu Perluas ke Impor

Prinsip sederhana yang sering efektif adalah memulai pencarian dari opsi paling pro-kebijakan: aktifkan filter PDN dan atur rentang harga realistis. Jika hasilnya memadai dan memenuhi spesifikasi teknis serta batas anggaran, pilih dari kandidat PDN tersebut. Jika hasil tidak memuaskan, perluas pencarian dengan menurunkan ambang TKDN atau menonaktifkan label PDN sehingga katalog menampilkan produk PDN tanpa TKDN dan produk impor. Alur bertingkat ini bukan sekadar praktik baik, tetapi juga sejalan dengan hierarki pemilihan produk pada Katalog V6 yang menempatkan PDN pada prioritas pertama.

Membaca Product Display Page (PDP) dengan Teliti

Setiap produk dalam katalog memiliki Product Display Page (PDP) yang memuat spesifikasi teknis, label PDN atau impor, informasi purna jual, masa pemeliharaan, dan terkadang riwayat transaksi. PDP adalah sumber informasi utama untuk menilai apakah produk memenuhi syarat teknis dan kebijakan. Saat membandingkan produk impor dan PDN, periksa bagian dokumentasi pada PDP: keberadaan datasheet, sertifikat, dan deskripsi layanan purna jual dapat menjadi pembeda besar. Jangan terburu-buru memilih karena nama merek atau harga yang menarik; PDP yang lengkap memberikan gambaran total biaya kepemilikan dan risiko operasional.

Perhatikan Nilai TKDN + BMP pada Filter

Katalog V6 menyediakan filter nilai TKDN + BMP yang memudahkan menempatkan produk PDN pada urutan pencarian. Jika kebijakan internal anda mewajibkan prioritas PDN dengan TKDN + BMP tertentu (misalnya >40%), aktifkan filter tersebut sehingga sistem hanya menampilkan produk yang memenuhi ambang itu. Namun ingat bahwa nilai TKDN + BMP adalah salah satu dari beberapa faktor, dan untuk beberapa kebutuhan teknis spesifik mungkin tidak ada produk PDN yang memenuhi ambang tersebut—maka dokumentasikan alasan dan langkah verifikasi bila memilih produk impor.

Bandingkan Harga Total, Bukan Hanya Harga Satuan

Ketika membandingkan produk impor dan PDN, penting menghitung harga total termasuk pengiriman, potensi bea masuk, pajak, dan estimasi biaya purna jual. Katalog V6 menampilkan total harga yang sudah termasuk biaya pengiriman bila menggunakan kurir penyedia; namun untuk impor, ada tambahan biaya seperti bea cukai dan biaya logistik internasional yang mungkin tidak tercermin langsung. Hitung total biaya kepemilikan selama masa pemakaian—jika produk impor lebih murah di awal tetapi memerlukan suku cadang impor dengan waktu pengiriman panjang, biaya downtime dan perawatan bisa membuatnya lebih mahal dalam jangka panjang.

Cek Riwayat Transaksi untuk Menilai Kewajaran Harga

Fitur riwayat transaksi di Katalog V6 memungkinkan pembeli melihat harga yang pernah disepakati untuk produk serupa dalam kurun waktu dua tahun terakhir. Menggunakan riwayat ini membantu menilai apakah harga yang ditawarkan penyedia—baik impor maupun PDN—masuk akal. Jika produk impor menunjukkan harga yang jauh berbeda dari riwayat, PPK bisa meminta bukti transaksi terakhir atau struktur pembentuk harga untuk memperkuat posisi negosiasi. Riwayat transaksi adalah alat pembanding yang berguna untuk menghindari fluktuasi harga yang tidak dapat dijelaskan.

Verifikasi Klaim PDN

Label PDN di katalog membantu, tetapi tidak lantas menghapus kebutuhan verifikasi. Periksa dokumentasi pendukung produktifitas dalam PDP—misalnya pernyataan TKDN, sertifikat lokal, atau bukti produksi di dalam negeri. Jika kebijakan menuntut TKDN + BMP tertentu, minta dokumen pendukung yang valid dan simpan salinannya dalam dokumentasi pengadaan. Verifikasi ini penting agar pilihan PDN benar-benar mendukung kebijakan domestik dan dapat dipertanggungjawabkan pada saat audit.

Memeriksa Dukungan Purna Jual dan Ketersediaan Suku Cadang

Salah satu keunggulan PDN adalah akses cepat ke layanan purna jual dan suku cadang. Saat mengevaluasi produk, baca bagian purna jual pada PDP: apakah ada garansi, berapa lama, siapa mitra servisnya, dan ketersediaan suku cadang lokal. Produk impor mungkin menawarkan spesifikasi tinggi, namun jika suku cadang harus datang dari luar negeri, downtime perangkat bisa lama dan biaya perbaikan tinggi. Dukungan lokal mempercepat pemulihan layanan dan menurunkan risiko operasional—faktor penting yang harus dipertimbangkan berbarengan dengan harga unit.

Gunakan Filter Lokasi Pengiriman untuk Mengukur Praktikalitas

Filter lokasi pengiriman dalam Katalog V6 membantu menilai apakah penyedia bersedia mengirim ke lokasi Anda dan berapa biaya yang terlibat. Produk PDN biasanya memiliki jaringan distribusi domestik yang lebih luas sehingga pengiriman bisa lebih cepat dan murah. Produk impor mungkin hanya tersedia di gudang pusat dengan biaya pengiriman lebih tinggi. Gunakan filter lokasi untuk mengetahui estimasi biaya dan waktu pengiriman, terutama bila proyek melibatkan multi-lokasi—ini akan membantu menilai total biaya dan risiko logistik.

Manfaatkan Filter Range Harga dan Sort untuk Membandingkan Kualitas Harga

Setelah memfilter berdasarkan PDN atau impor, terapkan filter rentang harga yang realistis dan gunakan fungsi sort (misalnya “Paling sesuai” atau “Harga Terendah”) untuk menyusun hasil. Cara ini membantu menyingkirkan opsi yang jelas-jelas tidak relevan karena jauh di luar anggaran. Namun hati-hati terhadap pilihan yang muncul di urutan teratas: pastikan selalu kembali ke PDP untuk memeriksa spesifikasi dan layanan purna jual sebelum menjatuhkan pilihan berdasarkan harga semata.

Bila Perlu, Lakukan Klarifikasi Teknis kepada Penyedia

Jika sebuah produk impor atau PDN terlihat menjanjikan namun ada detail teknis yang masih samar—misalnya kompatibilitas dengan sistem yang ada atau jaminan masa pemeliharaan—lakukan klarifikasi teknis sebelum mengajukan pengadaan. Katalog V6 mengizinkan langkah klarifikasi teknis sebagai bagian dari tahapan pelaksanaan. Klarifikasi ini juga bisa menjadi kesempatan untuk meminta bukti transaksi terakhir atau struktur pembentuk harga agar PPK dapat menilai kewajaran penawaran.

Pertimbangkan Prioritas UMKM saat Produk PDN Tersedia

Selain label PDN, Katalog V6 juga menandai penyedia usaha kecil/ koperasi. Untuk paket pengadaan di bawah ambang tertentu, pedoman menginstruksikan prioritas pada usaha kecil atau koperasi. Jika produk PDN yang memenuhi spesifikasi dipasok oleh UMKM, pertimbangkan untuk memprioritaskan mereka sebagai bagian dari kebijakan pemberdayaan ekonomi lokal. Namun tetap pastikan kualitas dan layanan purna jualnya layak—keputusan pro-UMKM harus diimbangi dengan prinsip value for money.

Simulasikan Total Biaya dan Risiko sebelum Memutuskan

Sebelum final memilih antara produk impor dan PDN, lakukan simulasi perhitungan total: harga unit, pengiriman, pajak, potensi bea cukai (untuk impor), estimasi suku cadang, biaya downtime, dan biaya layanan purna jual. Selain itu, identifikasi risiko lain seperti keterlambatan pengiriman internasional atau risiko perubahan kurs. Keputusan yang matang adalah keputusan yang mempertimbangkan angka riil jangka panjang, bukan sekadar selisih harga di layar.

Catat dan Unggah Semua Bukti sebagai Dokumentasi Persiapan

Pedoman e-purchasing menegaskan pentingnya dokumentasi persiapan. Simpan screenshot PDP, price list, bukti klaim PDN, hasil klarifikasi teknis, dan perhitungan total biaya sebagai bagian dari arsip HPS atau referensi harga. Unggah dokumentasi ini ke sistem saat proses e-purchasing agar setiap keputusan dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan. Dokumentasi yang rapi memudahkan proses persetujuan PPK dan mengurangi risiko sanggahan atau temuan audit.

Gunakan Riwayat Harga untuk Negosiasi Harga

Jika Anda memutuskan memilih produk impor atau PDN tertentu tetapi harga tayang dirasa masih tinggi, gunakan riwayat harga dan HPS sebagai alat negosiasi. Katalog V6 mencantumkan riwayat transaksi sehingga dapat digunakan untuk menunjukkan kisaran harga yang wajar. Minta penyedia memberikan bukti transaksi terakhir atau struktur pembentuk harga saat negosiasi. Pendekatan yang didukung data meningkatkan kemungkinan mendapatkan penyesuaian harga yang realistis.

Evaluasi Pasca-Pembelian

Keputusan memilih produk impor atau PDN tidak berakhir setelah barang diterima. Lakukan monitoring kinerja dan kumpulkan umpan balik pengguna selama masa pemakaian awal. Jika produk PDN menunjukkan kinerja bagus dan layanan purna jual cepat, ini akan menjadi referensi berharga untuk pengadaan berikutnya. Sebaliknya, jika produk impor sering mengalami masalah suku cadang, catat dan gunakan data tersebut untuk menjustifikasi preferensi PDN di masa mendatang. Data empiris pasca-pembelian meningkatkan kualitas keputusan pengadaan jangka panjang.

Pilih dengan Kepala, Bukan Hanya Harga

Menemukan produk terbaik di Katalog V6 bukan tentang memilih impor atau PDN secara otomatis, melainkan memilih yang paling sesuai berdasarkan spesifikasi teknis, total biaya kepemilikan, dukungan purna jual, dan kepatuhan terhadap kebijakan prioritas. Manfaatkan fitur filter dan PDP pada katalog, verifikasi klaim PDN, bandingkan total biaya, simulasikan risiko, dan dokumentasikan seluruh proses. Dengan pola pencarian yang disiplin dan berbasis data, PPK dapat membuat keputusan yang efisien, akuntabel, dan mendukung tujuan pembangunan ekonomi lokal ketika relevan.